淺談信息時代高校檔案管理人才隊伍建設新要求

蔣麗林

摘 要：信息技術迅速發展，給檔案管理工作帶來新的發展契機，如何在信息化條件下創新高校檔案管理工作，已成為檔案工作者亟待研究的課題，然而首先應該解決人才隊伍建設方面的問題。本文首先對高校檔案管理隊伍現狀進行簡要概況，其次分析獲得信息時代對高校檔案管理人才隊伍建設的新要求，主要包括：改變思想觀念、創新管理思維，重構知識結構、提升專業素養，加強信息技術學習與培訓、培養實踐操作能力，注重復合型人才建設、優化隊伍結構等幾個方面，以期為信息時代高校檔案管理隊伍建設提供一些參考。

關鍵詞：信息化? 高校? 檔案管理? 人才隊伍

高校檔案是高校在教學、科學研究、社會服務、招生等活動中形成的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分，它關系到高校建設、科研、人才培養與管理水平，對高校及社會都有著憑證、參考、教育、決策的價值。《高等學校檔案管理辦法》中規定高校應將檔案工作納入學校整體發展規劃，設置專門機構、配備人員、創造良好條件，切實加強檔案管理。隨著現代信息技術的高速發展，資源共享、數字檔案、交互式服務等“互聯網+”新技術新服務與高校財務、人事檔案管理工作關系越來越密切。隨著信息技術的快速發展，財務檔案管理也開始向數字化轉變，讓管理工作更加簡單便捷。由于傳統的紙質檔案不容易保存，非常容易損壞，而數字化就沒有這種困擾，更加利于歷史檔案的保存，同時也能很好的提高工作效率和工作質量。此外，讓檔案管理人員學習數字化管理方式還能提升其職業素養，輔助人事檔案管理人員解決各類難題，避免人才戰略實施中產生的不利因素。但是，在檔案管理人才隊伍方面，目前大部分高校檔案部門缺乏信息技術人才，面臨新技術不會用、老技術不管用以及職業技能禁錮、原有知識老化的情況。隨著大數據云計算技術的不斷融入也讓高校檔案管理發生了很多的變化，為了能夠培養出更加符合社會需要的人才，必須建立新型專業人才隊伍，只有這樣才能為信息時代的檔案管理提供更有利的保證。

一、信息時代高校檔案管理人才隊伍存在的問題

高校部分檔案管理人員屬于非專業人員，思想觀念陳舊，檔案管理職業道德素質不高，工作責任心不強，例如，部分人事檔案管理工作人員依然采用傳統的觀念開展工作，把人事檔案看作是基本的材料和數據，人事檔案管理工作看作是簡單的資料收集、分類、整理和保存，沒有意識到新時期高校人事檔案的作用，沒有把人事檔案管理工作上升到人力資源信息管理層面。有些檔案工作者專業知識老化，接受新技術能力差，計算機操作能力低。多數檔案管理人員學歷層次低，職稱低，科研創新意識淡薄、積極性不高及能力不足，檔案管理人員中高級職稱人員很少，很多人員停留在中級職稱上，即使達到了履職年限也難以晉職。高校檔案管理隊伍組成結構有待優化，嚴重缺乏具備檔案管理知識且熟練計算機應用技術等復合型人才。缺乏對檔案管理隊伍的有效激勵措施，導致隊伍工作積極性不高;由于檔案管理工作薪資和福利較低，崗位的吸引力相對較弱，加上該工作時間長、強度大，評職稱和晉升也比較困難，從而導致高校檔案管理人才異動頻繁，人員流失嚴重。

信息時代，高校檔案管理隊伍還存在以下問題：很多檔案管理人員沒有樹立起科學的管理意識，認為信息技術應用只是改變了檔案管理的工作模式，工作內容并沒有發生太大的改變，導致信息技術在檔案管理工作中的作用無法充分發揮。很多工作人員并不具備檔案信息化管理技能，工作中力不從心，直接影響到檔案信息化管理工作的效率。針對檔案管理人員的業務培訓缺失，培訓工作流于形式，缺乏實質性內容;很多檔案管理人員仍然需要在崗位上通過長期的摸索和實踐才能夠真正掌握檔案信息化管理的相關技能，由于各種原因愿意外出接受繼續教育學習的人員較少。此外，少數檔案管理人員信息安全、保密意識不足。

二、信息時代高校檔案管理人才隊伍建設新要求

1.改變思想觀念、創新管理思維

隨著大數據、云計算技術逐漸滲入各行各業，高校檔案管理也步入信息化建設時代，對相關人才隊伍建設提出新要求，隊伍建設首先應該創新管理思維，改變傳統思想觀念，接受新技術新知識。主要培養檔案工作者開放思維，網絡信息系統是一個開放的平臺，只有積極致力于與各種社會信息系統互聯互通，才能獲取更多數字資源，發揮網絡優勢，提升檔案工作認可度和社會影響力。培養人本思維，一方面以用戶為中心，以檔案利用者應用度和滿意度作為信息化建設的出發點和歸屬點;另一方面高校檔案管理人才培養，尊重人才的性格特點。由于每個檔案管理人員都有自身特有的性格特點，存在個體差異性，這就導致了目標結構也會存在不同。因此，在培訓過程中，必須掌握檔案管理人員的特征，根據人性的本質來制定培訓計劃，只有這樣才能切實提高管理人員的工作效率，為日后檔案信息化改革奠定良好的條件。培養憂患思維，檔案信息化建設者要居安思危、一手抓人防、一手抓技防，防止電子檔案信息失密、失效、失真，避免數字化災難發生，造成毀滅性后果。培育辯證思維，檔案信息化會遇到數據存入與取出、信息共享與保密、文件有紙與無紙等許多矛盾的對立面和統一體，這就需要工作者用發展的眼光和辯證思維去處理對立統一的關系，避免非此即彼或顧此失彼的僵化思維方式。此外，檔案信息化行政領導者應具備戰略思維，做好科學頂層設計，積極穩步推進檔案信息化建設工作，改變以往粗放型發展格局，領導的重視意識和相關措施也可以極大地促進檔案管理人員自身的思想認識，一方面使他們對自身工作的價值得到肯定而提高積極性和主動性; 另一方面也可以激發他們的危機意識和競爭意識，想辦法通過各種途徑來提高自身素質。

2.重構知識結構、提升專業素養

高校檔案管理人員具備傳統檔案管理的理論知識和實踐經驗，但缺乏相關信息、計算機、數據庫、系統開發等知識，因此，信息時代需要相關工作者補充專業知識，優化其知識結構，提升專業素養。信息時代的檔案工作者應具備電子檔案內容價值和技術狀況的鑒定知識，才能及時準確地捕捉和收集具有價值的信息;應了解部分軟件工程和系統開發方面的知識，學會用信息技術專業語言進行溝通，準確表達自己對信息系統建設的需要;還應具備系統評價知識，從檔案管理角度評價檔案信息系統的效益，評價系統性能指標，并對系統存在的問題提出改進建議;此外，檔案信息化建設工作者應具備需求分析知識，以用戶為中心，需求為導向，對檔案信息的現在用戶和潛在用戶、當前需求和未來需求、本校內部和社會大眾需求等，進行分析。

以當前高校財務檔案管理為例，隨著時代的進步，傳統的檔案管理手段和方法已經無法滿足當下財務管理的需求，必須加強管理人員的培訓學習，做到與時俱進，提高檔案管理人員的創新意識和專業水平，實現向信息化管理的轉變。首先，要創造性地加強財務檔案數據庫建設。數據庫的建設需要利用技術手段才能實現，必須實現紙質檔案管理向數字化檔案管理的轉變。同時也要根據檔案的類別進行分類，讓傳統的檔案室直接搬到網絡上，建立檔案的數據采集中心。其次，要創造性地加強財務檔案信息化網絡平臺建設。網絡平臺的建設需要技術人員的支持，作為檔案管理人員必須掌握信息技術的專業知識，只有這樣才能保證財務人員能夠將檔案信息倒入數據庫。此外，也可以采取數據共享，讓檔案部門實現聯系查詢、遠程檢索等功能操作，使檔案管理可以更加便利。再次，還要積極開發財務檔案信息分析系統。檔案信息分析系統的開發主要是為為各級領導、決策部門、財務人員決策提供數據支撐，切實把檔案室變成財務檔案信息控制中心。

3.加強信息技術學習與培訓、培養實踐操作能力

信息時代高校檔案管理隊伍應加強信息技術方面的專業學習，以提高信息檢索水平，能夠按照查檔要求正確選擇主題詞、關鍵詞等并正確組織檢索表達式，對檢索結果進行下載、排序、轉發等操作;增強信息加工處理能力，使用檢索工具從網頁、服務器、脫機載體中采集檔案信息，按照相關特征分類或按照內在聯系組件、組卷、組盤，并對檔案進行著錄標引，采集封裝和管理檔案元數據，還要掌握檔案多媒體編研技術，能圍繞特定主題，將編研素材編輯制作出檔案編研成果;信息時代，特別要求管理人員加強信息保護意識，防止信息泄露，管理隊伍應掌握數據庫管理、數據加密、數據遷移、數字簽名、網絡訪問控制、數據容災，以及電子檔案真實性、完整性、有效性和安全性等維護技術。

想要推進檔案信息化工作的順利開展就必須加強人員的培訓工作，除了要分批分次組織檔案工作人員培訓外，還有簡化培訓流程，采用理論與實踐相結合的形式不斷提升檔案工作人員的工作能力。就目前來看，很多高校的財務檔案管理人員都是由財務人員兼職來做，缺少一定的檔案管理知識，而且兼職人員也不夠穩定，頻發的職位調動使得檔案工作人員沒有時間學習檔案管理、財經知識、保密規定、信息技術等知識，無法進一步提升檔案工作人員的實際操作能力。因此，作為上級財務機關對所屬的財務檔案管理人員必須負起應有的責任，建立完善的培訓機制，結合本單位的實際期情況來設計培訓內容，定期組織財務檔案管理人員學習新的管理知識，積累學習經驗，提高本領。

4.注重復合型人才建設、優化隊伍結構

高校檔案管理要步入信息化行列，應逐步優化管理隊伍組成結構，改變原來單一的工作人員架構，檔案信息化建設人才隊伍至少需要管理型、操作型、研究型等幾類專業人才，特別應該注重兼備兩種以上才能的復合型人才的引進與培養。目前，大多數高校檔案館行政人員具備傳統檔案管理理論知識和實踐經驗，但缺乏信息化技術與知識，接受信息技術繼續教育少，可能造成檔案信息化建設管理上的不足，而高校檔案信息化建設是一項系統性復雜工程，需要嚴格的目標管理和精細的過程控制，因此，及時提升相關行政管理人員的信息化素養十分迫切。管理型人才工作職責是根據國內外檔案信息化建設發展趨勢及相關進展、組織相關人員制定本單位切實可行的實施方案，組織、指揮、指導本校檔案信息化工作，培養及合理使用人才資源。檔案信息化建設專業性要求高、涉及環節多、操作性強，因而需要一批既懂檔案管理業務、又熟練計算機操作技能，具備信息安全意識和高度責任心的操作型人才，保證檔案信息化管理有序高效開展。此外，信息化知識更新迅速，檔案信息化建設需要科學理論指導，因此需要少數專門從事檔案信息化方面的研究型人才，研究新技術探索新方法在檔案管理領域的應用，開發先進、實用、操作性強的管理軟件，探索電子檔案歸檔、遠程利用、安全保管的方法。

5.其他方面

信息時代檔案管理還需要配備多媒體檔案編制人才，數據庫管理人才及律師等，如遇到知識產權、隱私保護、合同管理及網絡安全等問題，需要具備相關法律知識的專業人員提供支持與幫助，另外只有真正意識到網絡環境當中蘊含的風險，并且通過各種手段去規避風險，才能保證檔案不出現丟失、被篡改等危險。檔案從業者還需具有較強的適應能力、應變能力，互聯網時代，信息技術可謂瞬息萬變，對檔案工作人員提出了更高的要求，善于抓住機遇，運用互聯網技術的也能更好的改變工作環境，同時信心技術的融入也能更好的拓展檔案工作人員的思維模式，為快速適應工作形式的轉變奠定良好的基礎。

三、結語

總之，隨著信息技術的不斷普及，很多工作都在依靠信息技術來開展，為了能在檔案管理工作發揮網絡的優勢，就必須對傳統的工作模式進行改革，只有這樣才能從根本上提升檔案管理工作的效率。于此同時，依靠信息技術能更好拓展存儲空間，讓檔案記錄和管理形式可以更加簡單便捷。隨著高校檔案信息化建設的不斷完善，檔案工作人員在任務、環境、服務對象、管理方式上也在不斷發生轉變。在信息時代大數據背景下，高校檔案管理既面臨機遇也面臨挑戰，要求高校必需加大技術、設備等方面的投入，更要打造一支高素質的檔案管理人才隊伍，創新管理思維，注重復合型人才培養，確保高校檔案事業適應時代需求。高校檔案工作者要積極順應信息時代發展的新要求，改變思想觀念，不斷加強思想政治和職業道德教育，樹立終身學習理念，增強業務能力和水平，為高校教育事業發展貢獻智慧和力量。

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（作者單位：玉林師范學院）