淺談事業單位機關機要文件細節化管理

余鵬

【摘要】機要文件是保密性較高的機密文件或資料，也是事業單位重要的工作內容。在機要文件管理過程中，一定要具備高度的規范性與責任感。機要文件的管理要遵循國家、事業單位的規章制度，尤其考驗事業單位機要文件管理者的個人素養與綜合能力，只有管理人員具備高超的管理素質，才能真正意義上提高事業單位機關文件的管理效果，讓保密工作更具可靠性與穩定性，筆者以機要文件的管理現狀與機要文件管理人員的基礎素質為切入點，提出了提高機要文件管理效果的有效措施。

【關鍵詞】事業單位;機要文件;細節化管理

機要文件是國家發展的基礎，也是連接黨與群眾的重要橋梁，充分展現出其重要性與機密性，同時，也是事業單位資料管理的重中之重，給文件管理部門帶來了嚴峻的壓力與考驗。以現階段事業單位機要文件部門的工作現狀為出發點，無論是工作質量方面，還是保密工作方面，都存在諸多的問題，尤其在收發文件、文件管理以及加蓋公章方面，依然有待提升，對文件管理工作的效率與質量帶來了消極的影響。

一、機要文件管理工作的現狀

（一）管理意識有待提高。針對事業單位機要文件的管理方面，機要文件管理者要具備高度的警惕性、保密性及謹慎性等諸多的要求，同時還要樹立科學的管理意識。然而，現階段事業單位文件管理者的管理意識依然有待提升，對機關文件的重要性與保密性缺少認知。導致在印章管理以及收發文件環節中，忽視了對重要信息的保護性工作，給竊取文件資料的人可乘之機，最終造成了機密文件的泄露，上述問題是事業單位亟待解決的問題。在機要文件中，大多記載了黨和國家未來的發展規劃以及具體的工作選項等，決不能讓無關的人知曉。

（二）不規范的文件管理方式。根據不完全統計，現階段事業單位文件管理的規范性較差，尤其在文件管理者的行為準則與專業技能方面，缺少規范性管理，進而無法提升事業單位機關文件的管理質量與效率。健全的管理機制是高效管理的基礎，而管理機制的匱乏，會降低對文件管理者的約束力，在管理工作的開展過程中，諸多不確定因素會對文件管理工作造成影響。尤其在復印、蓋章、文件收發方面缺乏規范性管理，給機要文件的管理工作帶來消極的影響。

（三）監督機制的缺乏。機要文件是事業單位的重要內容，保密性較強，在文件管理活動中，合理的監督管理機制有助于提高機要文件的管理質量。現階段，事業單位的管理工作統一由文件管理者完成，在監督機制嚴重缺乏的情況下，無法高效地監督文件管理者的工作行為，造成了監管上的漏洞，給機要文件的嚴密性與機密性帶來了挑戰，隨時存在泄密風險。

二、機要文件管理人員素質要求

（一）堅定政治立場，忠于黨和國家。機要工作是事業單位各類消息傳播的樞紐，在社會經濟不斷發展的今天，事業單位之間的交流趨于頻繁，機要文件管理人員身負機要文件的管理重任，會經常性地被敵對方視為盜取信息的目標方。所以，機要文件管理者在日常工作活動中，一定要堅定自身的政治立場，時刻保持警惕感，無論發生什么事，無論在任何情況下，都要嚴守工作紀律，并將其視為生命準則，最終高效完成管理任務。

（二）健康的身體與心理素質。1.恪盡職守，極具奉獻精神。恪盡職守、奉獻精神是機要文件管理人員的職業準則。盡管機要文件管理工作需要具備保密性與實效性，但也是一項準確性很高的服務性工作，需要管理人員具備很高的工作素質。機要文件管理人員每天需要處理的事務較多，工作內容也較為繁重，工作環節頗為復雜，同時所涉及的部門也較多。即便是非工作期間，也要做好積極的準備，一旦出現緊急狀況，還要臨時加班，無論是工作內容方面，還是在工作時間方面，都要比一般工作者付出的更多。雖然機要文件管理人員的工作較為辛苦，但是依然要保持高度責任感與警惕性，并以自身的工作內容為榮，堅持恪盡職守、無私奉獻的精神，為工作的高效開展，為管理工作的高效完成奠定堅實的基礎。2.嚴格遵守工作紀律、保持良好工作作風。機要文件管理工作較為特殊，這就要求機要文件管理人員在工作過程中，嚴格遵守工作紀律，保持積極的工作態度，只有這樣才能確保機要文件管理工作順利開展，減少泄密的風險。機要文件管理人員一定要樹立正確的工作觀念，嚴于律己，為自身工作建立嚴格的要求以及高標準。同時，在機要文件的管理活動中，要嚴格按照標準行事，例如，密級文件決不允許復印，在文件的傳閱過程中，密級文件的回收要具有時效性，保證文件的歸檔與銷毀工作能順利開展。3.提高自身的保密意識。保密意識是機要文件管理人員的工作準則，在機要文件的管理過程中，一定要慎之又慎。機要文件管理員一定要充分認知到保密工作的重要性與必要性，以及對事業單位的影響，同時還要保持與竊密者斗爭的工作精神，不斷提高自身的保密意識，加強對自身言行的管理，有效區分信息來源，堅決維護國家利益與單位利益。

（三）提高自身的綜合素養與業務素質。相比于其他類型的文件管理而言，機要文件管理工作更加復雜與特殊，不僅在管理工作中徹底貫徹保密工作，還要講究實效性。事業單位機要文件管理工作質量的高與低，直接影響了其他工作的正常開展。因此，在機要文件的管理過程中，管理人員一定要提高自身的綜合素養與業務素質，而較高的綜合素養與業務素養是管理工作高效開展的基礎，是保障國家、事業單位利益的基礎，為其他工作的順利開展奠定堅實的基礎。首先，機要文件管理人員要熟練運用現代化的辦公技術。隨著科學技術的不斷發展，網絡與計算機技術已經滲透到各行各業。機要文件管理人員也要跟隨時代的發展，加強對新技術、新設備的有效應用，進而提高機要文件管理的工作效率。其次，嚴格遵守規章制度，加強文件管理工作。在機要文件管理過程中，要嚴格遵守管理的規章制度，保持高度認真與嚴謹的工作態度，細心核對收發文件，充分發揮文件的保密性。再者，在機要文件的管理過程中，充分掌握基礎的工作任務與工作原則，加強對相關原則的管理工作，保證文件管理的安全性與準確性。同時，加強時效性方面的管理，真正落實保密工作，對機要文件的收發、文件登記以及其他工作內容，都要堅持工作原則，保證工作能順利進行。最后，提升自身的管理能力。熟悉管理流程，發現管理漏洞，利用先進、科學的管理方法，進而提高綜合管理效率。

三、提高機要文件管理效果的措施

（一）完善收發文件、登記的管理制度。在事業單位機要文件的管理過程中，加強對文件收發等級的管理至關重要，機要文件是管理的核心與根本，對比行政文件，顯然機要文件具備了更高的價值性與保密性。在接受新機要文件的過程中，要加強對機要文件的記錄工作，加強登記處理，保證機要文件正確的屬性，同時反復核實文件的基礎元素，確保機要文件登記數據的真實性與準確性，防止出現錯登或漏登的現象。完善收發文件、登記的管理制度，也是機要文件管理的重要選項。盡管每個事業單位都有著自身的規章制度，但特殊情況特殊處理，以提升機要文件保密性為基礎，同時也是機要文件管理者的工作職責。同時，在機要文件的收發過程中，一定要加強安全防范工作，凡事事必躬親，杜絕代收發等行為。蓋章環節與上述流程大致相同，將工作重心放置在防止信息泄露方面。

（二）提升管理人員的綜合素養。高質量的人力資源是事業單位發展的基礎，所以，在事業單位機要文件的管理過程中，一定要努力提升管理人員的綜合素養，給機要文件工作的順利開展提供支持。而提高機要文件管理人員綜合素養可以從兩個方面入手，首先提高入職門檻，加大教育力度。在教育方面，要加強對管理人員的定期考核與培訓工作，強化管理人員的保密意識，提高自身的專業知識與業務水平，加強職業道德方面的培訓工作，熟悉正規的操作流程，保證機要文件管理的各個環節與細節都能符合規范標準，加強對自身言行的管理工作，為機要文件的高質量管理奠定堅實的基礎與保障。

（三）健全機要文件的借閱機制。文件庫是放置機要文件的地方，通過對各類文件的歸納與整理，有助于領導層的觀看與借閱。健全機要文件的借閱機制，完善科學的借閱制度，在文件的傳遞過程中，一定要親力親為，不可找人代交，領導批示后，文件要直接交給機要文件管理人員。如果領導在文件庫中查閱文件，待領導離開后，要及時歸檔文件。同時，要在文件庫中安裝監控設備，提高文件庫的安全性能，實時掌握文件庫的狀態。

（四）加強機要文件監督體系的建設工作。在事業單位機要文件的管理活動中，一定要加強機要文件監督管理體系的建設工作，增加對機要文件管理人員的監督手段，甚至細化到文件監督管理的各個工作環節，例如，言談舉止方面、收發文件方面，以及文件的借閱與銷毀方面等，都要給予及時、實時、高效的監督。加大對文件管理的監督力度，對機要文件管理人員的行為舉止、言語、收發文件、借閱以及銷毀等內容進行實時、細致的監督。加強機要文件監督體系的建設工作，有助于責任與權利的細化，為機要文件管理工作的順利開展夯實基礎。

四、結語

綜上所述，事業單位為加強機要文件的管理力度，一定要以機要文件管理人員的綜合素養為切入點，提高管理人員的保密意識與綜合素養，完善文件管理的工作流程，使機要文件的管理更具規范性與科學性。同時，建立完善的機要文件管理體系，為事業單位的持續性發展作出貢獻。

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