醫院重點建設項目檔案整體遷建項目管理中存在的問題及措施

文/武夷山市立醫院人事科 林凌

醫院整體遷建項目會在醫院原有科室的基礎上進行醫院醫療設備、醫療部門及基礎設施的完善，使得醫院的醫療服務水平得到提升。檔案作為進行醫院項目建設過程中進行相關信息記錄的重要載體，做好檔案管理工作，不僅可以幫助醫院在遷建項目以后快速地進入工作狀態，還有助于為醫院以后的發展提供精準的數據，促進醫院的健康發展。

一、醫院重點建設項目檔案整體遷建項目管理中存在的問題

（一）檔案資料完整性缺失。我市是一個國家五A級旅游度假城市，不僅擁有豐富的自然資源和文化遺產，還擁有較大的人流量，促進了我市經濟的快速發展。但是，醫療問題一直是我市的短板問題，醫院病床不足、高級醫護人員缺失一直是我市醫院存在的問題之一。因此，在醫院重點建設項目檔案整體遷建項目管理過程中，進行檔案資料的管理，可以保證醫院檔案資料的完整，讓醫院可以根據整體遷建項目要求，進行醫療問題解決，提高我市的醫療水平。但是，醫院在進行整體遷建項目的過程中，如果沒有對檔案資料進行及時收集和歸納，很可能會造成檔案資料的完整性缺失，這種現象在我國醫院工程建設項目中經常出現，不利于醫院的建設與發展。造成這種現象出現的原因主要有以下幾個方面：一是檔案工作人員的意識不強，并沒有做好檔案資料的施工保障工作，在施工前沒有及時進行檔案資料的收集、整理與存檔，造成了醫院檔案資料的損害或丟失。二是施工人員沒有認識到檔案的重要性，在施工過程中沒有對檔案資料進行關注，也沒有與醫院檔案資料管理人員進行溝通，導致施工的過程中會造成醫院檔案資料的損壞和丟失。

（二）檔案資料管理制度不健全。檔案管理是一項復雜、繁瑣的工作，尤其醫院的檔案資料種類繁多，需要花費大量的時間和精力對檔案資料進行分類和管理，以便后期對檔案資料進行查找和使用。但是，目前我市醫院工程建設項目檔案管理中，并沒有進行相關制度的明確規定，導致醫院項目建設檔案并沒有明確的制度管理要求，不利于檔案管理工作的正常開展，但是相關工作人員并沒有認識到檔案管理制度的重要性，開展的檔案管理工作不符合檔案管理制度要求，造成檔案管理工作混亂，使得檔案資料管理人員不能根據制度要求進行施工前的檔案收集，有可能會造成施工過程中，檔案資料的破壞和丟失。

（三）職責分工不明確。由于醫院重點建設項目檔案整體遷建項目的時間較長、程序較多，每個程序中所產生的檔案資料都起著相輔相成的作用。但是，由于相關工作人員的職責分工不明確，沒有做好階段性的檔案管理工作，導致檔案在保存的過程中受損，既不利于后續建設工作的開展，也影響了醫院重點建設項目檔案整體遷建項目進度，導致醫院重點建設項目檔案整體遷建項目進程緩慢。

（四）檔案資料查找不便利。由于醫院重點建設項目檔案整體遷建項目是一個長期性的工作，工程在施工的過程中，需要根據建設要求不斷對工程檔案資料進行查找，進行建設數據、建設方案及教學效果的核對，以保證重點建設項目檔案整體遷建項目效果。但是，如果沒有正確地對檔案進行管理，會導致檔案工作人員花費更多的時間進行檔案資料的篩選與查找，不僅會造成時間上的浪費，還會降低相關工作人員的工作效率，影響醫院重點建設項目檔案整體遷建項目的進度。

二、醫院重點建設項目檔案整體遷建項目管理措施

為了保證醫院重點建設項目檔案整體遷建項目管理的順利開展，應該對檔案管理中存在的問題進行解決，逐步提升檔案管理的效果，從而為項目建設與管理提供精準的數據，保證整體遷建項目的順利進行。

（一）檔案管理體系的完善。醫院重點建設項目檔案管理工作效果的提升，與醫院管理體系有著緊密的聯系，醫院在進行日常檔案工作管理過程中，要以國家檔案管理要求為前提，以醫院建設發展為目標，進行科學化、細致化管理，完善檔案資料管理工作內容，以使檔案資料工作人員可以根據要求進行日常工作安排，使得檔案資料管理更具規范性與科學性。

例如，醫院在進行重點建設項目的過程中，應該做好檔案管理工作，根據醫療資源整合的要求，進行檔案管理意識的提升、專業檔案管理人員的培養以及檔案管理體系的完善。醫院重點建設項目整體遷建項目的目的是提供更好的醫療環境，提升我市的醫療水平，使得醫院真正可以解決人民“看病難”的問題。在這個過程中，進行檔案資料的管理，可以為新院進行醫療環境提升、醫護人員培訓、醫療服務意識提升，提供重要的數據，為新院檔案建設提供理論依據。因此，做好醫院檔案管理工作十分重要，新院應該進行檔案管理模式與體系的完善，通過規范化的體系進行檔案工作內容與要求的安排，不僅可以提高檔案收集和整理的效果，還可以對檔案進行責任制的落實，進一步保證檔案的完整性。

（二）強化項目監督機制。醫院重點建設項目檔案整體遷建項目管理僅靠醫院進行保存與管理存在一定的難度，需要施工方與醫院共同配合，共同進行醫院檔案資料的管理工作，提升檔案資料的完整度。因此，醫院應該強化項目管理的監督機制，從醫院遷建項目開展的目的性出發，對遷建項目整體工程進行監督，重點進行檔案資料的監督和檢查，不僅可以對項目工程檔案管理人員的工作意識和工作責任進行提升，還有助于對檔案資料的完整性提供雙重保障。

武夷山市立醫院整體遷建項目占地面積93.5畝，建筑面積93602平方米，建設項目總共投資約3.1億元，系武夷山市2009年省重點建設項目。2009年底我主動請纓參與醫院整體遷建項目建檔工作，在當地檔案部門的精心指導下，我虛心向同行請教，多次到福建省立醫院、南平市第一醫院、南平市第二醫院等周邊醫院取經學習，同時嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》以及檔案主管部門制定的規范性文件和標準整理。經過近3年的努力，不斷對項目建設文件材料進行收集、分類、組卷、編目等整理工作，共整理基建檔案216卷，保證了我院重點建設項目檔案的完整性、準確性、系統性與安全性。根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、檔案主管部門制定的規范性文件及有關電子文件管理的規范和標準整理檔案。同時，在進行關于重建項目檔案資料收集、歸檔、分組、管理與保存的過程中，合理進行檔案工作安排，共整理基建檔案263卷。新院在建設的過程中，形成很多檔案資料，做好新院建設檔案資料的監督，不僅可以提高新院建設的速度，還可以避免新院在建設過程中出現質量問題，保證新院建設工作的順利開展。首先，醫院要做好項目檔案資料的跟蹤工作，對項目建立的各項檔案資料進行跟蹤，對項目建設工程的每個工作環節的檔案資料都進行監督與檢查，不僅可以對項目建設的整體環節進行把握，還加深了檔案工作人員對于各個環節檔案資料收集和保存的意識，避免出現因檔案收集不及時而被破壞的現象，保證項目建設各個環節檔案資料的完整性。其次，醫院相關工作人員應該與工程檔案工作人員進行配合，根據檔案管理體系的要求，認真落實檔案日常管理工作，并做好檔案資料管理安排，避免因施工現場的混亂現象造成檔案資料的破損，做好施工現場的檔案資料收集與管理工作，進一步明確檔案工作內容。

（三）檔案工作人員素質的提升。檔案資料管理人員作為對檔案收集、分類、整理、保存和利用的主要人員，其工作素質和專業能力直接影響了檔案資料管理的效果，因此應該對檔案資料管理人員進行培訓，使其在培訓過程中提高自己的責任意識和專業水平，運用自己的專業知識進行工程現場檔案資料的收集、整理和保存，提升檔案資料的安全性。

首先，可以根據檔案資料保存和運用的要求，進行檔案資料管理人員的日常培訓，把檔案資料專業工作知識與工作技巧納入培訓內容中，在提升工作人員檔案知識專業度的基礎上讓責任意識得以提升，幫助檔案資料管理人員對檔案管理中知識與技能進行學習，讓檔案資料管理人員認識到自己工作的重要性，及時做好現場檔案資料的收集、分類與保存，提高檔案管理質量。其次，對檔案資料管理工作人員進行責任意識的培養，讓其認識到檔案資料保存工作的重要性，不斷對工作人員進行檔案管理制度和規章的培訓，明確其工作職責、要求，做好日常工作安排，及時進行檔案資料的收集、管理與保存，保證檔案資料的完整性，為其他工作的開展提供重要的保障。最后，讓工作人員借助信息技術來開展檔案的日常工作，增加檔案資料的信息化與數字化，借助信息技術輔助檔案資料管理人員進行信息化管理，完成檔案資料的收集、錄入、分類、整理和保存，增加了檔案資料管理的便捷性。因此，檔案資料管理工作人員根據信息技術的要求進行信息化操作的培訓，運用信息化知識完善檔案工作模式，不僅可以提升檔案工作的效率，對檔案資料做到雙重保護，還可以完善檔案資料儲存與查閱方式，使得相關人員可以借助信息技術來查找資料，減少檔案資料管理工作人員的工作量，有助于保障檔案資料的完整。

（四）檔案管理權責的明確。醫院重點建設項目檔案整體遷建項目中的參與方有很多，對檔案管理權責進行明確，可以進一步實行檔案規范化和完整性的管理。這就需要設計方、施工方、監理方、醫院方等多個單位相互配合，明確職責，有助于提高檔案管理部門的責任意識，并根據權責要求，落實各項工作的職責。這樣既保證醫院重點建設項目的有序開展，又對醫院檔案資料的收集、管理與保存提供便利，提升檔案資料管理的質量。

三、結語

綜上所述，隨著我國經濟和人民生活水平的不斷發展，醫療事業改革已經成為我市黨和政府關注的重點問題之一，我市醫院的醫療資源不斷完善，可以為全市人民的健康保駕護航。醫院重點建設項目檔案整體遷建項目雖然存在很多問題，醫院及相關項目參與方，仍應認識到檔案資料的重要性，協調醫院進行檔案管理體系完善，強化檔案監督項目，提升檔案管理人員的工作素質，使得檔案管理工作可以順利進行，保證檔案資料的完整與安全，為遷建項目的順利進行打好基礎。