論氣象科技檔案管理及有效利用

文/廣東省氣象臺(tái) 羅文

國(guó)家科技檔案的一個(gè)重要組成部分就是氣象科技檔案，其顯著特點(diǎn)是數(shù)量眾多，種類廣泛，且內(nèi)容翔實(shí)、記錄規(guī)范，資料與文件等具有非常強(qiáng)的連續(xù)性。不僅提供基礎(chǔ)資料給氣象部門開展日常業(yè)務(wù)與科學(xué)研究，也和多領(lǐng)域的建設(shè)發(fā)展（工業(yè)、農(nóng)業(yè)、建筑等）以及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的研究發(fā)展有著十分密切的聯(lián)系，可以說(shuō)是一種非常重要的科學(xué)技術(shù)資源和一項(xiàng)保障各行各業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要體系。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)生活與經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)準(zhǔn)確和有效的氣象信息產(chǎn)生了越來(lái)越大的需求，由此彰顯出氣象科技檔案管理與利用的重要意義與實(shí)用價(jià)值，因此加強(qiáng)對(duì)氣象科技檔案的管理與利用顯得十分必要。

一、氣象科技檔案工作存在的主要問題

（一）急需進(jìn)一步完善氣象科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系。如今我們所采用的氣象科技檔案管理規(guī)定與分類編碼規(guī)則在時(shí)間上已較為久遠(yuǎn)，現(xiàn)在的氣象科技檔案，不論是種類，還是內(nèi)容與當(dāng)時(shí)相比均有了非常大的變化。當(dāng)時(shí)的一些管理規(guī)定和編碼規(guī)則與現(xiàn)在的氣象科技檔案未必能很好地契合，甚至?xí)?duì)當(dāng)下的檔案管理造成一定的影響。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)定、檔案員數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及分類編碼體系的建設(shè)，慢慢將其納入行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的范疇之中。

（二）氣象科技檔案缺乏較新的服務(wù)方式和服務(wù)手段。雖然同傳統(tǒng)的服務(wù)方式相比，現(xiàn)在的氣象科技檔案工作采用了一系列更先進(jìn)的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、閱讀復(fù)印機(jī)、信息化掃描設(shè)備等，同時(shí)也引入了多媒體技術(shù)，但這部分設(shè)備的作用還僅限于資料的歸檔保存，而在氣象科技資料的開發(fā)利用與服務(wù)上，目前常以簡(jiǎn)單的、淺層次的手段為主，尚未真正建立起實(shí)時(shí)在線、永不關(guān)門的“網(wǎng)上檔案館”。而就算是這種十分有限的服務(wù)方式，通常也還停留在手工操作的傳統(tǒng)服務(wù)狀態(tài)，離檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的差距還非常大。

（三）氣象科技檔案服務(wù)缺乏較強(qiáng)的主動(dòng)性和服務(wù)意識(shí)。不斷加快的信息化建設(shè)，在很大程度上增強(qiáng)了氣象科技檔案的作用，進(jìn)而也增加了氣象科技檔案的服務(wù)需求。從客觀上來(lái)說(shuō)，就需要?dú)庀罂萍紮n案工作者改變傳統(tǒng)觀念，即不再被動(dòng)地等待用戶上門咨詢與查閱，而是對(duì)氣象科技檔案的服務(wù)市場(chǎng)與目標(biāo)用戶展開積極主動(dòng)的尋求。將規(guī)范科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)流程建立起來(lái)，將解決氣象科技檔案工作中出現(xiàn)的新問題的方法給找到，擺正氣象科技檔案在氣象事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的位置，盡最大努力將服務(wù)意識(shí)提高，就能讓氣象科技檔案的作用得到最大化的發(fā)揮。

（四）配套設(shè)施及檔案管理人員的綜合素質(zhì)仍需進(jìn)一步提升。在信息化時(shí)代，檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)即一系列先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化的電子信息系統(tǒng)和平臺(tái)。缺少了先進(jìn)的設(shè)備，以及對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行開發(fā)和維護(hù)的專業(yè)人員，不論如何先進(jìn)的技術(shù)思想與方法均不可能得到有效的落實(shí)。現(xiàn)階段，很多氣象部門受經(jīng)費(fèi)不到位和專業(yè)人員短缺問題的影響，氣象科技檔案的管理效率和效果都差強(qiáng)人意。若要將氣象檔案信息管理工作做得更好，必須設(shè)立專門的檔案管理人員，并通過(guò)培訓(xùn)不斷更新他們的專業(yè)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，同時(shí)配備好先進(jìn)的硬件軟件設(shè)備，做到與時(shí)俱進(jìn)。

二、如何加強(qiáng)氣象科技檔案的管理

（一）多方位多層次收集，保證檔案完整。收集工作是檔案管理眾多工作中最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)。第一步，氣象科技檔案收集，需把檔案的形成范圍、規(guī)律與特點(diǎn)給考慮到，做到有計(jì)劃、有針對(duì)性地多方位收集，以讓氣象檔案類目的完整性得到保證；第二步，應(yīng)當(dāng)針對(duì)氣象檔案系統(tǒng)性與連續(xù)性的特點(diǎn)予以嚴(yán)格把握，同時(shí)把檔案的內(nèi)容和各內(nèi)容所涉及的單位、部門、個(gè)人給弄清楚，展開多層次收集，使檔案的系統(tǒng)連續(xù)得到有效保證。在進(jìn)行收集時(shí)應(yīng)做到心中有數(shù)，一方面要避免為了急于豐富館藏而過(guò)早接受檔案，另一方面要防止將檔案作為某單位、某部門的私有財(cái)產(chǎn)而不愿將其移交，以至于長(zhǎng)時(shí)間分散保存檔案，使其功能受到損失，無(wú)法得到有效利用。

（二）規(guī)范化管理氣象科技檔案。氣象科技檔案工作的一項(xiàng)基本原則就是對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并對(duì)其完整性和安全性予以維護(hù)，以為各項(xiàng)工作的利用提供方便。而對(duì)各項(xiàng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)予以建立健全，對(duì)氣象科技檔案進(jìn)行規(guī)范化管理則是基本工作之一。過(guò)去，氣象科技檔案的保管體制主要為四級(jí)保管體制，即國(guó)家級(jí)、省級(jí)、地級(jí)、縣級(jí)，而如今已調(diào)整為二級(jí)保管體制，即只有國(guó)家級(jí)與省級(jí)，這便體現(xiàn)了氣象科技檔案的規(guī)范化管理。氣象科技檔案的規(guī)范化管理主要分為兩部分內(nèi)容，分別為氣象科技檔案形成過(guò)程、管理手段、管理工具的標(biāo)準(zhǔn)化，以及借助檔案質(zhì)量的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)行各個(gè)環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)對(duì)各崗位工作人員的職責(zé)范圍做出明確劃分，以此促進(jìn)效率的提高，從而使氣象科技檔案工作的規(guī)范化管理得以成功落實(shí)。

（三）切實(shí)加強(qiáng)氣象科技檔案工作中的質(zhì)量管理。氣象科技檔案從其發(fā)生到發(fā)展的過(guò)程中形成了自己獨(dú)一無(wú)二的客觀規(guī)律，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)都必不可少，其中包括收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、提供利用等，一起組成了科學(xué)完整的體系。對(duì)氣象科技檔案加強(qiáng)質(zhì)量管理的目的是通過(guò)系統(tǒng)利用質(zhì)量管理的思想與方法，從而將氣象科技檔案的管理理論豐富，讓自身建設(shè)加強(qiáng)，更好地確保氣象科技檔案管理工作有序展開，并使這些檔案的功能和作用得到最大化的發(fā)揮。實(shí)踐氣象檔案標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程即是實(shí)施質(zhì)量管理的具體過(guò)程。

三、氣象科技檔案在各方面的有效利用

（一）在氣象服務(wù)方面的應(yīng)用。對(duì)每一位氣象工作者來(lái)說(shuō)，只有綜合分析研究各種氣象資料，將本地氣候特點(diǎn)與氣候變化規(guī)律充分地了解并掌握，方可把專業(yè)的氣象服務(wù)提供給用戶，使不同用戶的需求得到滿足。而氣象部門開展服務(wù)工作的基礎(chǔ)就是氣象科技檔案。通過(guò)對(duì)這些檔案資料的利用，氣象信息的咨詢與其他各項(xiàng)服務(wù)得以提供給廣大用戶，如氣候分析、災(zāi)害防控等。還可以借助氣象檔案數(shù)據(jù)資源把氣象科普做得更好，借助多種形式，讓社會(huì)公眾對(duì)氣象知識(shí)的認(rèn)識(shí)與了解得到提高，從而也能更順利地開展各項(xiàng)便民服務(wù)工作。

（二）在工業(yè)方面的利用。工廠廠址的布局、建設(shè)以及工業(yè)的生產(chǎn)都受到眾多氣候因素的影響，包括溫度、濕度、風(fēng)速風(fēng)向、大氣混濁度等。比如一些廠址的選取與建設(shè)布局需將風(fēng)向、風(fēng)速、混濁指數(shù)等多種因素給考慮到；而紡織、造紙等工業(yè)則要把溫度、濕度等方面的因素納入考慮范疇中；風(fēng)壓、雪壓等因素則是部分高層建筑需考慮的，如工業(yè)用煙囪、水塔、鐵塔等。且工業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中所排放的廢氣、廢水等都會(huì)影響到區(qū)域內(nèi)太陽(yáng)輻射狀況、熱量平衡和水資源環(huán)境等，進(jìn)而使局部氣候產(chǎn)生變化。

（三）在農(nóng)業(yè)方面的利用。社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的第一項(xiàng)任務(wù)就是發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，而影響農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的一個(gè)重要因素就是氣象條件。受全球氣候變暖的影響，近年來(lái)各地的氣候變化都非常大，其中以氣象災(zāi)害頻發(fā)最為明顯，以至于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)也出現(xiàn)了很大的波動(dòng)。而只有有效地掌握當(dāng)?shù)貧夂虻奶攸c(diǎn)與災(zāi)害發(fā)生規(guī)律，方可做到趨利避害，合理調(diào)整農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)防災(zāi)減災(zāi)能力的提高。2019年8月，臺(tái)風(fēng)“利奇馬”開始登陸，但秋熟作物正處于生長(zhǎng)的關(guān)鍵時(shí)期。臺(tái)風(fēng)及降水有利于緩解局部地區(qū)的旱情，但也可能給農(nóng)業(yè)生產(chǎn)安全帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。對(duì)此，當(dāng)?shù)貧庀缶謱⒍嗄昱_(tái)風(fēng)特點(diǎn)結(jié)合起來(lái)，借助各縣市生態(tài)與氣象監(jiān)測(cè)站數(shù)據(jù)，發(fā)布重大氣象信息快報(bào)。同時(shí)，借助先進(jìn)設(shè)備，緊盯臺(tái)風(fēng)移動(dòng)路徑、強(qiáng)度和天氣、海浪變化，及時(shí)發(fā)布災(zāi)害預(yù)警信息，分析研判臺(tái)風(fēng)對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的影響，將臺(tái)風(fēng)路徑、大風(fēng)、大雨等預(yù)警信息及防災(zāi)減災(zāi)措施通知千家萬(wàn)戶，指導(dǎo)廣大農(nóng)戶及時(shí)做好防范工作。

（四）在建筑業(yè)方面的利用。建筑物以室外作業(yè)居多，氣溫、降水、風(fēng)向風(fēng)速與太陽(yáng)輻射等均會(huì)直接影響到建筑物的規(guī)劃設(shè)計(jì)與施工建設(shè)，建筑物的地基構(gòu)建與用料選擇等也和當(dāng)?shù)氐臍庀髼l件有著密不可分的關(guān)系。同時(shí)，在施工階段，還需將低溫、高溫、雨雪冰凍、降水、大風(fēng)天氣等對(duì)施工的進(jìn)程及工程質(zhì)量的影響考慮到，比如強(qiáng)風(fēng)可能把建筑施工設(shè)施損壞，威脅施工安全等。因此，政府部門也需要利用當(dāng)?shù)貧庀罂萍紮n案資料，制定不同氣候條件下工程建設(shè)的專業(yè)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)與施工標(biāo)準(zhǔn)。故而這些氣象檔案資料也在安全施工、保證建筑質(zhì)量等方面發(fā)揮著重要作用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，氣象科技檔案是黨和國(guó)家的一筆寶貴財(cái)富。對(duì)氣象檔案管理人員來(lái)說(shuō)，我們的光榮職責(zé)就是管好、用好氣象科技檔案。為此，我們必須樹立正確的觀念，解放思想，將氣象科技檔案在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的最大化。