大數據時代軍隊檔案管理建設的信息化方式

■田 菲 潘紅麗 王少光/戰略支援部隊信息工程大學

面對大數據建設發展浪潮，瞄著建設世界一流軍隊目標，我軍各個建設領域都在尋找和實現自身發展定位。信息技術爆炸時代也造就了不同以往的檔案信息。軍隊檔案是軍隊大數據建設體系的重要組成部分，是維護和提升戰斗力效能的重要要素，處在時代發展的十字路口，既面臨挑戰，更面臨寶貴發展機遇。在大數據時代乘勢而上、借力而進，插上信息技術騰飛的“翅膀”，是需要部隊檔案建設者思考并努力加以解決的問題。

一、大數據時代檔案建設的歷史機遇

軍隊檔案建設應抓住信息時代的特點，充分認清大數據帶來的寶貴機遇，依托用好大數據技術，實現軍隊檔案建設信息化。

(1)信息時代發展的必然性。近些年，云計算、物聯網等信息化運用快速發展，需搜集、處置的數據正呈現爆發式增長，在容量和復雜性等方面均已超出傳統認知范圍。軍隊系統也概莫能外。信息化條件下各種實踐活動每時每刻都在產生海量數據。誰能將這些數據高效、智能地轉化為作戰能力，誰就掌握了主動權；誰先進行了更好的信息化，勝利的天平就向誰傾斜。“大數據”已是時代進步所趨，緊緊跟進、全面融入、引領趕超，是建設世界一流軍隊的歷史必然，軍隊檔案建設身在其中，發展恰逢其時。

(2)軍隊信息系統的成熟性。我軍早期的信息化建設，更多地在于對指揮系統和武器裝備的信息化建設，對相應數據的深度整合利用難度較大，各類數據一直在信息處理系統的后臺悄悄流轉。經過多年不懈努力和改進，軍隊信息系統的建設和應用已取得突破性進展。當前軍隊信息化建設，正以信息系統體系平臺建設為支撐、以提升信息數據處理能力為核心、以解決系統“煙囪”和消除標準“壁壘”為重點，各類信息系統發展不均衡、數據標準不統一、技術應用不配套等問題已得到有效解決，軍隊檔案建設融入部隊信息大系統有相對成熟的平臺基礎。

(3)信息技術爆發的支撐性。軍隊檔案建設信息化的核心是建設理念的更新，但更重要的技術層面的創新。目前軍隊檔案的存儲應用，大都還是運用傳統手工輸入、檔案標記、實物調閱形式進行，程序繁瑣、易出錯情、運用復雜、效益低下，現有許多成熟技術均可為我所用、解決這一傳統難題。以目前市場較為成熟的RFID射頻識別技術為例，已廣泛應用于門禁控制、電子票證、生產線自動化、物流物料管理等各領域，在物流、倉儲和數字化建設中也帶來了實在直接的效益，其快速穿透多層掃描、電子標簽抗污能力強、使用壽命長、高度安全性等特點，如能應用于檔案建設平臺之中，將對提升建設層次水平、實現高效安全管理、充分釋放檔案價值起到重要推動作用。

二、大數據時代檔案建設的思路

按照全軍檔案信息化建設的要求,軍隊檔案信息化建設的目標是:經過兩至三年的努力,基本完成檔案館和立檔單位的檔案信息局域網建設,為機關開展便捷的檔案信息服務;再經過三至五年的建設與發展,努力完成檔案信息網絡的跨館(室)連接和資源共享,實現檔案信息資源存儲的數字化、檔案信息傳遞的網絡化、檔案信息管理的自動化、檔案信息服務利用的遠程化,使我軍檔案工作的信息化水平適應我軍現代化建設的需要。

軍隊檔案信息化建設的道路，須圍繞既定目標，著眼提高信息服務質量和效益，按照“總體規劃、分步實施，重點突破、整體推進”的思路，科學籌劃，周密組織實施。具體講就是做好“三個結合”：一是總體規劃與分步實施相結合，從戰略層面上建立統一指揮、協同有序的檔案建設機制，全軍需要出臺具有源頭性意義的規劃、標準、法規等政策。要將軍隊檔案信息化建設納入軍隊指揮與辦公自動化建設的大框架中，注重總體設計，加強宏觀指導，確保軍隊檔案信息網絡能夠按照統一的技術體制和標準規范組織建設。二是重點突破與整體推進相結合。軍隊檔案信息化建設作為一個系統工程，不可能一蹴而就，必須抓住軍隊檔案信息化建設中帶有基礎性的關鍵環節，加大投入力度，以重點突破帶動檔案信息化建設的整體發展。三是制度建設與人才建設相結合。檔案信息化建設的前提在于制度建設，急需在信息數據庫結構、信息存貯、網絡體系結構等方面出臺相應的規章和標準,以加快和促進信息化建設健康發展；檔案信息化建設的關鍵是人才建設，要重視統一培養和訓練檔案管理人才，把專業素養和信息素養作為人才的核心能力，一方面堅持專業培養與在崗培訓補充人才，另一方面用好文職人員政策引攬地方專業人才，為指導和培訓更多的檔案管理人才做好準備。

同時，鑒于歷史和技術因素，目前軍隊檔案特別是一些寶貴歷史檔案普遍“紙質化”。在謀劃推進信息化建設的同時，應提升檔案保護工作的重視程度。應重視應用成熟技術，積極搶救瀕于破損脆化邊緣的紙質檔案。應對檔案管理工作環境條件、管理手段、技術設備、管理人員等進行規范，實現檔案保護的規范化管理。應按照檔案需長期保存的特性，圍繞檔案載體本身的質量、檔案形成過程中的質量控制、檔案管理過程中的保護等方面，構建完備、系統、優化、配套的檔案保護標準體系，為下一步推進信息化建設提供信息基礎和拓展空間。

三、大數據時代檔案建設的抓手載體

抓好檔案大數據統合建設，要堅持著眼長遠、抓好當前。可借鑒地方成熟做法：先構建軍隊檔案工作統一的信息服務設施、應用平臺，再進行信息資源挖掘；先豐富數字化檔案信息資源，再解決資源共享問題；先確保數字化檔案信息資源的質量，再增加數字化信息的容量。

檔案信息化建設周期較長，目前部隊還處于探索階段，可以構建以目錄檢索為主的電子閱覽室作為部隊檔案館建設的突破。比如，十八大后下發了“軍隊檔案館文獻信息管理網絡系統4.0”，其中的電子閱覽室系統規范了檔案利用流程，為推進檔案信息提供了重要平臺，但該系統操作較為復雜，可進一步優化升級，在系統結構、系統實現、系統功能的實現上，以提高利用效率為主要目的進行創新性建設與完善，以電子閱覽室的全面升級帶動或啟動單位的檔案信息化建設。

同時，部隊檔案信息化建設應系統全面、長期用力抓建。比如，信息資源開發、檔案資源推廣、軍隊各部門的檔案資源互通等是檔案信息化建設的關節點,也是重點難點問題,必須高度關注,集中突破。加緊構建基礎設施。對傳統檔案進行大數據化，構建基礎設施是先行條件。具備規范的信息服務設施和網絡平臺，才能夠以統一的標準匯總整理各種檔案信息。因此，需要著力提高采用計算機管理檔案的普及率，擴大檔案管理局域網的使用范圍。全面進行數字化處理。在滿足查閱紙質檔案信息基礎上，投入人力和物力資源，同步錄入舊式檔案中的全部信息，增加圖像、圖表等信息，加快形成網絡化、數字化、表格化新式檔案目錄。構建統一的軟件應用平臺并進行推廣。按照實事求是的原則，強化質疑意識，對當前數字化檔案目錄與舊式紙質檔案逐一核對，利用計算機工具進行高效數據比對。同時，通過二次錄入核對，增加了信息系統中的數據量。逐步推進檔案信息資源共享。有機結合紙質記錄和數字化記錄系統，在檔案局域網上進行整理、歸檔和分析，從而達到檔案管理工作在計算機平臺實現，在不同終端節點均可進行檔案管理和查看的操作，實現不同單位的資源共享。