淺談地震檔案利用服務創新

文/山西省地震局 劉敏娟

隨著信息技術和互聯網技術的飛速發展，社會各行各業均踏上信息化管理道路。毋庸置疑，地震檔案對于防震減災事業的發展起到了至關重要的作用，地震檔案管理的信息化也提上日程，不僅要將檔案數字化，而且將其在檔案管理工作中實現信息化，這就對檔案管理工作提出了新的要求，怎樣才能高效服務，方便利用呢？只有通過各種途徑、渠道、形式和方法傳遞檔案信息，利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，使檔案管理工作適應社會發展，才能使檔案管理工作邁向一個新的高度，因此檔案利用服務創新顯得十分重要，并且迫在眉睫。

當前檔案工作者的重要任務就是開發和利用檔案信息資源，利用現代化計算機網絡為用戶提供服務，并且不斷加強和提升檔案人員的綜合素質，提升服務能力，促進檔案管理向現代化、服務便捷化方向發展。

一、服務方式的創新的必然性

地震檔案涵蓋全局所有產生的文件、觀測報告、地震趨勢預測及上級相關部門下發的各種文件、會議材料、報告等。如何將這些海量的信息利用現代化提供給所需要的用戶，是檔案工作人員面臨的巨大挑戰。

傳統的檔案利用方式，是用戶到檔案部門利用檔案，查閱檔案，檔案原件利用將會受到不同程度的磨損。在信息化時代，人們改變了獲取信息的方式，希望通過信息系統、信息網絡及時、準確地獲得信息。因此，原有被動、手工式的檔案查閱方式已經不是唯一提供利用的方式，而且它正在被現代化的檔案服務方式所取代，檔案部門可以利用網絡提供檔案查詢、檔案利用、檔案統計，真正讓利用者實現上網查詢檔案、查詢登記服務。檔案原件將減少利用的次數，最大限度得以保護。

二、開發利用檔案信息資源

（一）豐富地震檔案室藏。豐富的室藏是提供檔案服務的物質基礎，檔案資料越齊全完整，可提供利用的檔案信息資源就越豐富。地震檔案如實地記載著地震各行政機關、事業單位、業務管理部門在處理各種事物時所產生的歷史背景、沿革發展及重要內容，為研究全省防震減災事業科學發展提供第一手資料，是促進地震檔案事業各項體制改革、創新發展的重要依據。在實際工作中，檔案部門不僅應重視對“紅頭文件”的收集，更應注重散落在直接責任人手中的重要文書、報表、圖片、聲像等檔案資料的收集。這些重要的資料如果不妥善收集整理，久而久之，會被當成廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。因此，作為檔案管理人員，我們一定要下大力度進行收集。每年年初我們對各部門、各單位進行有針對性的歷年遺落檔案、日常檔案收集工作，并對其納入部門年度考核工作內容，這樣既豐富檔案室藏，又增強大家對檔案工作的重視意識。其次，近年來隨著防震減災事業的不斷發展，產生了大量的電子文件，檔案室不僅要注重對傳統的紙質檔案的收集、整理工作，更應注重對電子文件的收集、整理、歸檔工作。

（二）加強檔案資源的開發利用。檔案資源的開發利用是通過各種有效的方法，使檔案資源直接服務于防震減災的各項工作，滿足各種利用需求的一項檔案業務工作，主要包括編制檔案檢索工具和檔案編研工作。檔案檢索工具是用來介紹和解釋室藏檔案的內容和成分，為查詢檔案提供線索的工具。無論是檔案室進行檔案信息加工，還是向利用者提供檔案，都必須憑借檔案檢索工具，從室藏檔案中檢索出相關檔案。檔案工作人員根據工作實際，編制操作性強的檢索工具。為此，我局編制全宗介紹、分類目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄等，同時結合檔案管理軟件達到了及時查找檔案信息的目的。檔案編沿工作是以室藏檔案為主要依據，以滿足本單位和社會利用檔案的需要為目的，在研究檔案內容的基礎上，編輯檔案參考資料的工作。檔案工作人員要根據室藏檔案情況及工作的實際，加強對檔案資料的分析研究，本著可靠性、實用性的原則，主動做好檔案信息的編研服務工作。依據檔案，先后編制《山西通志·地震志》《山西省地震監測志》《山西省地震局處室文件匯編》《機構沿革概覽》《工作制度匯編》以及《防震減災大事記》等。其中《山西通志·地震志》的編寫，運用大量的地震檔案，查找記載山西的地震活動、預防預測、地震地質、工程地震、管理體制數據，編寫成具有代表性的史實書籍。《山西省地震監測志》運用實物檔案中照片、地震檔案中的文件以翔實的圖文資料，反映全省地震監測工作隨著新中國地震科學的發展，所經歷的從觀測、預報，不斷探索和潛心研究地震監測預報方法到逐步形成具有中國特色和山西地方特點的地震科學體制的過程。這些編研資料不僅記載了山西地震活動的歷史，而且也為各類管理人員提供了有價值的參考和指導。

三、建立信息資源平臺，實現檔案信息資源共享

在管理好檔案的基礎上，檔案工作也要適應社會信息化的需求，為尋求更有效的服務新途徑，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，以提高檔案更快捷、更有效地利用，把“死”檔案變成“活”檔案，電子檔案的產生及運用顯得尤為突出和重要。根據國家檔案局關于發布檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）要求，具體闡明電子檔案文件級著錄的一系列相關的歸檔要求、內容、整理方法，為構建完整的檔案資源信息共享服務平臺打下堅實的基礎，同時也為檔案工作人員提供了可靠的依據和具體的操作方法，由此可見其必要性。

為促進我局檔案工作向現代化發展，檔案室引用網絡版SYH-BV6.0版本的檔案管理系統，它涵蓋了檔案業務管理的全過程，包括文件管理、檔案庫管理、檔案管理，以及涉及檔案業務的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、檢索、移交接收、統計等全程管理。其主要特點有：1.檔案管理流程化，檔案所涉及的知識更全面。2.網絡應用，檔案數據集中管理。3.權限細致，安全性更高。4.檔案庫、報表自定義管理。5.信息檢索快速、靈活。6.管理對象可隨意擴充，體現了系統的可擴展性和開放性。7.與OA辦公系統的巧妙銜接。檔案管理軟件與OA系統之間設計出傳輸接口，通過這個接口，使OA系統中辦理完畢的收文、發文及相關附件在歸檔后能自動流轉到傳輸接口中，檔案管理員通過這個接口對流轉過來的收發文根據文件的保管期限自動編寫檔號，再傳輸到檔案管理系統中，實現了兩個系統間的有效銜接，大大提高人員的工作效率。為地震電子檔案構建了快捷、有效的平臺。

四、提高檔案管理人員服務工作創新對策

（一）強化專業學習培訓，提升檔案管理人員專業素質。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，要求檔案工作人員既要有很強的責任心和良好的職業道德，又要有扎實的檔案管理專業理論知識以及防震減災專業知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法來高效管理地震各類檔案，提高檔案管理服務水平，這是新時代賦予檔案管理工作者的重要使命。首先，作為一名新時代的檔案管理人員，在學好自身檔案管理專業知識的同時，還必須學習公文、防震減災等相關專業知識，優化自身知識結構，并運用到實際工作中去。其次，通過集中培訓、分批輪訓、以會代訓等多種形式，積極組織檔案管理人員學習相關業務知識，提高檔案管理水平，同時組織他們到管理先進的單位參觀取經、開闊視野，借鑒先進的管理經驗和成功做法，只有這樣以不同的形式不斷地提高自身綜合素質，不斷進行知識更新，及時了解檔案管理最新發展情況，才能真正在檔案管理工作中有所突破，才能更好地提高服務用戶的能力。

（二）解放思想，更新觀念，確立檔案利用服務的重要地位。檔案利用服務是檔案工作的最終目的，是檔案工作所有環節的落腳點。檔案利用服務是強化應用技術開發、推廣，促進防震減災各項事業邁向現代化的強大動力，是檔案部門為防震減災事業作貢獻的一項重要工作，我們必須高度認識檔案利用服務工作的社會地位。要想更新服務理念，實現服務創新，首先必須轉變服務思想，被動服務變為主動服務，深入基層了解其所需。其次檔案部門要利用現代化計算機提供遠程服務，共享檔案網絡信息資源，使得服務范圍由窄變寬，服務層次由淺變深。最終努力拓展服務方式，開發新的服務領域，充分利用室藏檔案，通過多種渠道，使其更高效地服務社會，服務大眾。

五、檔案服務創新的任務

無論怎樣創新服務，最終目的在于方便利用和檔案的保護。目前檔案管理正面臨著如何創造條件，搶抓機遇，管理發展好檔案管理工作，這是檔案服務創新中基礎性的建設任務。

檔案服務創新中檔案資源的建設占絕對主導地位，怎樣把檔案收集好、管理好、運用好是檔案工作人員應當研究和探索的重要課題。檔案服務之基在于檔案資源的建設。這就決定要進一步深化檔案資源建設抓源頭監管理念，聚焦重大活動、重大事件、重點建設項目等方面不同載體檔案監管工作，全面推進常規歸檔與即時歸檔相結合。

在社會廣泛信息化的今天，我們的檔案事業必須不斷創新檔案利用服務新模式，大力推進我局檔案電子信息化建設工作。2019年，經我局立項批準，采用符合檔案外包安全管理規范的信息化服務，歷時兩年對我局1967年至2018年約35萬頁文書檔案進行數字化掃描，屆時將數據成果導入檔案管理系統，依托局域網為用戶提供更快捷、方便的服務。

隨著辦公OA的普及及其功能強大、方便快捷的優勢，我們將依托新版OA，建立檔案模塊，并開展網上利用服務，這是檔案利用服務的一種重要形式。檔案利用服務要依托此平臺，以檔案信息資源數據庫建設為核心，尤其是電子檔案全文數據庫建設，在線上網實現電子檔案的實時利用，使得檔案信息利用服務得以網絡化。

檔案服務工作任重而道遠，服務是檔案工作的主題，是檔案工作的生命力。要想適應當下的發展，就不能墨守成規，只有對檔案服務創新工作的迫切性有明確的認識，勇于進行檔案服務的創新，改進服務方式，檔案管理工作才能提高到一個新的水平，才能贏得大家更多的支持和理解，檔案利用服務創新才能保持旺盛的生命力。