談煤礦項目建設前期檔案管理

文/陜西韓城礦業王峰煤礦有限責任公司 楊楨

煤礦項目建設前期即工程的準備階段，該時期的檔案主要是在立項、招投標、施工準備等環節中使用的文件材料，具有多樣性、廣泛性和技術類檔案的使用度較高的特點。俗話說“好的開始是成功的一半”，前期檔案管理工作在項目建設過程中所起的作用是不可替代的，管理著基礎資料與作為項目憑證的文件，這些都是法律性的原始憑證，煤礦企業必須要一直保管好。企業領導要重視前期檔案管理工作，提高檔案管理人員的責任意識與管理意識，及時收集各種有用信息，確保檔案及時歸檔，為中后期的檔案管理工作奠定堅實基礎，保障項目檔案與企業資產的完整性。

一、煤礦項目檔案的特點

首先，煤礦項目檔案具有多樣性。煤礦項目結構的復雜性較強，不僅包括多個細化項目，而且細化之后的項目同樣涉及多個不同的方面，因此，煤礦企業在開展項目建設時開設的部門較多，分別承擔不同的職務。工作人員要收集所有相關部門、各個工種的檔案，如行政管理、財務管理、地質測量、煤礦開采等，檔案數量繁多。

其次，煤礦項目檔案具有廣泛性。煤礦項目的檔案管理工作要負責記錄煤礦項目建設的各個環節以及管理情況，無論是管理部門的工作還是井下及地上的生產活動都要認真記錄。除此之外，檔案管理人員還要負責管理工程的規章制度、各部門領導的指令等，要記錄許多內容，工作面非常廣泛。

最后，技術類檔案的使用度較高。安全生產在煤礦項目建設的整個過程中都是非常重要的，只有先保障施工的安全性，才能進一步提高項目質量，所以施工的監管人員要加強監督與管理工作，從根本上消除安全事故。而各項監管工作大多需要使用技術類檔案作為檢查依據，提高檢查的準確性與可行性。

二、煤礦項目檔案管理價值

現階段正是我國的煤礦行業進行整改的重要時期，一些煤礦企業因難以適應時代發展而不得不關閉或停產。為迎接時代的挑戰，各企業要勇于抓住機遇，積極進行轉型升級，或者與其他企業互相兼并重組，這個階段是無法避免的。這個過程中，一定會出現和產生許多重組項目和新建項目，建設前期檔案收集的準確性、完整性以及管理水平直接影響著煤礦項目建設的開展與施工進度，與項目建設的整體質量息息相關，并且還會影響后續的項目運營與維護工作，必須引起企業領導與檔案人員的重視。只有在項目建設前期收集檔案、及時歸檔、規范整理、妥善保管，才能確保項目建設有序開展、在工期內驗收合格并竣工，讓煤礦項目能在最大程度上發揮效益。

三、煤礦項目建設前期檔案管理工作中存在的問題

（一）領導及管理人員的重視度不足。煤礦企業的領導與檔案管理人員并未認識到建設前期檔案管理工作的重要性，未全面開展宣傳工作，而且建設前期經常發生人員流動，隊伍缺乏穩定性，不同的參建單位及部門之間未及時交流。企業沒有安排專門的檔案人員，未落實具體責任，導致檔案管理工作滯后，與項目建設脫節，無法確定檔案流向。檔案管理人員在工程技術、工序方面知識匱乏，在工作實踐中能力不達標。

（二）檔案收集工作滯后。因為煤礦項目的施工工期長、流程多、參與部門多，所以其項目檔案不僅數量多，而且種類廣泛，具有復雜性。為了追趕工程進度、提高經濟效益，許多企業在建設過程中只將工程質量作為關注焦點，對檔案管理工作的重視度不足，導致檔案管理人員在收集檔案時沒有得到各參建單位和部門的配合，檔案的歸檔時間延后，沒有和項目施工進度保持一致，造成各參建方在項目建設中無法及時使用需要的項目檔案資料，與工程技術、項目管理有關的重要資料經常在收集前就已經損壞，甚至是丟失，導致后續的檔案管理工作難以有效開展。

（三）缺乏完善的檔案管理體制。因為煤礦項目建設前期各方面的準備尚未完善，所以崗位安排及人員配置也比較隨意，大部分企業并未成立專門的檔案管理部門，負責的人員大多身兼多職，也沒有固定的檔案管理辦公室，難以保障檔案的質量。檔案管理設備落后，管理效率低，缺少專門存放檔案的庫房，容易丟失或損壞文件，有關檔案管理的各項規章制度也并不完善，增加了管理人員的工作難度。

四、煤礦項目建設前期檔案管理工作的有效策略

（一）提高各級領導與檔案管理人員的重視度。對于一個工程項目而言，前期的檔案管理工作是非常重要的，尤其是煤礦項目檔案，其涉及的檔案資料數量大、種類多，企業領導必須認識到缺少檔案對工程項目的影響和危害，對前期檔案管理工作給予高度重視。企業領導從項目立項之時就要安排專門的人員收集和整理數據、圖紙、照片等資料，將責任明確到每個崗位、每一位員工。

領導人員要在煤礦項目建設的議事日程中加入檔案管理工作，定期組織學習、培訓等活動促使檔案管理人員的業務素質提升。根據企業的實際情況制定員工在職教育管理制度，密切關注當地檔案局的動態，組織員工積極參與其舉辦的專業培訓活動，或者安排管理人員集中到檔案館交流學習，由高資歷的前輩現場示范，其他人員認真觀摩并進行實踐練習，以“老帶新”的方式指導新入職的人員進行檔案的登記、歸檔等操作，在短時間內提升其業務水平。另外，企業還要完善員工激勵機制，讓檔案管理人員在平時的工作中有一定的危機感，而不是得過且過，調動其參與培訓學習的積極性。領導人員可以將檔案管理人員參與在職教育的情況與其職稱評定相聯系，規定參與度在80%以下者沒有資格評定職稱。在平時的工作中定期組織考核，并根據考核結果增加或減少員工的獎金，起到獎懲激勵的作用，讓每一位人員都能重視項目建設前期的檔案管理工作，確保工作有條不紊地進行，提升檔案管理水平，為項目建設貢獻力量。

（二）有效開展檔案資料的收集與整理工作。煤礦項目建設前期的檔案管理工作中最為基礎的環節就是收集歸檔，只有做好基礎工作，才能順利開展后續的檔案管理及工程建設。所以，檔案管理人員必須及時收集項目檔案，尤其是有關施工技術的重要材料和文件，保障檔案的正確性和完整性。完成項目建設后，相關人員要清理和歸檔文件資料，各參建單位要依照規范要求加以整理，并在預定期限內與建設單位完成檔案交接。另外，檔案管理人員還要盡快登記和驗收已經竣工的煤礦項目檔案，先確保檔案資料合格，然后才允許建設單位完成竣工驗收。管理人員要重點收集立項、合同等檔案材料，并妥善保存，根據工程的具體情況，找到工作重點和難點，采取可行性方案加以落實。檔案部門要對檔案管理工作進行積極創新，拓寬工作思路，優化改革材料收集、檔案建設及保存等工作的方法，比如運用先進的計算機技術電子化管理檔案，以免丟失后難以備份，從全局出發看待項目建設前期的檔案管理工作，立足點是前期，但終點是項目竣工和投入使用后，只有提升管理意識、注重工作創新，才能有效提升管理水平，促進項目建設順利開展。

（三）項目建設前期建立健全檔案管理制度。煤礦企業要組織專門人員成立檔案管理工作小組，根據崗位分布、人員結構等建立員工的網絡體系，完善檔案管理制度，細化各項規章條款，建立具有可行性的檔案管理體制。首先，要定期針對檔案管理工作召開會議。煤礦企業在項目建設前期要統一管理項目檔案，不僅要協調企業內的相關部門，還要加強監督其他參建單位，如設計單位、施工單位等，讓檔案管理工作和煤礦項目的施工處于相同進度，避免因二者發生脫節而影響檔案管理工作的有序進行。定期針對檔案管理工作召開會議，所有參建單位都要委派領導人員參加，企業的檔案管理人員更要參加每一次會議，向其他單位或部門介紹目前的管理情況與工作進度，大家共同協商如何安排后續的檔案管理工作。其次，要完善檔案管理制度。煤礦項目規模較大，具有施工工期長、項目材料多的特點，其建設過程要涉及若干個不同的單位，如果要規范開展檔案管理工作，實現管理的秩序化和標準化，那么就必須建立完善的工作制度，否則即使領導與工作人員足夠重視，在管理工作中也沒有可以依照和遵循的規章條款，難以有序開展檔案管理。所以企業要結合實際情況科學制定檔案管理制度，將各種工作中的潛在問題都列入其中，避免工作人員管理檔案時發生不必要的時間消耗，達到高效管理的目的。再次，要在合同管理中加入檔案管理工作，將歸檔責任細化到各個單位，煤礦企業在和參建單位制定合同條款時要將檔案管理的工作內容寫入其中，針對收集、整理和歸檔環節列出相應的管理要求，理清歸檔方式與責任，確保項目建設前期各項檔案的準確性和完整性。最后，要完善責任處罰制度。細化檔案管理工作的責任至不同層面，包括設計、施工等，實施風險抵押，確保發生事故后可以追查到責任源頭，并給予相應的處罰。煤礦企業與各參建單位簽訂協議后要收取檔案滯納金，若在檔案移交、歸檔的限定日期內參建單位沒有遵循合同條款履行職責，建設企業可以將檔案滯納金扣除，以此來警示參建方，進而順利開展檔案管理工作。

時代的進步和經濟的發展大大加快了礦建企業的建設腳步，為了抓住新時期帶來的發展機遇，企業要優化項目建設的各個環節，提升整體的工程質量。為了確保項目建設在工期內有序完成，做好前期的檔案管理工作是非常重要的。針對煤礦項目建設前期檔案管理工作中存在的各種問題，企業要從提高各級領導與檔案人員的重視度、有效開展檔案資料的收集與整理工作與建立健全檔案管理制度三方面采取優化措施，提高檔案管理水平。