信息化時代機關檔案管理困境的突破與抉擇

周艷

【摘要】近年來，我國的信息技術得到極大發展，技術水平快速提高，并且在各個領域的發展建設過程中得到了廣泛應用。在機關檔案管理工作中，提出了信息化管理概念，通過應用信息技術，構建全新的檔案管理模式，推進檔案管理工作的信息化發展。這既是現代社會經濟發展的必然要求，也是機關檔案管理工作發展建設必然要經歷的過程。加強機關檔案信息化管理建設，對優化機關檔案服務職能，推進社會經濟的發展進步，都具有極為重要的影響。

【關鍵詞】信息化;機關;檔案管理;困境;突破

在機關檔案管理工作中，由于檔案數量龐大，管理工作非常復雜，傳統的人工管理方式難以滿足現代化的機關檔案管理要求，加強管理方式信息化建設，實現更高效率的網絡信息化管理模式，是現代社會經濟發展對機關檔案管理提出的必然要求。除此之外，應用網絡信息化的管理模式對機關檔案實施管理，能夠實現快速查詢，而且查詢方式多種多樣，能夠有效滿足檔案使用者的要求。信息化的管理模式能夠有效實現檔案的完整保存，促進檔案信息共享，保證能夠實時為檔案使用者提供必要的檔案信息。由此可見，實施信息化的檔案管理方式，不僅給檔案管理帶來了極大的便利，而且對檔案的實踐應用，提供了極大的便利，促使機關檔案能夠更好地為社會發展提供服務，大幅度提高機關檔案服務質量，對我國社會經濟發展建設，具有極為深遠的意義。

一、信息化技術進行檔案管理的優勢

在信息化時代，辦公實現了自動化和信息化，而機關檔案管理工作也正走向無紙化辦公模式。利用信息技術實現無紙化辦公，不僅能夠提高檔案保存管理的完整性，同時還能夠有效降低管理成本，實現低碳環保作用，無論是對機關檔案管理工作質量的顯著提高，還是對促進生態環境保護與社會經濟建設的和諧發展，都具有極為重要的意義。在信息化時代，在機關檔案管理工作中應用信息技術，實現檔案管理的信息化發展，比傳統的檔案管理方式更具優勢。

（一）能夠存儲海量的檔案信息。在機關中，檔案的數量非常龐大，而且隨著發展，檔案數量不斷增多，在傳統紙質檔案管理模式下，需要使用更加龐大的存儲空間來存儲保管檔案。而且紙質檔案對存儲條件要求極高，為了延長紙質檔案的使用壽命，在存儲過程中必須要具有良好的通風、采光、防蟲等條件。一旦存儲條件不合格，就會造成檔案損失，信息丟失。此外，面對數量龐大的紙質檔案，傳統的人工管理方法，不僅工作量巨大，而且在分類歸檔、查詢應用等方面，程序極為復雜，便利性極差。而運用信息化管理方式，以電子檔案的形式對機關檔案信息進行存儲，只需小小的硬盤，就可以存儲大量檔案信息，真正實現大容量快速儲存，既節省了空間又節省了管理成本。而用在管理上，不僅查詢應用檔案更加便利，而且對存儲環境要求低，還能實現無紙化。

（二）檔案信息管理更加規范，存儲更準確。在傳統的機關檔案管理過程中，采用人工方式對檔案進行歸類處理，這就導致工作人員在管理檔案的過程中，可能因為大意疏忽或業務不熟悉等因素，造成檔案不正確存儲，管理不規范。甚至個別人員會私自篡改檔案信息，造成檔案信息嚴重失真，最終在查詢應用檔案時造成誤差。而在信息化時代實施信息化的檔案管理方式，利用檔案管理系統，能夠將檔案信息與辦公自動化系統實現無縫連接，檔案資料實現自動化存儲，在對檔案進行信息化管理的過程中，還能夠對檔案信息的修改操作設置權限，防止人為篡改檔案信息，從而有效保證檔案信息的準確性和規范性。準確的檔案信息以及規范的檔案管理模式，不僅方便人們對檔案進行查詢或使用，也使機關的檔案服務質量得到顯著提升，使檔案信息充分發揮作用，為社會經濟發展建設提供必要的支持力量。

二、信息化時代檔案管理面臨的困境

（一）傳統檔案管理方式無法滿足信息化時代的發展要求。現代社會科學技術快速發展，而且在社會各個領域中得到廣泛應用，科學技術已成為推動社會經濟發展的關鍵因素，對生產和生活都產生了極為深遠的影響。當今社會已進入信息時代，辦公實現了自動化和網絡化發展。在新辦公環境下，傳統的機關檔案管理方式已無法滿足現代辦公要求。因此，加強檔案管理信息化建設，成為辦公自動化管理的必然要求，同時也是實現辦公自動化建設的重要組成部分。隨著辦公自動化管理模式在各個機關中的廣泛應用，借助計算機等信息化手段實施檔案管理已成為發展的必然趨勢。

（二）機關傳統檔案管理模式影響了辦公效率的提升。目前，在機關辦公中，已廣泛應用辦公自動化管理模式，但檔案管理工作還沒有實現從傳統管理模式向信息化管理模式的有效轉變，這就造成傳統的檔案管理模式與現代化辦公模式無法實現有效銜接，進而嚴重影響了機關辦公效率，甚至對辦公自動化和網絡信息化發展造成了嚴重的限制。除此之外，當前很多機關單位的領導對檔案管理工作不夠重視，無論是經費，還是人員、設備等方面，都沒有得到很好的保障，這就導致機關檔案管理信息化建設發展極為遲緩，難以滿足辦公自動化、網絡信息化快速發展的要求。由于機關仍應用傳統的檔案管理模式，導致檔案管理難以為自動化的辦公管理工作提供有效的服務，進而影響了辦公效率的提升。

（三）機關檔案管理人員水平較低，限制了檔案管理的信息化發展。目前，在機關檔案管理工作中，管理人員的管理水平參差不齊，很多管理人員存在檔案管理意識淡薄、管理結構混亂、檔案管理專業技術水平不足、管理人員流失嚴重等問題，這些都嚴重影響了機關檔案管理人員的整體素養，進而限制了檔案信息化管理的發展建設。其中，管理人員頻繁更替，嚴重影響了對專業化檔案管理人員的培養。要建設信息化檔案管理模式，就必須要培養具有高素質和熟練掌握信息化管理技術的專業檔案管理人員，這是建設信息化檔案管理模式的重要前提條件。而人員頻繁更替，導致難以對高素質的檔案管理人員的培養，導致很多管理人員嚴重缺乏信息技術和網絡技術素養，難以滿足信息化管理的要求，進而限制了機關檔案信息化管理的發展建設效果。

（四）安全意識薄弱，缺乏檔案安全防范能力。大部分機關檔案管理工作，沒有意識到檔案管理工作中安全防范工作的重要性，也沒有針對檔案安全防范問題，制定完善的應對方案。這對檔案管理的信息化建設，具有極為不利的影響。檔案信息防范能力薄弱，很有可能會造成檔案信息丟失，例如黑客病毒入侵、操作不當導致信息丟失等等，這些都是檔案信息化管理模式中的風險隱患。安全問題，已成為信息化時代制約機關檔案信息化管理的重要因素之一。

（五）檔案服務質量不高。目前，檔案用戶僅能被動接受檔案管理方提供的服務，也就是說檔案管理服務具有單一性，嚴重限制了檔案資料的充分應用。造成這一現象，主要是由于檔案管理者缺乏主動服務意識，更沒有充分利用信息技術建設遠程服務，從而限制了檔案的服務質量和服務范圍，也不利于對檔案資源進行充分利用。

三、信息化時代機關檔案管理的優化

（一）積極轉變檔案管理觀念，加強機關檔案信息化管理制度建設。在信息化時代，要做好機關檔案管理的信息化建設，首先必須要轉變思想觀念，在思想上正確認識機關檔案管理信息化建設的重要性，從而為加強機關檔案管理信息化建設創造了必要的思想條件。在信息時代，檔案信息具有更加重要的作用，是現代辦公管理工作中，必不可少的重要組成部分。所以，必須要正確認識檔案在信息化時代發揮的重要作用，從而有效提高對檔案管理信息化建設的重視。其次，必須要根據國家相關法律法規以及信息化時代對檔案管理提出的新要求，構建完善的檔案信息化管理制度，為有效實施各項檔案信息化管理措施，提供重要的制度依據。根據相關制度規定和要求，有效引導機關做好檔案管理組織結構架設，做好管理分工，明確劃分管理職責，保證管理工作落實到位，有效提高機關檔案管理質量。

（二）加強管理人員專業化培訓，建設高素質管理隊伍。機關要建設信息化的檔案管理機制，離不開專業管理人員的支持。因此，必須要加強對管理人員的專業素質和技能培養，提高管理人員的檔案信息化管理技能，提高檔案服務意識，建設績效考核機制，從而有效提高管理人員的專業技能水平和信息化管理素養，為機關建設信息化的檔案管理模式，做好人力資源保障。

四、提高檔案人員安全意識，加強檔案安全保護工作

提高檔案管理人員對網絡安全的認識，是強化檔案安全保護工作的重要環節。同時還要加強對管理人員計算機應用能力的培訓，提高管理人員的計算機應用能力。從而在檔案管理的過程中，有效做好安全保護措施。

針對重要檔案，必須要對原件做好安全保護。可以對原件進行數字化掃描，然后封存原件，以保證案件信息的完整性。除此之外，對計算機硬件和軟件設備要做好安全防范建設，利用定期備份、異地保存等技術手段，全面保護電子檔案的安全性。

五、優質高效地開展檔案服務工作

第一，要優化檔案服務，不能只依靠管理部門，還要與相關部門進行合作，共同推進檔案建設工程，強化檔案服務。

第二，必須要加強檔案管理系統建設，提高系統的完善性，從而有效優化檔案檢索功能，提高查詢效率和準確性，為提高檔案服務質量奠定良好的基礎。

第三，必須要做好日常查閱登記等接待工作，提高檔案的服務功能，為其他工作的有效開展，提供重要的參考依據和憑證作用。

第四，必須要優化服務手段，通過使用先進的檔案系統，加強檔案數據庫建設，有效提高檔案服務質量。

第五，要充分利用網絡，加強檔案服務遠程建設，實現檔案的遠程服務，有效擴大檔案服務范圍，優化服務質量。

六、結語

在信息化時代背景下，機關單位在進行檔案管理工作的過程中，針對檔案管理遇到的各種困境，應積極基于信息化管理角度，加強信息化管理模式的應用建設，從而有效突破檔案管理困境，提高機關單位在信息化時代背景下對檔案管理的工作質量，通過應用科學的管理方法，充分發揮檔案的重要作用，為機關單位的發展進步，發揮積極的促進作用。

【參考文獻】

[1]屈榕輝.信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策[J].卷宗，2019，9（31）：129.

[2]陳喜杰.信息化時代如何提高機關檔案管理的信息化水平[J].卷宗，2019，9（18）：148.

[3]黃詩雅.淺談如何創新信息化時代機關事業單位檔案管理工作[J].卷宗，2019，9（21）：124.