大數據時代事業單位檔案管理工作的創新路徑分析

文/漳州市龍文區森林資源監測站 陳惠華

隨著科學技術的不斷發展，大數據時代帶給人們的不僅僅是便利性，還有激烈的行業競爭和對傳統理念的不斷變革。檔案數字化管理打破了傳統的檔案管理方式和方法，在如今這個大數據時代，電子檔案管理給人們帶來了一定的便利，也為檔案工作帶來了不小的考驗和挑戰。

一、大數據的概念

大數據這個概念的提出最早是為了對網絡上各種數據進行整理分析。其實它不是最近幾年才出現的新概念，早在20世紀，大數據就已經應用到各個領域，但由于當時的環境和社會比較落后，導致了不同行業、不同領域對大數據的定義也不盡相同。

一般來說，大數據分成三種類型：結構化數據、半結構化數據和非結構化數據。結構化數據指的是能夠通過表結構來實現的數據。反之，沒有辦法通過表結構來進行實現的數據就叫作非結構化數據。而介于結構化數據和非結構化數據兩者之間的就是半結構化數據。

二、檔案管理的概述

檔案的重要性不言而喻，而如何進行檔案管理更是有著重要意義。隨著社會的發展，傳統的檔案管理方法已經不適用了。當今社會的主題是創新，各行各業都要樹立與時俱進的創新理念。大數據時代，任何行業的工作或多或少都會與互聯網、計算機等技術結合在一起，檔案管理工作也不例外。在大數據時代，檔案管理工作的方法不能再以落后的姿態出現在人們的視野中，而是應該隨著社會的發展不斷進行完善。

三、大數據時代事業單位檔案管理的模式

在當前的大數據時代，事業單位一定要建立健全信息化檔案管理模式。如今檔案管理已經電子信息化，檔案管理工作已不是一項簡單的工作，它關系到很多方面。這就要求檔案管理工作人員不但要有很強的信息整理能力，還要有信息輸入與輸出能力。

大數據時代檔案管理日趨網絡化，信息化檔案可以建立一個專門的網站來進行管理和操作。可以是由國家或相關政府部門建立的網站，也可以是由某個事業單位建立的管理本單位內部檔案的網站，而這些網站的建立都離不開大數據的幫助。因此無論是建立網站的工作人員還是檔案管理的工作人員，都應具有非常強大的數據化思維與信息化思維。由于檔案管理模式已從傳統紙質檔案的管理模式轉化到現代化的信息化檔案的管理模式，它需要運用到互聯網的新型技術，這就要求檔案管理人員應具有很強的工作適應能力，能很好地實現從傳統管理模式到信息化管理模式的轉變。

四、大數據時代事業單位檔案管理工作的內容

大數據時代事業單位檔案管理工作，其實主要是建立在當今這個數字化時代和科技現代化時代的基礎上。在當今這個大數據時代，檔案管理的方式發生了改變，不再像以往那樣落后、低效率。互聯網技術的普及，使檔案管理從原來的實體保管變成了網絡保管，節約了管理的成本。

如今事業單位檔案管理的方式是由專門的檔案管理機構進行接管，它們依靠著計算機和互聯網，利用網絡化手段和方法，對檔案進行分類、整理、歸納。這樣做的目的，可以節約查找檔案的時間，又可以起到更好保存檔案的作用。

大數據時代事業單位檔案管理工作有著很多與以前截然不同的特點。由于大數據時代依靠的是互聯網來對檔案進行管理，那么就一定要符合國家或有關部門的法律法規，不能出現違法的行為。

另外，大數據時代檔案管理運用的是計算機技術，檔案都是不同于以往紙質檔案的電子檔案。紙質檔案不方便進行修改、編輯工作，而電子檔案可以隨時隨地進行修改和編輯。并且相比紙質檔案的保存存在著浪費紙張、破壞環境等弊端，電子檔案的保存能夠解決這些問題并節約成本。由此可見，電子檔案符合國家的可持續發展戰略要求。

五、大數據時代事業單位檔案管理存在的問題

（一）規劃比較落后。由現實的實際情況來看，大數據時代事業單位檔案管理工作存在著規劃落后的問題。檔案管理工作容易受到很多方面的影響，比如檔案管理的權限不明、投入檔案管理的資金不足等。這些問題，使得檔案管理的方式具有很強的不確定性，導致檔案管理工作難以出臺一個全國統一的方案來進行解決，因此各地的政府和相關事業單位必須進行自我改造和自我完善。

（二）檔案管理人員的服務意識不強。近些年來，隨著第三產業的發展以及國家大力發展服務行業，從領導層到基層都經過服務相關的培訓。事業單位里不管是檔案管理內部還是外部，高層還是基層的管理人員，都感受到了檔案管理信息化的服務，但是這些依然還是存在著一系列的障礙。

六、大數據時代事業單位檔案管理工作的創新路徑

（一）進行相應的資源整合。大數據時代事業單位檔案管理的工作把那些分隔的部門全部整合在一起，有利于把分散的數據和檔案信息集中、歸納、整理。這么做會讓文件的集中性更高，如果其他部門需要利用文件來進行工作，事業單位辦公室文件管理部門可以采用文件共享的方式來協助其他部門開展工作。

另外，可以將傳統的檔案管理部門建設成為網絡化的數字檔案管理部門，不過在建設數字化檔案的過程中，一定要符合當地政府相關的規定和要求。并且當地政府也要根據數字化檔案管理部門的建立來適當地轉變其政府職能，這樣才能與數字化檔案管理部門更好地匹配，跟上時代發展的步伐。

（二）加強事業單位檔案管理人員的專業素質培訓。大數據時代，一定要加強事業單位檔案管理工作人員的服務意識，強化他們的服務觀念。事業單位檔案管理，并不是一項可有可無的簡單工作，其實它關系到方方面面。檔案工作人員應該把檔案管理信息化工作當成國家信息化建設的一個非常重要的部分。有些機密檔案只能夠給個別部門的人員查閱并永久保存，除那些絕對機密的檔案文件外，其他的檔案可以拓展其服務的領域。要把國家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財力發揮到正確的地方，不要造成成本的浪費，使經濟效益達到最大化。

（三）加快事業單位檔案管理信息化的進程。要充分意識到事業單位檔案管理信息化的意義，意識到把信息化應用到事業單位檔案管理的重要性。信息化檔案管理能夠大大提高事業單位檔案管理的效率和管理水平。事業單位檔案管理人員一定要改變傳統的管理思想和理念，要充分認識到檔案管理信息化的重要性，對信息化技術要有一定程度的了解。

事業單位檔案管理人員還要采取多樣、多元化的檔案管理方式，結合當今的信息化建設，對整個事業單位的檔案進行有序管理和監督。

不僅是事業單位的管理人員要樹立相關的意識和拋棄傳統的管理理念，其他部門的工作人員也要有相應的思想意識的改變，這樣才能使信息化建設在事業單位檔案管理方面更加健康地進展。

（四）施行一站式的檔案管理方式。大數據時代事業單位檔案管理就是把以前傳統的事業單位檔案管理模式進行徹底的革新和改變，摒棄落后的紙張記錄信息的方式，依靠互聯網和計算機把檔案數據錄入到電腦上，并對這些數據進行整理、分類。在檔案管理過程中，可以采用一站式的方式，把大數據信息的基層檔案應用其中。

（五）加強事業單位檔案信息的安全保護。“安全第一”不管在哪個行業都是一個非常重要的理念。大數據時代，檔案信息的安全性也是事業單位檔案管理中不容忽視的部分。

檔案信息的安全性威脅一方面來自電腦和計算機的設備管理，另一方面來自互聯網。所以，想要最大限度地保證事業單位檔案管理的安全性，就要從這幾方面出發。首先，要加強培養事業單位檔案管理人員的思想意識和安全責任意識。在日常的檔案管理工作中，管理人員應該定期對各種設備、機器進行檢查和維護，一旦發現問題或是出現隱患，應該及時上報。其次，要建立安全的網絡屏障，要利用各種軟件建立屬于本單位內部的檔案管理網絡，并且一定要保障該網絡的安全性。

七、結語

檔案管理方式的不斷創新符合大數據時代發展的趨勢，事業單位檔案管理的過程中，也應該不斷創新自己的檔案管理方法，提升檔案管理的效率和質量。

在大數據時代，很多行業的傳統管理模式不是行不通，而是已經無法滿足這個快速發展的時代需求，與大數據時代的各方面都無法相匹配和適應了。事業單位檔案管理工作也是如此。只有把檔案管理和大數據結合在一起，才能夠提高事業單位檔案管理工作的效率和質量。信息化的檔案管理模式還可以更好地保存檔案和相關資料，方便管理人員的查閱和利用。