淺析高速公路項目文件材料歸檔管理

文/福州市規劃勘測設計研究總院 柯思嘉

檔案管理無論是對于國家還是企業而言，都是非常重要的工作。隨著高速公路的不斷發展，內業管理制度已逐漸標準化、規范化。在這一發展趨勢下，施工單位由原先傳統觀念“外業第一”逐漸轉向“內外業并重”。而工程建設施工過程中必將產生大量有利用和參考意義的歷史文件材料，如施工、監理、業主關于質量、安全、進度、費用等相關往來性文件、各項施工工序的報驗文件、第三方檢測報告及竣工圖等，這些文件對于日后工程的管理、維護具有重要意義，倘若沒有對相關文件及時進行歸檔，那么在通車后日常養護管理過程中，相關單位及部門將無法及時、有效地查詢到相關信息，對后續的管理工作增加難度。由此可見，對高速公路工程文件材料及時妥善收集整理歸檔成了日常施工及檔案管理必不可少的一項任務。

一、文件材料形成及收集整理的注意事項

高速公路工程周期包含項目提出、調研、立項、審批、設計、施工、竣工驗收等環節，并形成相應紙質報告。因此，完善的文件歸檔系統成了文件歸檔的重中之重。只有利用科學有效的檔案管理系統、管理方式，將這些陸續產生的文件材料及時、有效地收集、整理、歸檔，才能確保為今后工程項目運行提供真實有效的資料支持。

高速公路在建設期各階段，產生文件多種多樣。為確保檔案資料有效、統一、齊全，需要對文件材料進行相關要求。一般而言，工程項目文件材料形成需注意：1.歸檔的文件材料需為原件（特殊情況如：原材料出產合格證為復印件，那么需在合格證上加蓋經銷商的章并注明原件保存地方）。2.所歸檔的文件材料必須客觀真實地反映現場的實際情況，如施工原始記錄、測量記錄及相關強度報告等應做到真實有效、填寫規范。3.形成文件時需注意文件材料的可重復利用性，打印所用的紙質宜采用70g/m2以上白色A4紙，文件材料書寫應做到字跡清晰，不存在涂改等污漬，同時應保證各項流程簽字蓋章的手續完備，上報的往來文件報告中若存在圖片等影像資料應確保照片清晰可辨。4.填寫時需注意應用黑色簽字筆進行填寫，不得采用鉛筆、紅筆等進行填寫。5.在編制竣工圖時，需注意竣工說明是否完善，是否能體現建成后項目的實際情況，是否能體現材料、工藝及變更的具體情況，并且所加蓋的竣工圖章必須為紅章。

對于所形成文件材料，在收集檢查及整理時應注意：1.文件材料的齊全性，如所報驗的質檢資料附件是否齊全，是否已附上相應的施工原始記錄、測量記錄以及強度報告等。2.填寫內容的完善性，如簽章是否齊全、書寫內容是否規范、檢測頻率是否按照相關要求進行、日期是否符合邏輯性等。3.文件材料歸檔的及時性，如是否及時向第三方檢測機構索要檢測報告。4.文件材料組卷的合理性，如各項文件材料分類是否科學合理、是否按照文件材料自然形成過程，保持其內在有機聯系，進行系統化整理組卷。

二、高速公路工程項目檔案管理存在的問題

目前，我國高速公路項目檔案相關管理規范的制定和實施有顯著進步，但在實際管理過程中仍存在許多問題，如內業管理體系建設不齊全，職責不明確，內業管理人員多為無相關工程經驗人員，且流動性大，這些都給檔案管理帶來很大麻煩。具體問題如下：

（一）項目文件管理職責分工不明確。內業資料人員在配備上常出現管理人員為現場施工人員，對于內業的管理工作并不熟悉。建立的檔案管理體系不完善、不科學，無法有效進行日常文件材料的歸檔管理工作。同時職責分工不明確，責任未落實到個人，成為當前各參建單位最為突出的問題，使得管理人員在文件材料歸檔管理工作上存在低效、重返率高等問題，各類文件收集可能存在漏項、重復收集等情況。

（二）歸檔文件材料質量不符合規范要求。在高速公路文件檔案管理體系中，各階段材料在歸檔時，其質量都有詳細的規范要求，但在實際形成管理過程中，所歸檔文件材料質量出現了各種各樣問題。其中較為突出的有：1.表格不統一，各標段采用不同的表格體系。2.填寫方式多樣化，相同檢測項，填寫模式未統一。3.簽章手續不完整、不真實，存在漏簽、代簽現象。4.未用黑色簽字筆書寫，使字跡模糊。5.文件存在復印件現象，施工原始資料未手寫。6.文件材料的內容不真實，如質檢資料上的日期與施工日志不對應等。

（三）歸檔材料收集不全。高速公路工程項目各階段涉及方方面面的文件材料，其特點為內容、形式不同，文件載體多樣，收集整理者常出現部分文件由于受忽視而導致收集歸檔不齊全，給后期管理利用造成很大麻煩。首先是建設項目前期文件缺失較多，如土地征用協議、招投標文件、初步設計審批文件、批準概算書、預算書等。到了建設項目施工期文件，文件的形成就更多，這也是竣工材料主要組成部分，而其中如單位、分部、分項工程開工報告、技術交底、中間交工證書、專項施工方案、首件施工總結、設計變更文件、竣工圖以及第三方檢測報告等最常出現文件收集不齊全的現象。對于綜合管理性文件如業主、監理、施工單位的往來性文件，在收集時不齊全，常表現為幾方單位文件不閉合、紅頭文件缺少附件等問題。

三、做好文件材料歸檔管理的建議

（一）檔案管理體系、職責劃分清晰。新時期檔案管理工作迎來了新發展，檔案管理工作應以提高檔案管理科學水平為本，積極探索有效的工作效率。一個科學的檔案管理體系是做好項目文件材料歸檔管理的必要前提，明確檔案管理小組結構、人員組成、責任劃分，確保任務到人、責任到人。建立完善的檔案管理網絡，應配備一名有經驗的總工程師或技術負責人分管此項工作的進行，負責督促、指導日常檔案歸檔工作。此外還應配備相應專（兼）職檔案人員，并確保人員穩定在崗。檔案小組成員應承擔各自責任，提高文件材料收集、整理、歸檔的工作效率。項目部其他各部門應配合檔案整理工作進展，對于日常收發文應及時形成臺賬，并按文件形成的自然邏輯關系，定期移交給本項目部專門檔案管理人員，確保滿足文件資料與現場施工進度同步收集、同步整理、同步歸檔的“三同步”要求。

（二）文件材料的編制和收集。高速公路文件材料應按規范進行編制，確保形成的文件符合工程實際情況以及文件材料的相關填寫、歸檔要求。其中工程報驗及抽檢資料為高速公路工程檔案主體內容，編制文件時施工、監理單位應根據本項目現場實際情況和行業規定、標準以及合同約定的要求進行編制。形成的文件應確保填寫規范、內容具體、字跡清楚、載體耐久，圖紙圖樣清晰，圖表整潔，各項簽字蓋章手續完備、不存在代簽名、復印件等現象。做到歸檔的文件材料真實可靠，數據有據可查。對于質檢資料收集時應注意查閱相應的單位、分部、分項工程劃分，根據現場的施工情況，及時收集各項工序的報驗材料。對于綜合文件應及時形成相應臺賬，收集時應按臺賬進行整理，做到不漏項、不重復。

四、結束語

高速公路工程檔案管理工作對工程項目意義非凡，通過科學的收集、整理、歸檔，確保歸檔材料對項目建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值，為后續管理工作提供必要的材料支持。因此，重視項目形成文件材料的質量，科學、及時對文件材料進行歸檔，才能為高速公路工程項目管理控制提供最有利的文件支持，促進工程有序發展。