淺談如何做好高校新建院(系)辦公室工作

■余 婷

/中山大學(xué)

新中國(guó)成立之后，我國(guó)高等教育事業(yè)經(jīng)歷了幾個(gè)重要發(fā)展階段。1995年11月，經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)啟動(dòng)“211工程”，即重點(diǎn)建設(shè)100所左右的高等學(xué)校和一批重點(diǎn)學(xué)科。1999年，國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)教育部《面向21世紀(jì)教育振興行動(dòng)計(jì)劃》，啟動(dòng)建設(shè)“985工程”，即在世紀(jì)之交建設(shè)具有世界先進(jìn)水平的一流大學(xué)。通過(guò)實(shí)施“211工程”、“985工程”，我國(guó)高校出現(xiàn)了一批重點(diǎn)高校和重點(diǎn)建設(shè)學(xué)科。2015年，國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案的通知》指出，要推動(dòng)一批高水平大學(xué)和學(xué)科進(jìn)入世界一流行列，開(kāi)啟了“雙一流”高校建設(shè)的步伐。與“985工程”、“211工程”不同，“雙一流”高校并非終身制，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程。“雙一流”的建設(shè)使大學(xué)邁向競(jìng)爭(zhēng)式階段。

一、“雙一流”建設(shè)背景下的新建院(系)辦公室工作特點(diǎn)

國(guó)家建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科的重大戰(zhàn)略目標(biāo)給高等院校帶來(lái)了重大的挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。為迎接“雙一流”的建設(shè)，一方面各地不斷新建本科院校，且辦學(xué)形式多樣：如公辦高校雄安大學(xué)，中外合作辦校深圳北理莫斯科大學(xué)，民辦高校西湖大學(xué)，特色院校茅臺(tái)學(xué)院等。另一方面，辦學(xué)歷史悠久、實(shí)力雄厚的高校為提升辦學(xué)實(shí)力，也在不斷進(jìn)行院(系)調(diào)整。《關(guān)于高等學(xué)校加快“雙一流”建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》中指出，要以一流學(xué)科為引領(lǐng)，輻射帶動(dòng)學(xué)科整體水平提升，形成重點(diǎn)明確、層次清晰、結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)、互為支撐的學(xué)科體系。不少高校由此對(duì)院(系)進(jìn)行調(diào)整，優(yōu)化學(xué)科布局，設(shè)立新的院(系)。同時(shí)，隨著高校校園面積的擴(kuò)充，不少高校新建校區(qū)，由此誕生了新的院(系)。

本文中所指的新建院(系)指的是在“雙一流”建設(shè)背景下，新建本科院校中的二級(jí)學(xué)院或是老牌高校發(fā)展過(guò)程中新設(shè)立的院(系)。

(1)新建院(系)的特點(diǎn)。與老牌院(系)有著深厚歷史底蘊(yùn)和完善的架構(gòu)不同，新建院(系)有自身的特點(diǎn)。首先，新建院(系)的成立是高校深化改革的體現(xiàn)。新建院(系)的成立既是高校內(nèi)在管理體制的改革，標(biāo)志著高校在不斷優(yōu)化內(nèi)在設(shè)置，不斷進(jìn)行組織的擴(kuò)大。新建院(系)的成立又是高校跨越式發(fā)展的需要，是高校自我拓展中的新增長(zhǎng)點(diǎn)，也是高校發(fā)展的“未來(lái)”。新建院(系)所支撐的學(xué)科往往是具有極大發(fā)展?jié)摿头?wù)國(guó)家重大戰(zhàn)略需求的學(xué)科，承擔(dān)了為地方產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)培養(yǎng)人才的使命，所承擔(dān)的任務(wù)更重，所背負(fù)的社會(huì)期望更高。社會(huì)對(duì)其期望高，其自身的起點(diǎn)更高。高校在院(系)設(shè)置中往往會(huì)對(duì)新建院(系)提出更高的發(fā)展要求，在資源政策方面也會(huì)給予更多的傾斜。其次，與老牌學(xué)院不同，新建院(系)是白紙一張，歷史包袱少，沒(méi)有歷史遺留問(wèn)題需要解決，其可創(chuàng)新空間大；自身也有極強(qiáng)的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展意愿，給予青年教師的成長(zhǎng)環(huán)境良好。第三，正所謂萬(wàn)事開(kāi)頭難，新建院(系)在發(fā)展中存在各種困難和挑戰(zhàn)，例如師資不夠充足、辦公場(chǎng)所緊缺、行政管理人員缺少，管理機(jī)制不健全等等。新建院(系)的發(fā)展需要克服諸多困難。

(2)新建院(系)辦公室工作的特點(diǎn)。新建院(系)辦公室是學(xué)院內(nèi)外聯(lián)系的窗口，承擔(dān)著教學(xué)管理、科研管理、人事管理、學(xué)生管理等諸多職責(zé)。新建院(系)辦公室作為學(xué)院最基層的管理機(jī)構(gòu)，高效、良性地運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)學(xué)院發(fā)展有著重要作用。新建院(系)辦公室工作呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：一是人員少。院(系)成立之初，人員缺少，既缺少行政管理人員，也缺少充足的師資。需要一人身兼數(shù)職，有時(shí)教師需要承擔(dān)部分行政工作。二是事情多。新建院(系)辦公室需要對(duì)接學(xué)校各職能部門(mén)，而且常常是多職能部門(mén)同時(shí)布置任務(wù)。三是經(jīng)驗(yàn)淺。新建院(系)由于建立時(shí)間短，辦公室規(guī)章制度不完善，工作往往憑經(jīng)驗(yàn)，缺少成熟的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)。

二、如何提升新建院(系)辦公室工作

新建院(系)辦公室的特點(diǎn)也對(duì)工作提出了更高要求。如何做好新建院(系)的辦公室工作？

(1)配齊行政管理隊(duì)伍。新建院(系)事務(wù)性工作多，任務(wù)重，如果長(zhǎng)時(shí)間“一人多崗”、超負(fù)荷工作，會(huì)影響行政效率，長(zhǎng)期以往，問(wèn)題百出。因此迫切需要定崗定編，快速組建行政管理隊(duì)伍。尤其是對(duì)于教務(wù)秘書(shū)、科研秘書(shū)等業(yè)務(wù)水平要求高的崗位，更需盡快配齊人員。對(duì)于到崗人員，要加強(qiáng)明確崗位職責(zé)和人員分工，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打造高效的行政服務(wù)團(tuán)隊(duì)。“眾人拾柴火焰高”，人員之間要形成相互配合，互相支持、互相學(xué)習(xí)的良好氛圍，要提升辦公室管理人員的服務(wù)意識(shí)，塑造積極向上的行政氛圍。新建院(系)辦公室人員自身也要不斷提升個(gè)人業(yè)務(wù)能力，不斷完善自我。眼界要寬、思維要勤；既要是能手，又要是強(qiáng)手。要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的教育方針政策，了解高校發(fā)展的狀況、目標(biāo)和階段性任務(wù)，不斷學(xué)習(xí)高校教育理論，掌握高校教育的基本規(guī)律。多多關(guān)注學(xué)校的整體工作，善于總結(jié)辦公室工作的規(guī)律特點(diǎn)，增強(qiáng)辦公室工作的預(yù)見(jiàn)性。

(2)建章立制規(guī)范化管理。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。規(guī)章制度是高校行政管理的重要依據(jù)。建立完善的規(guī)章制度和工作規(guī)范是辦公室工作制度化、規(guī)范化的保證。針對(duì)辦公室工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，要立足學(xué)院發(fā)展的頂層設(shè)計(jì)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定適宜本學(xué)院特點(diǎn)的規(guī)范化的規(guī)章制度以及切實(shí)可行、方便師生的工作流程，讓辦公室工作有章可循，高效有序。

(3)積極尋找外部資源。好風(fēng)憑借力。新建院(系)的發(fā)展需要積極去拓寬外部支持渠道。多舉并措，尋找外部資源：可與同一學(xué)校相關(guān)學(xué)科的院(系)加強(qiáng)交流，借鑒成熟學(xué)院的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)；可積極聯(lián)系同一學(xué)科的其他高校院(系)，為學(xué)院的學(xué)科間交流搭建橋梁；可與學(xué)校的機(jī)關(guān)職能部門(mén)加強(qiáng)溝通，尋求校內(nèi)的各項(xiàng)政策支持；可與學(xué)生家長(zhǎng)保持密切聯(lián)系，征求學(xué)院發(fā)展的建議；可與學(xué)科相關(guān)的企業(yè)和社會(huì)機(jī)構(gòu)交流，探索院、企合作的可能。源源不斷的外部支持，是學(xué)院全面快速發(fā)展的重要保障。

(4)用心打造院(系)文化。文化是一個(gè)集體的精神凝聚，院(系)文化是學(xué)院辦學(xué)精神的集中體現(xiàn),反映了院(系)辦學(xué)特色和辦學(xué)內(nèi)涵。院(系)文化的塑造有利于樹(shù)立院(系)文化自信,增強(qiáng)師生的認(rèn)同感。新建院(系)歷史雖短，但卻是文化塑造的關(guān)鍵時(shí)期，更需用心塑造院(系)文化。落到具體措施上,可以通過(guò)制作院徽、院服、院歌、學(xué)院宣傳片、宣傳冊(cè)、宣傳標(biāo)語(yǔ)、宣傳用品(筆記本、紙)等多種方式實(shí)現(xiàn)。院(系)文化的打造另一方面可以需要妥善做好院史的保存。院史資料是院(系)長(zhǎng)期發(fā)展的珍貴記錄,也是院(系)文化的重要組成部分。工作中要將重要的資料妥善保存并及時(shí)歸檔。特別是有歷史紀(jì)念意義的照片、視頻影像、重要的決策會(huì)議等。

(5)做好新引進(jìn)教師的服務(wù)。大學(xué)是由每一位教師和學(xué)生所組成的，沒(méi)有教師就沒(méi)有大學(xué)。新建院(系)發(fā)展的過(guò)程中會(huì)伴隨著新教師的不斷到崗。優(yōu)秀教師是學(xué)院發(fā)展的基石，新入職的教師更是新建院(系)的“源頭活水”。新建院(系)辦公室需要協(xié)助做好新引進(jìn)教師的服務(wù)，幫助教師解決“后顧之憂”。可以做的事情很多，例如制作簡(jiǎn)明易懂工作生活指引，幫助教師盡快了解學(xué)校、學(xué)院的規(guī)章制度，熟悉校園環(huán)境，以免新入職教師開(kāi)展教學(xué)科研工作時(shí)“摸不著頭腦”。多組織教師之間的交流活動(dòng)，增強(qiáng)教師之間的了解，加強(qiáng)對(duì)學(xué)院的歸屬感。細(xì)致關(guān)心新教師的需求，特別是分配住房、子女入學(xué)等方面，給予力所能及的幫助。教師隊(duì)伍的穩(wěn)定就是院(系)的穩(wěn)定。只有老師能無(wú)后顧之憂安心做教學(xué)科研，學(xué)院才能行穩(wěn)致遠(yuǎn)地發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

院(系)的新組建是新鮮事兒，但是辦公室工作并不是新鮮事。辦公室工作是一項(xiàng)綜合性工作，雜亂無(wú)章，千頭萬(wàn)緒，更應(yīng)該在無(wú)章中尋找章法。二級(jí)學(xué)院辦公室工作要立足于黨的教育方針，為院(系)的發(fā)展做好服務(wù)。