辦公自動化環境下的醫院檔案管理

文/山東省濟寧市疾病預防控制中心 徐福元

伴隨著新時代大數據的到來，醫院的檔案數據越來越多，并且它的復雜程度也有了很大的提高，這就給管理檔案的工作人員帶來了非常大的工作負擔，所以為了減少這種不利的因素，需要用自動化和現代化的技術，以此來取代檔案管理中人為的操作。對于醫院而言，其檔案的管理工作可以給醫院的運作、科學研究和醫療技術的發展方向提供重要作用。現在這個階段，計算機網絡是具備辦公自動化的先進技術方式，并且計算機網絡給醫院的辦公活動提供了非常方便的前提條件。在辦公自動化環境下開展有效的檔案工作，融入先進的計算機技術，在網絡安全的基礎上明確管理制度的標準，歸類檔案信息，深度挖掘檔案價值，突出其優勢，提升服務質量。

一、在醫院檔案管理過程當中辦公自動化的作用

（一）辦公自動化。辦公自動化指用現代的技術手段，對辦公室內的相關工作信息進行處理，實現檔案的傳輸、存放、發送、信息接收等，提高了信息傳播的速度并確保其準確性。作為高科技產物的辦公自動化，把計算機網絡的技術應用進行了充分的發揮。把辦公業務與辦公人員相結合構成的系統，可以稱為人機信息系統。辦公自動化系統在運營的過程里面，存在著很多的優勢，可以更好地做好辦公活動，從而提升辦公的效率。

（二）辦公自動化在醫院檔案管理中應用的重要性。1.提升工作時效。醫院的檔案內容多種多樣，可以劃出很多的種類，在辦公自動化系統運用過程中，可以使醫院的職員、智能、辦公流程在很大程度上受到影響，讓傳統人工操作有效地突破限制，推進檔案管理工作向合理科學的方向發展，讓信息檢索的便捷性大大提高。2.強化儲存方式的安全可靠性。在以前管理醫院的檔案過程當中，因為受到溫度與濕度這樣的因素影響，關系著紙質檔案儲存、管理成果，因此需要主動利用自動化的系統縮小檔案存放的空間并提升其利用率，盡量延長檔案壽命。并且在辦公自動化的環境下儲存方法也能從單一變成多元的，例如文本、圖像等。3.實現共享資源。如果能夠有效地應用計算機進行醫院的檔案管理，那么科學性和規范性的管理就可以實現，最大程度上提高資源的實際使用率以及查尋效率，讓每一個科室的工作人員，均可實現網絡資源的最大化運用。

二、辦公自動化條件下的醫院檔案管理特點

（一）可實現信息的共享。有的醫院應用檔案信息時只重視醫療效果，對于管理工作卻做得不到位。這樣就勢必造成檔案信息在運用中出現較為混亂的情況，對于未來各項工作的開展均有可能導致一些不良影響。而在辦公室自動化的條件下，醫院在工作中可以運用網絡技術，在醫院中工作人員可對信息做好調整及運用，實現信息的共享。同時，監督管理人員在具體的作業期間可通過互聯網去監管及管理檔案，避免在運用階段出現信息泄露等而對醫生造成的不良影響情況發生。

（二）信息收集靈活。之前醫院檔案是以紙張方式開展，受制約大，存儲更是困難。而當辦公自動化環境出現后，檔案可通過數字化方式，減少了儲存的難度，也為之后檔案管理工作的順利進行打好基礎，促進醫院更好地發展。

三、辦公自動化條件下醫院檔案管理的不足

（一）儲存文件的保密性較弱。對于醫院而言，病歷是其中一項最重要的記錄，其中包含了一些數字化的信息，需要儲存和管理還有運輸，關于隱私保護的安全性有著非常高的要求，因此充分的保護工作十分重要。現在普遍使用網絡，故網絡安全也會受到一定影響，文件在儲存時，其安全性可以說是最應該引起重視的問題。單依電子文件來說，未有固定標記、形式和修改也過于容易，沒有較高的保密性。

（二）缺少管理標準規范。在醫院里面開展檔案管理工作時，能夠有效使用辦公自動化系統，利用先進的設備，可以大幅度提高工作效率，但與此同時，在管理的部分就會出現較多問題，例如：醫院的許多文件都是只有存檔，并沒有與之聯系的原始文件和底稿，這就會在一定程度上給管理工作帶來較大的難度。在醫院管理檔案的時候，在辦公自動化實施的過程中，沒有制定統一的標準和法規制度，進而造成在管理流程上出現了很多問題。

（三）工作人員素養不足。醫院檔案管理所使用的自動化系統，和傳統管理方式相比，不僅是管理方式還是實施過程都存在比較大的不同之處，對于檔案管理的工作人員也有著極高要求。管理人員不單需要熟悉有關技術，還需要有一定的專業素養及管理能力，并且一定要擁有創新的認識，進而能夠很好地面對實際的工作需要。然而現實生活中大部分醫院管理檔案的職員關于辦公自動化系統掌握不充分，未能科學、合理運用系統來完成各種工作，影響工作的開展。

（四）管理系統有待完善。在辦公自動化運行過程中，醫院實行檔案管理工作時，就一定要有完善科學的管理體系為它奠定堅實的基礎。現實生活中，許多醫院都會有相關的檔案管理系統，但卻不夠完善。因此，在日常管理中，軟件使用少且效率不高，影響了辦公自動化在檔案管理工作中的實效。

四、辦公自動化當中醫院檔案管理實施方法

（一）加強醫院檔案管理網絡的安全。在醫院檔案管理工作中使用辦公自動化系統的時候，需要面對的問題是網絡的安全與否，所以有關工作者需要對網絡安全問題加以確定，讓網絡保持安全，加強醫院檔案管理工作的網絡安全。首先，在實際運行網絡系統的方面來看，計算機系統由基礎的設施以及硬件等組成，具有很多特征優勢，例如高效性以及網絡的安全性等。確保網絡安全需從各系統著手，防止系統被更改或入侵，造成檔案資源外泄，確保整體系統的穩定、安全。另外，在實際醫院檔案管理的時候能夠加強辦公自動化的網絡安全性能，利用好現代技術的方式，在檔案管理中設置好訪問權限，把實際的責任明確到個人，避免外人訪問本院的系統，否則病人的個人診治信息和案例方面的安全性會受到威脅。特別需要注意，要保護好每一個人病人的隱私，這也是保護醫院及患者雙方的利益。

（二）擬定科學、合理的檔案管理標準。開展檔案管理工作，醫院需要對每項資料進行全方位收集，整理好后保管妥當，并做好保管、鑒定以及統計等等，提供信息檢索，方便服務。這也是主要的工作流程內容。當前，在辦公自動化條件下，為提升其總體的檔案管理水平，需要擬定與實際相符的制度與標準，把管理工作的細節規范到工作中，明確每一個工作人員的責任。

（三）完善相應的人才培訓制度。在醫院檔案管理過程中，開展辦公自動化工作是與其管理高水平人才有著密不可分的關系。那么，醫院就要著重培養檔案管理員的工作能力，從檔案的制度標準來說，要注重信息和檔案管理的專業培訓，引進更多的專業人才，為醫院檔案管理充實人才。

（四）增加投入。要想開展好自動化辦公需要投入設備和資金，更好完善管理工作。同時，定期引進、優化計算系統和設備，全面控制辦公系統的運行效率，支持辦公自動化系統的穩定性。

（五）強化檔案信息建設。為保證醫院對檔案管理工作的順利開展，應該合理地利用辦公自動化的技術，推動檔案管理信息化建設的開展。之后，引入更多的創新技術、網絡化技術等科學手段，從而科學地掌握每一項檔案資料的工作，讓檔案資料都能夠被載入信息化的數據庫中，給各個科室適當地下放權力，讓他們可以及時地查找和搜索相關的醫療資料，確保醫療活動的順利開展以及實施。

（六）建設檔案管理系統。全方位地提高檔案管理工作的實施水平，構建檔案管理系統。在系統工作時可以融入電子文檔以及檔案管理，在技術方面確保工作的順利進行。在辦公自動化系統支持下，醫院的檔案管理系統是比較復雜的組成，但可以輔助檔案管理工作的開展。在檔案管理系統下，醫院公文管理工作的歸檔活動就變得規范了。

五、結語

總而言之，辦公自動化環境中醫院需要切實開展有關檔案管理工作，在之前的管理工作基礎上，優化工作方式并提高管理的水平。如果想要切實解決醫院在開展辦公自動化檔案工作中所遇到的問題，不單需強化醫院檔案管理網絡安全，擬定合理、科學的標準制度，還需要建立完善的檔案管理人才的培養制度，加強辦公自動化系統的有效運行，開發、利用檔案，加大建設檔案信息化和管理系統，使其起到有效的管理作用。