檔案數字化管理體系建設探析

黨懷德

【摘要】檔案數字化管理體系建設能夠實現檔案信息的數字化管理傳輸，完成檔案從實體管理到數字管理的轉變。檔案數字化管理體系建設中可以通過建設檔案數字化管理標準體系，保障檔案數字化管理安全以及建設檔案數字化管理人才隊伍等方式入手，以建設完善的檔案數字化管理體系，更好地發揮檔案信息價值。

【關鍵詞】檔案管理;數字化管理;體系建設

互聯網環境下，信息資源逐漸豐富，企業單位對檔案信息的傳播與使用需求不斷上升。企業單位的檔案數字化管理體系建設勢在必行。檔案數字化管理體系作為數字化企業單位建設的重要構成部分，成為人們關注的重點。對于檔案信息來說，只有在傳播中才能展現機制。檔案數字化管理體系建設能夠有效拓展檔案的傳播途徑，最大程度發揮檔案的價值。

一、檔案數字化管理體系建設的意義與原則

（一）檔案數字化管理體系建設的意義。互聯網時代的來臨給檔案管理工作帶來一定的影響與沖擊，同時，也給檔案管理工作帶來前所未有的發展契機。檔案數字化管理體系建設在檔案管理工作中運用互聯網技術、信息技術，以互聯網平臺為基礎，對檔案信息進行管理、運用與開發，充分發揮檔案工作在企業發展、單位管理中的作用。檔案數字化管理體系是企業單位管理信息化的重要構成部分。通過建設檔案數字化管理體系能夠完成檔案的接收、存儲、利用的一體化管理，完成檔案信息的數字化傳輸，實現檔案管理從實體管理到數字管理的轉變。

（二）檔案數字化管理體系建設的原則。檔案數字化管理體系建設目標是以滿足使用者對檔案信息的需求為目的，充分發揮檔案信息的價值，通過運用計算機硬件設備與軟件系統，實現檔案信息的在互聯網平臺上的歸檔、使用與傳播，以保證電子檔案、數據庫檔案收集、存儲的完整度，進一步提升檔案管理工作質量與效率。充分利用互聯網技術與計算機技術的優勢，確保檔案數字化管理的準確性、安全性，實現檔案管理效益的最大化，為企業、單位、高校檔案管理工作提供便捷，為管理層決策提供全面、準確、客觀的信息，更好地發揮檔案信息的作用，展現檔案信息的價值。檔案數字化管理旨在為用戶提供檔案信息、檔案咨詢與檢索服務，用戶主要是檔案信息的需求者。基于檔案數字化管理的目標與內容，檔案數字化管理體系建設需要遵循以下幾個目標：第一，以用戶為中心。檔案數字化管理需要對檔案信息用戶的需求與期望進行深入挖掘，在明確用戶需求的基礎上改善檔案數字化管理形式。同時，檔案數字化管理可以借助計算機系統建立用戶信息反饋模塊，采集用戶需求、用戶滿意度等信息，強化與用戶的溝通交流，并與用戶維持和諧的關系。第二，全員參與。檔案數字化管理工作需要全員積極參與，為檔案數字化管理體系建設創建團結、和諧的工作環境，讓檔案數字化管理體系建設可以更加順利地開展。第三，系統管理。檔案數字化管理體系建設需要對檔案數字化形成的所有因素進行系統的管理控制，包括檔案數字化管理的組織架構、職能部門與其他部門的關系、職能部門的權限等，以便通過最有效的途徑來實現檔案數字化管理目標。第四，持續優化。檔案數字化管理需要在日常工作中不斷優化、不斷改善，持續尋找突破的機會，提升檔案服務質量與效率。為了實現持續優化進步，檔案數字化管理需要強化檔案管理人員的工作意識，尤其是服務質量意識與改進意識，以追求更高的工作質量。

二、檔案數字化管理體系建設

（一）建設檔案數字化管理標準體系。檔案數字化管理標準體系是檔案數字化管理工作中相關標準根據內在聯系所形成的完善的整體。標準體系的建設檔案數字化管理實現科學規范化的重要保證，也是檔案實現數字化管理的基礎工作。檔案數字化管理標準體系建設可以從以下幾個方面入手：第一，分階段建設標準體系。由于檔案數字化管理標準體系是一項較為漫長的過程，需要根據當前檔案管理目標進行階段性規劃，明確體系建設的內容與過程。保障標準體系的建設穩步開展。檔案數字化管理標準體系的建設可以分為創建階段、發展階段與維護階段，主要內容分別為指定通用性標準、根據動態進行豐富擴充以及根據反饋效果進行修訂維護。第二，強化管理標準體內容的建設。檔案數字化作為新興的檔案形式，需要單位或企業主體全面參與到檔案數字化管理中來，積極學習掌握數字化檔案信息知識。在管理標題體系建設過程中需要根據數字檔案管理的需求來開展。同時，還可以借鑒參考國外先進標準，建立與國際同步的標準。第三，優先指定檔案數字化管理標準與規范。在檔案數字化管理工作發展初期，需要盡快制定具有實際意義的、對檔案管理具有重要意義的標準，如基于可擴展置標語言XML的檔案數字化技術規范等。

（二）保障檔案數字化管理安全。檔案數字化管理的對象為電子檔案信息，電子檔案內容豐富、形式多樣、格式眾多，如圖像文件、數據文件、文本文件等，這些文件的信息與載體均為可分離的，對計算機系統具有一定的依賴性。檔案在遷移、運輸、存儲的過程中十分容易出現信息丟失、遭到非法篡改等情況，因此在檔案數字化管理體系建設中需要進一步保障檔案數字化管理的安全。第一，保障物理環境安全。物理環境安全主要包括計算機設備安全、計算機環境安全、線路安全等。具體來說，包括檔案數字化管理區域的通風系統、電源系統、防火系統等。在日常物理環境安全保護中需要對檔案管理庫房進行全面的檢查登記，定期通風、除濕，以控制庫房溫度、濕度均衡。妥善保管檔案磁帶備份，避免備份介質損壞或丟失。管理人員需要定期對檔案服務器進行檢查，確保設備正常運行。第二，保障網絡運營安全?；ヂ摼W是信息共享的平臺，也是信息安全高危平臺。在檔案數字化管理工作中要采取嚴密安全保護措施來保障檔案安全。一是要定期備份檔案數據。定期備份檔案，并將備份檔案定期刻盤保存;二是進行計算機病毒防范查殺，在計算機上安裝金山毒霸、安全衛士等殺毒軟件，在日常計算機使用中查殺病毒。盡可能中斷檔案服務器的外網連接功能，限用部門局域網，降低被非法攻擊的概率;三是進行用戶身份識別控制訪問。針對不同用戶設置不同角色分類，將訪問檔案的用戶分為管理用戶、查詢用戶、游客用戶，不同類型用戶接受不同授權，在查詢、復制、傳輸、使用檔案均有所限制;四是日志記錄。在檔案數字化管理系統中設置日志管理功能，對用戶登錄系統后進行的操作進行詳細記錄，如用戶的登錄、退出時間，瀏覽痕跡、對檔案的修改、刪除痕跡、是否進行原文瀏覽等，嚴格控制用戶查詢、調取、傳輸檔案的行為。

（三）建設檔案數字化管理人才隊伍。檔案數字化管理體系建設是互聯網技術、計算機技術在檔案管理工作中深入應用的必然結果。伴隨著檔案信息化管理的不斷普及，檔案管理工作的科技含量不斷提升，這也對檔案數字化管理的專業人才素質提出了更高的要求。檔案管理人才是檔案數字化管理的踐行者，其專業素養直接決定了檔案數字化建設是否成功。第一，檔案管理人員必須及時轉變工作思維。在互聯網與計算機技術快速發展的環境下，檔案管理人員要建立科學的思維模式，以信息思維來解決檔案數字化管理中的問題。如數字檔案的真實性、有效期、存儲時效等，以順應互聯網時代發展潮流，推動檔案管理工作持續發展;第二，檔案管理人員要重視專業理論與節能的學習。檔案數字化管理要求檔案管理人員掌握扎實的檔案學知識，其中包括文件管理理論、檔案編輯歸納等知識。且由于檔案數字化管理是一項專業性較強的工作，檔案管理人員不僅僅需要具備扎實的檔案管理基礎理論，同時還需要擁有計算機錄入、計算機圖形處理、計算機音頻處理等較高水平的計算機信息處理能力。在檔案數字化管理體系建設中，檔案管理人員要積極參與數字化管理的各個環節，明確數字檔案形成流程與設備，對數字檔案的指定標準、數據格式等進行全面了解，從而在檔案數字化管理中更好地實行前端控制;第三，檔案管理人員在檔案數字化管理體系建設中需要建立良好的溝通意識與協作能力。伴隨著信息化的出現，使得檔案部門、業務管理部門的聯系更加緊密。這有助于檔案管理部門學習、借鑒其他部門的工作經驗，進一步加快檔案運用信息技術的步伐;第四，建立檔案數字化管理職業資格認證制度。檔案數字化管理職業認證是提升檔案管理人員的重要手段之一，能夠有效提升檔案管理人員的數字化素養，讓檔案管理人員積極參與到數字化檔案管理知識與技能的學習中，有助于檔案數字化管理工作順利開展。第五，高等教育與職業教育要加快對檔案數字化管理人才的培養力度，重視數字檔案人才的培育。當前我國高校雖然開設了大量檔案管理專業，但教育內容與技能培養方面仍然無法滿足互聯網時代對檔案數字化管理的需求。因此，政府在人才培養方面要有所傾斜，進一步加快檔案數字化管理專業設置，增加互聯網技術、信息技術、應用技術的教學比重，設置能夠滿足互聯網時代檔案管理需求的人才培養體系。

三、結束語

檔案數字化管理是企業單位信息化建設的重要內容，是由不同類別電子檔案信息資源構成的，利用計算機技術、互聯網技術，通過互聯網傳輸，向用戶提供檔案信息資源的過程。從當前檔案信息化發展歷程來看，檔案數字化管理體系的建設將會進一步推動檔案管理工作的開展。

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