檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

文秀娟

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展，部分醫(yī)院應(yīng)用的傳統(tǒng)檔案管理模式顯得十分落后，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院需改革檔案管理模式。本文對(duì)現(xiàn)代檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，并提出相應(yīng)的改革辦法，包括重視醫(yī)院檔案管理工作，建立健全檔案管理機(jī)制，使醫(yī)院檔案服務(wù)能力得以提高，增強(qiáng)檔案管理中的信息化水平，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理效果。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;病例檔案;改革

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，我國(guó)從國(guó)外引進(jìn)了許多先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備和技術(shù)，同時(shí)，國(guó)民對(duì)于醫(yī)療知識(shí)的重視度也在不斷提升，醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展受到大家的廣泛關(guān)注，許多醫(yī)院依靠交流學(xué)習(xí)，加快現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。從管理者角度入手，醫(yī)院的管理與企業(yè)管理較為相似，需經(jīng)由人力管理、發(fā)展歷程入手，對(duì)相關(guān)過(guò)程進(jìn)行仔細(xì)記錄，并對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行建立。而通過(guò)社會(huì)角度學(xué)入手，通過(guò)建立檔案不僅可使職工信息得到儲(chǔ)存，同時(shí)也有利于患者復(fù)查。但當(dāng)前部分醫(yī)院在開(kāi)展現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，僅考慮到如何快速發(fā)展擴(kuò)大，并未對(duì)檔案管理引起足夠重視，從而導(dǎo)致相關(guān)部門(mén)無(wú)法及時(shí)掌握醫(yī)院相關(guān)信息，使管理過(guò)程中出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致負(fù)面反應(yīng)出現(xiàn)。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院檔案管理工作急需改革。目前醫(yī)院在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，容易出現(xiàn)主次無(wú)法得到明顯區(qū)分或機(jī)構(gòu)重疊的情況。我國(guó)醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案的類(lèi)型主要包括三種，分別為人事檔案、病歷檔案與文書(shū)檔案，一般情況下，醫(yī)院需對(duì)不同類(lèi)別的檔案實(shí)施分類(lèi)管理：文書(shū)檔案的管理工作主要由檔案室負(fù)責(zé);人事檔案的管理工作主要由人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé);病歷檔案的管理工作主要由醫(yī)務(wù)處的病案室負(fù)責(zé);不同的科室則需要對(duì)相應(yīng)的醫(yī)學(xué)監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行管理。但目前醫(yī)院在管理檔案的過(guò)程中，主要是通過(guò)人工操作實(shí)施檢索，不但導(dǎo)致檔案的管理工作較為混亂，同時(shí)也無(wú)法高效利用各類(lèi)檔案。同時(shí)隨著醫(yī)院發(fā)展速度的加快，醫(yī)院可能與多個(gè)單位進(jìn)行合作，增加檔案管理的工作量。比如與醫(yī)學(xué)類(lèi)院校合作，出現(xiàn)教學(xué)檔案。醫(yī)院需要管理的檔案不斷增加，當(dāng)前應(yīng)用的檔案管理模式已無(wú)法滿足管理需求，因此需要進(jìn)行改革。

（二）管理人員能力有限。在醫(yī)院建設(shè)改革的過(guò)程中，設(shè)立了許多新部門(mén)，從而使新職位人員數(shù)量也明顯增加，但檔案管理人員自身所具備的綜合素質(zhì)卻無(wú)法滿足崗位需求，使得檔案管理人員無(wú)法及時(shí)跟上信息技術(shù)發(fā)展的速度，由于醫(yī)院增加的新職位人員數(shù)量多，或由于檔案管理人員的失誤，從而使其無(wú)法對(duì)新增人員的理論水平、專業(yè)素質(zhì)和文化程度等進(jìn)行有效了解。若就職人員具備較好的專業(yè)性，則其可對(duì)相關(guān)檔案工作進(jìn)行有效勝任，但若其不具備較好的專業(yè)性，則無(wú)法滿足檔案管理的崗位需求，隨著時(shí)間的推進(jìn)，會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息變得陳舊，無(wú)法準(zhǔn)確對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和保存。除此之外，部分新入職的檔案管理人員可能不適應(yīng)檔案管理工作的枯燥氛圍，未能對(duì)檔案管理工作具備的重要性引起足夠的重視，因此容易出現(xiàn)消極工作的情況，由此降低醫(yī)院檔案管理的工作效率，使檔案分類(lèi)出現(xiàn)誤差。

（三）醫(yī)院檔案管理不具備健全機(jī)制。部分醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展并不重視，從而使檔案部門(mén)的管理無(wú)法得到及時(shí)準(zhǔn)確指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理容易出現(xiàn)疏漏，無(wú)法有效將檔案管理應(yīng)用到臨床工作中。醫(yī)院未能建立健全檔案管理制度，監(jiān)督考核工作也無(wú)法有效開(kāi)展，無(wú)法做到獎(jiǎng)懲分明，難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

二、檔案管理模式改革的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在醫(yī)院的全部崗位中，受到關(guān)注最多的是醫(yī)生，為了促使醫(yī)院全面發(fā)展，需要對(duì)醫(yī)院全部崗位的人才開(kāi)展系統(tǒng)培訓(xùn)。不僅包括臨床醫(yī)師，同時(shí)也包括檔案管理部門(mén)人員，只有配備完善的檔案管理人員，才可通過(guò)對(duì)以往資料進(jìn)行查詢，對(duì)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行吸取，并將科技結(jié)合至檔案管理工作中。目前大部分醫(yī)院的檔案管理人員為非專業(yè)人員，因此對(duì)于檔案管理不甚了解，無(wú)法高效完成檔案處理、收納和匯總工作，盡管在入職前接受過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，但培訓(xùn)工作的開(kāi)展僅能使其將簡(jiǎn)單完成檔案歸納，但無(wú)法在檔案管理工作中結(jié)合現(xiàn)代化科技。因此，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，使工作人員的知識(shí)水平得到有效提升，安排其參加檔案管理新技術(shù)和知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷和先進(jìn)單位開(kāi)展交流，將自身所學(xué)習(xí)到的先進(jìn)知識(shí)有效應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，在醫(yī)院內(nèi)進(jìn)行匯報(bào)和推廣，從而使檔案管理工作的開(kāi)展更為科學(xué)高效。檔案管理人員自身所具備的知識(shí)水平的高低，將會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的成效起到直接影響。因此為了適應(yīng)醫(yī)院信息化檔案管理業(yè)務(wù)，提升檔案管理部門(mén)應(yīng)具備的現(xiàn)代化科技水平，需要加強(qiáng)檔案管理人才培訓(xùn)工作，從而使醫(yī)院檔案管理能夠朝著科學(xué)的道路發(fā)展。除此之外，可編制兼職檔案管理人員，由于醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，種類(lèi)較多，部分檔案具備較強(qiáng)的專業(yè)性，因此可在各科室中選取1名醫(yī)護(hù)人員進(jìn)入編制內(nèi)，對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案進(jìn)行歸納整理。

（二）增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)。需提高醫(yī)院全部工作人員的檔案管理意識(shí)，不可忽視檔案管理制度存在的問(wèn)題，由于檔案所采集的數(shù)據(jù)由醫(yī)院各個(gè)科室的工作人員提供，因此只有提升全部工作人員的檔案管理意識(shí)，才可使采集的數(shù)據(jù)更為及時(shí)準(zhǔn)確。檔案管理人員才能夠?qū)Σ杉臄?shù)據(jù)開(kāi)展匯總、分類(lèi)以及歸納。同時(shí)需提高管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視度，只有有效提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案管理的重視度，才能夠使檔案管理工作的發(fā)展得到更好的支持。醫(yī)院所具備的長(zhǎng)期服務(wù)理念為醫(yī)療為本，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，醫(yī)院對(duì)于檔案管理部門(mén)并不具備科學(xué)的考核項(xiàng)目，從而導(dǎo)致工作人員對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展積極性不高，創(chuàng)新性不足，限制了檔案管理工作的發(fā)展。而提升整個(gè)醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的重視度，可使檔案管理工作得到更為全面的發(fā)展，也可促進(jìn)檔案管理工作高效開(kāi)展。

（三）提高醫(yī)院檔案管理的信息化。隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，以往應(yīng)用的人工收集、整理與檢索檔案的模式已經(jīng)無(wú)法對(duì)目前的檔案管理需求予以滿足，隨著醫(yī)院檔案內(nèi)容的不斷增加，對(duì)電子檔案的需求也明顯提高。電子檔案不僅具備極大的容量，同時(shí)丟失風(fēng)險(xiǎn)低，保存時(shí)間長(zhǎng)，也更容易檢索。因此醫(yī)院需要構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，做好查詢權(quán)限管理，防止檔案泄露。對(duì)于以往的紙質(zhì)檔案內(nèi)容，可通過(guò)掃描的方式保存電子檔案。

（四）建立完整的檔案管理制度。對(duì)于現(xiàn)代化醫(yī)院而言，除了依靠完善的規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)營(yíng)，同時(shí)也受到工作人員是否恪盡職守的影響。因此為了使檔案管理部門(mén)能夠有效發(fā)展，需要建立健全檔案管理制度。隨著科技水平的提高，檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)新科技理念，摒棄落后思想，依靠數(shù)字化技術(shù)開(kāi)展檔案管理。建立信息數(shù)字化檔案科，明確每位工作者負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容，將檔案儲(chǔ)存在規(guī)定的位置，同時(shí)每日開(kāi)展信息更新，從而使檔案管理工作高速發(fā)展，跟上時(shí)代的發(fā)展。醫(yī)院需要明確檔案管理部門(mén)的管理方式，若想借閱醫(yī)院的人事檔案，則需要由兩人及以上持有單位證明方可申請(qǐng)，審批通過(guò)后才可借閱人事檔案;同時(shí)檔案管理部門(mén)需要與其他職能部門(mén)做好溝通協(xié)調(diào)工作，確定各部門(mén)管理的檔案范圍;在對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出時(shí)，需要密封檔案資料，并加蓋密封章，待審查完成后再次密封并蓋章。

（五）提高醫(yī)院檔案服務(wù)能力。通過(guò)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展歷史進(jìn)行回顧可知，醫(yī)院對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)與利用率普遍較低，部分醫(yī)院僅將自身界定為醫(yī)療服務(wù)單位，認(rèn)為自身僅需要做好患者的醫(yī)療護(hù)理工作即可，未能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。因此醫(yī)院檔案管理部門(mén)不但需要將檔案管理工作做好，同時(shí)還需要對(duì)醫(yī)院檔案的服務(wù)能力進(jìn)行充分發(fā)揮。比如醫(yī)院在開(kāi)展文化建設(shè)時(shí)，可將醫(yī)院檔案中的照片檔案進(jìn)行展示，為院史的編撰提供資料，還可作為醫(yī)院的宣傳資料，照片檔案可發(fā)揮一定的教育作用，使醫(yī)護(hù)人員的責(zé)任感與榮譽(yù)感增強(qiáng)，由此使醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與文化建設(shè)得到促進(jìn)。同時(shí)醫(yī)院還需對(duì)檔案進(jìn)行充分利用，進(jìn)入各個(gè)科室開(kāi)展調(diào)研，對(duì)各科室的需求進(jìn)行了解，由此使醫(yī)院檔案服務(wù)能力提高。并且醫(yī)院還可按照社會(huì)檔案方式實(shí)施改革，使醫(yī)院檔案的服務(wù)模式得到創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理部門(mén)可與醫(yī)科類(lèi)院校合作，將病歷檔案作為教學(xué)資料，由此促使醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理工作的效果會(huì)影響醫(yī)院的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益，隨著科技水平的不斷發(fā)展，以往所應(yīng)用的傳統(tǒng)醫(yī)院發(fā)展模式已經(jīng)無(wú)法滿足發(fā)展需求，因此醫(yī)院檔案管理工作需要開(kāi)展深層次改革，在挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存的背景下，醫(yī)院需要提升對(duì)檔案管理工作的重視度，督促全員參與到檔案管理工作中，優(yōu)化檔案管理流程，從而促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。

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