高職學校檔案管理水平提高方式探究

文/鄒城高級職業(yè)技術學校 朱杰

學校檔案的形成基于學校建設和發(fā)展過程中的教育教學管理工作，檔案內容與類別比較多元化，像是教學筆記、教職工人事變動組織、教學規(guī)劃、會議記錄等等，這一系列的內容都能夠給學校將來的教學和管理工作帶來重要的參考或根據(jù)，也能夠促進學校提升教育教學水平和管理質量。基于現(xiàn)代科技的不斷進步，信息量持續(xù)增加，人們的思想理念出現(xiàn)了較大的變化，社會各個領域中都注重網(wǎng)絡信息技術的應用，從而不斷拓展信息處理量。當今高職學校檔案管理工作依舊缺少規(guī)范性，基礎設施建設不夠先進。為此，高職學校只有把握住時機，注重領導組織和人才隊伍建設，才可以提高檔案管理水平。

一、高職學校檔案管理的意義

（一）高職學校檔案管理工作為德育工作的開展提供了重要的參考標準。學校在開展德育教育時，學校檔案即變成非常重要的根據(jù)或材料。在日常的學校檔案管理工作中，學校發(fā)展過程中保留下的信息資料是非常重要的管理內容，通過這一系列的信息資料，可以對學校建設的整體情況進行洞察。學校在教學階段獲取的成就以及各種教育成果對學校的教育管理而言，具備非常關鍵的指導作用。在德育教育工作中，學校可以跟學生一起共享這一部分珍貴的檔案素材，以使學生通過這一系列的信息資料清楚學校獲得的成績和發(fā)展情況，從而激發(fā)學生的求知和上進意識。

（二）高職學校檔案管理工作促進教學管理活動的順利開展。學校能夠以檔案管理的一系列憑據(jù)完善教學管理活動。高職學校的檔案管理內容涵蓋非常多的素材，像是教育活動、科學研究、管理行為等，學校檔案管理工作通過有效地搜集以及整合這一系列相關活動或行為的素材，然后向學校檔案部門提交和歸檔，從而變成學校的珍貴素材，最終能夠促進教育管理活動的開展。

（三）高職學校檔案管理工作提供了考評學校工作以及辦學實力的關鍵材料根據(jù)。高職學校檔案的形成基于教育教學活動的開展，并且也滲透于學校組織管理以及教育教學工作的一系列環(huán)節(jié)中，從而對學校的運行發(fā)展、教學管理等予以體現(xiàn)，屬于非常關鍵的信息資源。而在高職學校的考評活動當中，學校檔案管理工作可以變成考評的根據(jù)或標準。對于高職學校檔案材料中涵蓋的常規(guī)教學資料信息而言，這一系列資料信息基于學校的發(fā)展變得尤為系統(tǒng)化和詳盡化。這一系列的資料信息中，涵蓋課程改革項目、教學綱要、教學規(guī)劃等等，縱觀這一系列的資料信息，可以明確高職學校的科研成果水平以及教學質量。鑒于此，學校辦學實力以及教學質量的一個關鍵性評價指標即學校檔案管理工作效果，并且學校檔案管理工作密切聯(lián)系學校的發(fā)展狀態(tài)，因為檔案都是跟隨人走，所以檔案的應用需要直接掛鉤學校的招生效率。與此同時，學生選擇學校的注意事項：一是注意師資力量，二是注意學校的校園文化以及環(huán)境，三是注意檔案管理的質量，為此，要想證實高職學校人才培養(yǎng)的可靠性以及高效性，就務必結合事實材料加以佐證，而這種情況下，需要應用學校的檔案資源，學校檔案管理工作即提供了有效的考評根據(jù)。

二、高職學校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）高職學校對檔案管理工作缺少足夠的關注。檔案管理具備服務性的特點，不少高職學校指出檔案管理工作難以形成直接的和顯著的辦學效益，這樣一來，導致高職學校的檔案管理工作處在尷尬的境地。還存在一些高職學校打著內部改革的幌子，隨意更改學校檔案管理部門的職能，從而造成檔案管理工作缺少足夠的關注。因此，在評估檢查高職學校時，往往發(fā)現(xiàn)學校的檔案資料不完善和缺少實際價值。

（二）高職學校檔案管理人員的專業(yè)化水平和素質較低。當今，不少高職學校的檔案管理工作者素質較低，很多檔案管理工作者并非源自檔案管理專業(yè)，不熟悉檔案管理的專業(yè)內容，缺少有關的檔案管理工作教育。除此之外，檔案管理部門跟學校的其他部門缺少有效的交流互動，從而導致取得高質量檔案的渠道斬斷，并且檔案管理團隊的人員素質較低，計算機基本操作不達標，難以很好地改革檔案管理工作。長期如此，高職學校的檔案管理工作效率低、缺少靈活性。

（三）高職學校檔案管理的基礎設施建設滯后。當前時期，不少高職學校建設了現(xiàn)代化的辦公設施，然而計算機只是具備輸入文字的作用，難以使無紙化辦公實現(xiàn)，不少高職學校的檔案信息化建設水平低。還存在一些高職學校依舊是人工收集、整理、記錄檔案，未曾有效地體現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術的優(yōu)勢作用。人工操作導致工作者的速度慢、準確性低、效率不高等，在這種學校受到評估和檢查的情況下，檔案管理工作者往往搞“臨陣磨槍”，不利于檔案管理工作效率和質量的提升，最終降低檔案的可信度。

三、高職學校檔案管理水平提高的方式

（一）高職學校高度關注檔案管理工作。只有高度關注檔案管理工作，清楚檔案管理工作的目標，才可以更好地體現(xiàn)檔案管理工作的價值。因此，為了提高高職學校的檔案管理工作水平，應全面思考，提高檔案管理的現(xiàn)代化意識。校領導應高度關注檔案管理工作，宣傳檔案管理工作的價值，且滲透現(xiàn)代化管理的意識，提高檔案管理工作者的工作自信心。并且，理清高職學校的檔案管理工作，不斷改進和完善檔案管理工作內容，像是制定相應的檔案管理工作制度、編制學校的檔案目錄等。與此同時，根據(jù)高職學校的實際發(fā)展現(xiàn)狀和特色，建構檔案管理的制度體系，以很好地保障檔案管理制度和實施的可操作性。事實證明，高職學校檔案管理工作以嚴格的管理制度為準繩予以開展，可以確保檔案管理工作的規(guī)范化、有序化。

（二）注重高職學校檔案管理的基礎設施建設。在目前的信息化社會中，高職學校的檔案管理工作應時刻保持先進性，進而確保實現(xiàn)檔案管理的信息化建設目標。高職學校具備相應的特殊性，學生數(shù)目大、流動性強、在校周期短等，這導致更加難以管理學校的檔案工作，而應用現(xiàn)代化的信息技術方式可以很好地完善這種不足之處。為此，在高職學校檔案管理的信息化基礎設施建設上，應增加資金投入，像是在全校開通網(wǎng)絡、采購學籍管理軟件、購置檔案管理軟件等，以確保實現(xiàn)檔案管理的信息化目標。與此同時，應注重提高檔案信息化管理的安全系數(shù)，確保檔案信息的真正安全。

（三）注重高職學校檔案管理工作的檔案室和專業(yè)化人才建設。高職學校應創(chuàng)建綜合檔案室，管理學校的檔案，并且安排專人管理檔案。高職學校的檔案管理工作的開展，應高度關注專業(yè)化檔案管理人才的培養(yǎng)，確保讓專業(yè)的管理人才優(yōu)化檔案管理工作。在檔案管理人才建設上，應培訓檔案管理人員，以及開展高職學校檔案室與區(qū)域檔案館或兄弟學校的業(yè)務往來和溝通。檔案管理人員應熟練地掌握信息化管理技術，增強計算機操作能力，從而提高檔案管理效率和質量。除此之外，檔案管理人員還應注重檔案管理有關法律知識的學習，從而奠定現(xiàn)代化檔案管理的良好基礎。

（四）高職學校的檔案管理需要提升標準化與集成化水平。基于計算機信息技術的持續(xù)進步，檔案管理部門能夠通過網(wǎng)絡化服務平臺在教學教研資料管理、學籍管理上實現(xiàn)機構、服務、資源、用戶的集成，以解決當今教研教學資料以及學籍檔案查詢服務上的不足之處，且系統(tǒng)地探究網(wǎng)絡服務平臺設計的技術、需求、理論等的可行性，創(chuàng)建高職學校檔案資源集成化服務平臺。這樣一來，創(chuàng)建的服務平臺，能夠立足于教研教學、學籍信息等檔案信息資源提供個性化服務、在線參考咨詢服務、信息查詢服務、信息發(fā)布服務等。檔案信息資源服務平臺緊緊圍繞用戶，結合集成化的服務形式實現(xiàn)高職學校師生全面的檔案信息需求，將一站式的檔案信息服務提供給廣大師生。并且，高職學校實施集成化的檔案管理，還可以更好地體現(xiàn)檔案管理的綜合效應，以及在整合檔案資源的基礎上，結合有關部門力量實現(xiàn)檔案管理部門之間協(xié)調運行水平的提升。總之，高職學校檔案信息化管理標準化建設程序的建構，可以由各個環(huán)節(jié)管理檔案工作，從而大大提高了檔案管理的規(guī)范化水平。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作是高職院校常規(guī)管理工作中的重要部分，應積極推動學校檔案管理工作更加標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)高職院校可持續(xù)發(fā)展。隨著國民經濟發(fā)展水平的提升，社會各項建設的現(xiàn)代化進程加速，這意味著關乎個人身份的檔案管理工作需要時刻保持先進性，提高檔案管理的現(xiàn)代化建設水平以及信息化程度。高職學校因為學生數(shù)量多、流通性強，為此，怎樣提高高職學校的檔案管理現(xiàn)代化水平顯得非常迫切和有意義，這就需要高職學校高度關注檔案管理工作、注重高職學校檔案管理的基礎設施建設、注重高職學校檔案管理工作的檔案室和專業(yè)化人才建設，以及高職學校的檔案管理需要提升標準化與集成化水平。只有如此，才可以使檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化和信息化，從而最大可能地體現(xiàn)檔案資源的價值。