新形勢下財務檔案管理探析

文/河北廣播電視臺器材購置服務中心 高寧

伴隨國民經濟發展水平不斷提升，新形勢下國家稅費體制改革進程也在有序推進。加強財務管理，需要高度重視財務檔案管理工作，并積極借助現代信息技術等強化信息的綜合整合應用，這樣才能不斷提升財務數據科學化利用成效，更好地為組織發展提供強大的基礎支持。目前受多方面因素的制約，在財務檔案管理方面還存在不少的問題，影響了財務數據的深度開發應用，也不利于夯實組織財務管理基礎。加強財務檔案管理工作開展意義與優化措施分析，具有重大而深遠的意義。

一、財務檔案管理內涵與加強管理的意義

財務檔案管理是指圍繞財務管理工作，對形成的財務數據等信息進行歸類整合的過程。加強財務檔案管理工作，強化信息化建設，是更好地宣傳貫徹國家檔案管理以及財務管理相關制度的必然選擇。當前隨著國家信息化建設步伐的加快，對于組織而言，面對越來越龐雜的財務信息，加強財務檔案管理，不斷提升財務檔案管理基礎規范化水平，有助于更好地擴大財務檔案管理重要性認識的宣傳，提升組織的法律風險防控意識，引導全員積極參與到財務檔案管理過程中進行統籌安排，嚴格落實相關的責任機制，強化質量監督，切實提升財務檔案規范化水平。同時對于組織自身而言，抓好財務檔案信息化建設，全面維護財務檔案的權威性，嚴格信息管控，有助于更好地體現財務管理的客觀性，減少人為因素等帶來的不良影響，全面推動組織在經營管理決策制定以及財務精細化管理方面奠定扎實的基礎，提升基礎規范化管理成效，實現可持續長遠發展。

二、財務檔案管理現狀與存在的問題分析

隨著國家財稅體制改革進程的有序推進，加上行業變革進程的加快實施，新時期對于各類組織而言，在發展的過程中都面臨嚴峻的市場考驗。財務管理是各單位重要的基礎工作，財務檔案管理是財務管理工作的基礎和根本保障。做好財務檔案管理工作無論是從宏觀還是微觀上看都具有重要的社會意義和積極影響。目前在財務檔案管理方面各類組織都予以重視，也進行了一些有益探索和嘗試。從整體上看，財務檔案相對比較完善；但從細節上分析，財務檔案管理工作開展過程中依然還存在不少的問題，主要表現在以下幾個方面：

（一）財務管理制度不夠健全完善。目前國家針對財務檔案管理方面的政策法規相對較少，主要體現為《檔案法》《會計法》等有一些基本的規定，但這些政策沒有及時和現代企業制度相融合，沒有為現代企業的運營管理等提供科學的指導。導致市場經濟條件下進行財務檔案管理無據可依，沒有明確統一的規范要求，不能推動財務管理各項工作有序開展。

（二）財務檔案監督力度有待加強。一方面，在財務信息披露階段政府未有效發揮應有的監管職能，針對相關政策法規的執行和實施等情況缺乏有效的監督，監督效率低下，監督工作流于形式，甚至對于一些財務信息失真等方面的法律規定不明晰，缺乏明確的責任追究體系的約束，從而不利于提高財務信息披露的精準性；另一方面，針對注冊會計師相關的制度方面沒有出臺完善的監督管理機制，注冊會計師往往需要按照要求對受托單位會計信息進行審計，同時還需要收取相關的費用等，所以角色的雙重矛盾性容易影響審計的客觀性，另外針對注冊會計師行業也沒有完善的監管機制來進行制約他們的行為，從而導致市場混亂，一些注冊會計師自身的專業道德水平低下，業務素質有待提高。此外企業在自身內部監督管理方面的制度也不夠完善，沒有充分結合市場形勢的變化以及企業自身的發展戰略等進一步完善財務監督管理機制，從而導致財務管理檔案不完善、信息不健全甚至存在弄虛作假等情況。

（三）財務管理人員能力與素質有待提升。加強財務檔案管理需要有專業的財務管理人員來實施，尤其是隨著信息時代的到來，財務電算化工作有序開展，財務檔案不僅需要管理紙質檔案，同時還需要管理電子化檔案，所以對財務管理人員的素質與能力提出了更高的要求，但是目前財務管理人員對財務檔案管理工作重視度不夠，沒有嚴格按照相關的規定進行財務電子檔案的管理，沒有做好紙質材料和電子材料的全面融合和有效歸檔，很多數據信息資源處理缺乏清晰的工作安排，甚至導致一些數據丟失，紙質材料和電子化材料不相符，從而不利于提升財務檔案管理水平。另外，財務管理人員在財務檔案利用開發等方面的能力也需要進一步加強。

（四）計算機系統以及專業會計軟件等自身存在缺陷。目前雖然信息化時代的到來為組織開展財務檔案管理提供了強大的技術支持，很多組織也逐漸引進和配置了計算機系統以及專業會計軟件，但是計算機系統以及網絡系統、財務管理軟件等很多存在缺陷，他們在功能和安全防護等方面需要不斷升級，這些薄弱環節如果不及時發現并加以解決，不僅不利于保證財務信息檔案的完整性，甚至還容易導致信息出現篡改或者非法增刪改等情形，無法為財務信息化管理工作的開展提供基礎保障。為此還需要對計算機系統以及專業的會計軟件等進行維護和綜合防控，這樣才能避免出現這種或者那樣的缺陷，導致財務管理工作受到影響。

三、加強新形勢下財務檔案管理的優化措施

為了進一步提升財務檔案管理水平，切實發揮財務檔案應有的功能或價值，建議從以下幾個方面予以探索：

（一）完善財務管理相關的制度體系。無論是從組織還是國家層面看財務管理工作，都需要進行相關制度的完善，這樣才能為財務檔案管理工作的開展提供重要的基礎保障。當前企業正處于市場化改革的大環境下，經營管理機制、經營方式不斷發生變化，市場環境也在不斷發生變化，所以更需要尋求有效的制度支撐，才能為不斷提高組織運行管理的規范性奠定基礎。所以從國家層面應對現有的立法政策等進行分析和整合，結合時代的發展要求出臺更為完善的制度，對財務管理工作做出明確的指導性安排和要求。同時對于組織而言，也應當結合新形勢的變化進行財務檔案管理相關機制的建設與完善，對信息化時代電算化會計檔案等方式的知識進行宣傳，組織全體員工開展相關方面的學習等，增強財務檔案規范管理重要性認識并轉化為強大的合力，從而全面推動組織財務檔案管理工作有序開展。

（二）加強財務檔案管理監督機制的建立與實施。一方面，應當圍繞財務檔案管理進一步加強內部控制機制的建設。財務檔案管理工作的開展只有全面加強監督，才能確保執行有序有力。所以組織應當圍繞內部會計檔案管理等工作加強權責分工，明確具體的職責要求和工作使命，加強職業道德教育等，確保財務檔案管理人員嚴格按照要求組織開展各項工作；另一方面，國家應當圍繞權責監督等方面出臺更為明細的實施監督管理規定，注冊會計師以及會計事務所在維護會計檔案質量等方面的作用不可忽視，但國家也應當加強對這類組織和人員的管理，切實提高他們規范監督成效。此外還應當在財務審計等方面積極與現代企業管理制度相融合，制定更為完善的管理機制，從而引導各類組織結合自身實際，按照政策規定等強化內部約束和風險管控，及時發現財務檔案管理方面存在的問題并及時改進與優化。

（三）強化隊伍建設。財務檔案管理工作的開展需要廣大財務管理人員積極參與并加強規范運作，提高專業化水平，這樣才能確保財務檔案管理工作的有序開展。為此不能忽視財務管理隊伍的培訓，要不斷引進高素質、專業化的財務管理隊伍來開展財務管理工作，并著重圍繞財務檔案信息化管理等加強對財務管理人員政策法規、信息技術以及會計專業化軟件等使用方面的技能、素質、知識、價值觀培訓，提高從業人員嚴格自律意識以及專業化水平。另外組織在財務檔案管理方面還需要全面引導財務管理人員圍繞財務檔案信息利用等進行深入研究，完善獎懲機制，鼓勵財務管理人員圍繞財務信息的開發利用等積極探索，借鑒更多有效的經驗，從而更好地提升財務檔案信息綜合利用價值，更好地為組織發展服務。

（四）加強信息化綜合管理。要圍繞電算化財務管理信息系統的構建和安全管理等方面進行機制建設，結合目前財務信息檔案管理方面存在的不足等進行風險排查，制定明確的權責規定，對授權、口令等嚴格管理，對網絡信息系統等進行操作規范培訓，并確保監督和操作實行獨立運作。另外組織應當加強專業化財務管理軟件的配置以及硬件設施的完善，引進更多現代化的管理工具等，針對財務檔案管理，從安全性角度進行全面的功能設計，通過多種認證技術的應用鑒別身份，通過訪問控制策略的制定以及防火墻技術、入侵檢測技術、安全設計技術、備份管理等機制進一步提高財務管理人員對信息技術應用的安全意識，確保嚴格按照相關的要求做好各方面的基礎管理工作，發現問題或者風險等及時進行防控，針對可能存在的重點領域風險等加強層層監控防護，積極響應，從而更好地推動財務信息化管控規范有力。

總之，新形勢下財務檔案管理工作的要求不斷提高，對組織和財務管理人員也提出了更高的要求，只有全面加強政策的研究，結合新形勢的變化等強化技術、隊伍、制度等方面的建立與約束管理，這樣才能不斷提高組織財務檔案管理成效，更好地發揮財務檔案應有的功能，實現更大的經濟效益和社會效益。