關于醫院綜合檔案網絡化管理的思考

文/山東省濟寧市中醫院 張寧

醫院綜合檔案管理與各部門和各個科室之間有著密切的聯系，工作內容主要為檔案的收集、歸檔、保管以及利用等。醫院綜合檔案管理質量可以直接反映出醫療服務質量與整體管理水平，醫院新醫改的不斷深入，對醫院綜合檔案管理工作提出了全新的要求。基于此，在網絡技術快速發展的背景下，醫院綜合檔案管理工作也需要進行網絡化管理，以便為醫院診療與護理以及實驗證明等提供更加完善的服務，所以，需要對醫院綜合檔案進行現代化管理。

一、醫院檔案進行網絡化管理的必要性

（一）是醫療衛生事業發展的必然趨勢。自黨的十九大以來，我國醫療衛生事業得到了快速發展，隨著醫院職能管理部門與醫療技術人員對檔案需求的增加，對檔案功能提出了全新的要求。在這一背景下，使檔案內容的交流日漸頻繁。各級醫務人員渴望可以快速獲取到自己所需的檔案信息，也希望可以盡快構建一套完善且高效的檔案信息查詢平臺，以此來實現醫院檔案信息資源的共享。當前，在信息技術快速發展的當下，網絡發展已經涉及各個領域，同時也正在不斷完善，而醫院檔案的網絡化管理呼聲越來越高，醫院綜合檔案實行網絡化管理可以全面滿足各部門與醫務人員對檔案信息的實際需求。

（二）有利于節省檔案儲存空間，保護原始檔案。醫院綜合檔案信息諸多，內容必然會涉及多方面信息，如行政、醫療、教學、科研以及設備等信息，以往傳統的檔案管理模式基本上都是紙質檔案，使用人員可以依照自己的實際需要來進行查閱和閱讀。在信息化發展背景下，醫院綜合檔案可以引用網絡化管理模式，將紙質記錄內容通過數字文檔來進行儲存和保管。另外，在網絡化檔案管理模式中，可以依照機讀檔案來取代紙質檔案，這樣的方式，既可以減少檔案儲存空間，同時，還可以進一步降低管理成本，有利于使用人員快速檢索并加以利用，避免檔案因為多次復制出現紙張與人力資源的浪費。另外，還可以避免對檔案原件的頻繁閱讀，保障原始檔案的有效性。

二、當前醫院檔案管理工作存在的常見問題

（一）醫院檔案管理缺少明確的分級范圍。檔案管理工作十分復雜且繁瑣，在管理過程中，需要管理人員對不同檔案進行分類與分級別管理，這樣的方式方便檔案查詢。針對醫院檔案管理工作來講，存在諸多問題，如沒有明確的組織管理機構對其進行管理，分級管理便無從談起，醫院綜合檔案室基本上都是對文書檔案、基建檔案、財務檔案、醫德檔案以及設備檔案進行管理，這種單一的管理模式導致醫院檔案管理缺少有效性。針對醫療文書檔案與檢查影像檔案沒有進行分級管理，基本上都存放在相應的醫療科室中。另外，檔案管理人員沒有運用科學的管理方式來進行管理，導致諸多需要進入綜合檔案管理的檔案沒有進行妥善管理，出現檔案管理雜亂的現象。

（二）綜合檔案形同虛設，無人問津。醫者的主要職責就是治病救人，大部分醫院也都在遵循這一主旨來進行日常活動，普遍認為其他管理并不重要。經過調查發現，多半以上的醫院建立了綜合檔案室，但基本上都是為了應付檢查，并沒有人員對檔案進行查詢，綜合檔案室的使用效率較低，檔案的使用通常都是人事與案例資料。這一現象出現的原因主要為以下幾點：其一是綜合檔案管理工作宣傳力度較差，導致大部分醫務工作人員沒有認識和意識到綜合檔案管理的重要性。其二是綜合檔案管理工作被誤解嚴重，認為綜合檔案是重要部門，一般不會對他人開放，導致醫院綜合檔案管理很少有人提起。其三針對大部分醫院來講，檔案管理工作屬于行政工作，不會對其投入更多的人力與物力，導致綜合檔案管理經常呈現出關閉狀態。

（三）信息化程度有限，缺少資源共享平臺。當前，大部分醫院都很愿意為醫療設備的引進和課題研究投入資金成本，卻沒對檔案管理構建信息化平臺，這一問題出現的主要原因就是領導人員不重視檔案管理。另外，因為部分檔案管理人員的網絡操作能力較差，只能進行一些簡單的檔案收集工作，沒有對檔案信息進行采編與歸類，導致檔案在計算機中出現混亂排序的現象，進而使醫院綜合檔案網絡化管理形同虛設。

三、優化醫院綜合檔案網絡化管理的對策

（一）完善檔案管理制度體系，為檔案網絡化管理提供保障。醫院綜合檔案管理工作十分重要，在管理過程中需要將網絡化管理方式融入醫院制度建設中。完善醫院綜合檔案網絡化管理的規章制度，通過有效的制度來促進網絡化檔案管理良性進行，將醫院綜合檔案網絡化管理工作全面落實。其一應構建醫院綜合檔案網絡化管理細則，如《醫院綜合檔案網絡化管理條例》《醫院綜合檔案網絡化管理操作指南》等，構建標準的操作程序十分關鍵，在過程中應明確如何將檔案進行分類，其中應包含大項目與小項目的分類；如何對檔案進行編號與排序，以及如何設置檔案目錄；如何設置檔案關鍵詞等。另外，在醫院綜合檔案管理的收集與整理以及加工等多項環節中，都需要有明確的制度規范來作為指導，以此來保障各個步驟都可以順利進行，實現綜合檔案管理的準確性。其二需要對醫院綜合檔案網絡化管理人員構建監督制度以及獎懲辦法等，即便醫院綜合檔案開展了網絡化管理，但并不是各項工作都可以自動進行，還有諸多環節需要人工來進行操作。所以，也應對管理人員構建一套健全的規章制度，以此來規范工作人員的行為，監督其工作程序等，這樣才可以保障醫院綜合檔案網絡化管理實現可持續發展。

（二）強化對人員的專業性培訓，為網絡化管理提供人力保障。醫院綜合檔案管理人員的自身素質與網絡化管理工作開展質量有著密切的關系，所以說，需要加強檔案管理人員的專業能力。在過程中需要根據以下幾點來對其專業能力進行提升：其一，需要對醫院檔案管理人員網絡技術能力進行教育培訓。要求檔案管理人員要熟練操作計算機，如檔案信息數據的錄入、網絡查詢以及檔案數據庫管理等多項操作，同時還需要掌握專業化的檔案網絡操作，例如可以運用網絡手段來收集各類醫療檔案信息，可以使用通信設備或電子設備對檔案信息進行加工與處理以及轉化等工作，可以對檔案信息進行加工分類以及編號排序等。其二，需要對醫院綜合檔案管理人員進行職業素養培養。職業素養主要包含對本職工作的責任心與檔案的保密工作等，這是保障醫院綜合檔案網絡化管理實現的基礎內容。基于此，醫院需要運用行之有效的方式來對檔案管理人員進行教育培訓，著重強化他們的職業素養與風險意識，使檔案管理工作人員可以認識和意識到保密工作的重要性。高素質的檔案管理復合型人才可以保障檔案網絡化管理工作的全面落實，同時達到節省人力成本支出與提升醫院綜合檔案管理質量的目標。

（三）強化網絡安全管理，提升網絡化安全保障。醫院綜合檔案管理工作實現網絡化管理既可以為檔案管理工作提供便利，同時還可以促進醫院檔案管理工作更加科學化、現代化。但在檔案網絡化管理進程中，需要依靠計算機來對檔案進行電子化管理，在不安全的網絡環境中，檔案存在被盜或丟失等風險。一旦醫院綜合檔案管理系統被黑客侵入，那么檔案信息內容就容易被修改或盜取，這對檔案管理會帶來嚴重的影響。基于此，需要加強綜合檔案網絡化管理的安全性，使檔案管理人員意識到檔案丟失或被盜所帶來的危害，使檔案管理人員可以在實際工作中加強預防。醫院綜合檔案網絡安全管理具體操作可以從以下幾個方面進行：首先，在檔案網絡化管理開展之前，需要對計算機進行查毒與殺毒工作，避免病毒對檔案造成破壞，其中檔案網絡管理終端的安全管理十分重要。其次，需要對重要檔案與密碼檔案進行加密處理，在這一基礎上還需要做好備份，以此來保障檔案數據信息的安全性。最后，需要定期對檔案網絡化管理設備與軟件進行維護，這樣的方式可以使各項功能都處在備用狀態中，達到提升綜合檔案網絡化管理的安全性。

四、結語

結合全文，在科學技術迅速發展的背景下，網絡技術也呈現出了快速發展態勢，各個行業都開始對網絡技術進行運用，當然醫院也不例外。針對醫院綜合檔案管理工作來講，借助網絡技術對其進行管理可以有效提升綜合檔案管理的有效性。醫院在進行檔案網絡化管理工作的過程中，應注意避免可能出現的問題，運用行之有效的方式來完善檔案網絡化管理工作，使其可以更好地為醫院檔案管理工作提供服務。