完善人事檔案管理 提升醫院人力資源管理水平

文/大連市中心醫院 周淑芬

我國醫療機構不斷加大人事改革的力度，推動醫院人事檔案管理工作的改革和創新，使整體管理水平明顯得到改善。現階段人事檔案管理還有一定的不足，人事檔案存在以假亂真的現象，更改年齡、填寫虛假工作經歷，甚至是學歷造假，這些因素都將導致人事檔案失去其使用價值，擾亂了人事檔案正常的管理秩序，人事檔案管理人員審核不夠嚴格，職業素質參差不齊，這些問題都需要人事檔案管理部門進一步的努力，加大改革創新的力度，為醫院人力資源管理提供準確、真實的人事檔案作為工作上的參考。

一、 醫院人事檔案管理對人力資源管理的作用

（一）人事檔案參考方面的作用。醫院良好的發展，離不開人才的建設，人才建設是醫院管理過程中非常關注的問題，人才的識別需要人事檔案管理的協助，通過查閱人事檔案，可以對人員進行全面的了解，包括了人員的工作經歷、學習經歷、技術水平等，在醫院需要人才時，人力資源通過人事檔案的查閱，尋找適合本崗位的人才，為每位工作人員提供公平的成長機會。由于醫院對人才的渴求，醫院加大了醫療人才培養的力度，與人才引進的方式相比，使用醫院的人事檔案，內部選擇最合適的人選，也是一個非常好的選擇方向。

（二）人事檔案在調整薪資結構上的作用。我國在實施醫療機構薪資結構改革后，醫院對現有薪資結構進行了調整，新的薪資結構將醫院的實際運行情況進行了融入，以醫院工作人員的職稱、學歷、工作年限作為薪資評定標準。工作人員的個人信息，都在人事檔案中有所體現，人力資源管理部門通過查閱工作人員的人事檔案，對每位工作人員進行薪資的調整，除此之外，還應進行綜合的評價，包括工作人員的技術水平、工作貢獻等，對人員薪資進行科學的調整。通過合理的薪資調整，激發工作人員的工作積極性，為醫院留住更多的有用人才。

（三）推動醫院人力資源管理的發展。社會經濟的發展，使醫院整體醫療水平得到了很大的進步，由于同行之間競爭也較為激烈，醫院在市場經濟的帶動下，謀求進一步的發展，需要全體工作人員的共同努力。人力資源的合理配置，優化醫院人員的結構，為醫院的發展提供助力，對醫院的人員、技術、設備進行合理的分配，建立醫院的特色科室，借助人事檔案對人員進行全面的了解，明確人員的專業特長以及工作經歷，為醫院選擇專業的人才，分配到相應的崗位上。職工各項技能，隨著時間的變化，也會有所不同，這些在人事檔案中都有清晰的記錄，人員在職期間受過什么培訓，學習新的技能，在工作中取得了新的成績等，人力資源通過人事檔案，了解每位工作人員的變化，實現人力資源配置的科學發展。

二、醫院人事檔案管理面臨的問題

（一）人事檔案的完整性。人事檔案的完整性是檔案管理的原則，對于有價值的文件材料，經過整理歸檔到檔案中，不斷地完善檔案內容的建設，但是在檔案查詢時，部分檔案完整性缺失，導致檔案信息的使用價值被削弱。檔案信息中，描述較多，相關的證明材料較少，現階段的文件材料較少，原始文件資料比例較大，個人的專業技能、工作成果、醫療貢獻方面的資料較少，這些資料的缺少或者是遺失，不能完整地體現人員的綜合素質和職業技能，降低了人事檔案的參考價值。

（二）人事檔案的真實性。人事檔案的真實性，是人事檔案的核心價值，只有真實的檔案，才是檔案管理的真正價值的體現，使得檔案具有開發利用的價值。人事檔案真實性容易出現問題的地方主要有年齡、工齡、學歷等，在這幾個方面比較容易造假，會出現年齡與實際工作經歷的不符，學習經歷與工作經歷互相沖突的狀況，人事檔案的真實性，直接降低了檔案的利用價值。

三、 利用人事檔案提升醫院人力資源管理水平的方法

（一）管理觀念的轉變。醫院人事檔案管理部門要轉變檔案管理的觀念，要對人事檔案管理有一個全新的認識，檔案管理不僅僅是文件資料的管理，更是醫院人員的管理，檔案管理人員可以利用人事檔案，挖掘潛在的人才，使人才得到合理的分配，在合適的崗位上發揮最大的價值，人事檔案信息要確保真實性和完整性，在實際工作中，醫院要具有全員的人事檔案管理意識。第一，工作人員的人事檔案管理意識，在入職后，要將個人檔案移交至人事檔案管理部門。第二，人事檔案管理人員要具有甄別檔案信息的意識，對新提交的檔案進行調查和研究，確保檔案的真實性和完整性。第三，醫院領導要具有人事檔案的管理意識，為檔案管理部門提供資金和制度上的支持。檔案管理觀念的轉變，除了確保檔案管理的正常秩序，還要將人力資源管理中的一部分內容納入人事檔案管理中，對能反映醫護人員的職業素質的相關材料進行歸檔整理，同時還要具有時代賦予的特色，比如，在新冠肺炎防治期間，醫護人員的突出貢獻，在人事檔案中要進行信息的歸檔，在檔案信息中突顯醫護人員的奉獻精神、職業道德、職業的使命感和責任感，以及職業技能在這一關鍵時期的具體展現等，為醫院檔案提供一筆寶貴的信息資源。

（二）人事檔案的真實性管理。醫院人事檔案在管理時，要以真實性為原則，如果人事檔案失去了真實性，檔案信息就沒有任何的使用價值，檔案管理也將失去價值。有些人事檔案會出現數據不準確的現象，比如，一個人工作經歷，時間上會出現沖突的現象。部分人員簡歷會有造假現象，比如，提早上學，虛報年齡，使得原始材料與后期資料存在不吻合的情況，更嚴重者，會有學歷造假、工作經歷造假的現象，這些都需要人事檔案管理者的專業能力，可以及時地去偽存真，確保檔案信息的真實準確。醫院在進行人事檔案審核階段，要對人事檔案進行全面的調查，以及原始文件資料的完整收集，通過學歷查詢網站進行學歷的查詢，與人員前期工作單位取得聯系，獲得真實的工作經歷。

（三）人事檔案動態管理。醫院人事檔案在以往的管理中，注重人事檔案文件的管理，忽略人事檔案管理的作用，在檔案管理中處于被動工作的狀態，不去主動搜集人事檔案的文件資料，管理方式比較單一。在現階段人事檔案管理工作中，要具有動態管理的理念，體現醫護人員的從業經歷，以及技術水平的變化，人事檔案管理部門要將檔案動態管理理念灌輸到檔案管理工作人員的思想中，在人事檔案中突出表現人員的特點，包括技術水平、擅長的領域、科研成果等內容。

1.個人特色。在人事檔案管理時，加入個人特色的內容，例如，個人的性格特點、對待病人的態度、病人的滿意度，或者醫院的各項考核評價，醫院對個人的獎勵等。在人事檔案中體現時代的特色，在特定的社會背景下，醫護人員的突出貢獻，或者是發生重大醫療事件中個人的突出表現，在醫療技術改進等方面具有的特殊貢獻等。2.適度加入醫院的醫療水平。根據醫院的實際情況，如果醫療技術水平與其他醫院有一定的差距，可以派遣人員進行學習，對疑難雜癥持續跟進，了解治療的進展狀況，在治愈后，對病人進行追蹤調查，將派遣人員的學習和研究進展在人事檔案中進行體現。3.動態管理的實施。對相關人員的檔案進行動態的管理，將學習經歷、職稱資料、獎懲、黨團、工作經歷等，進行統一的整理和歸檔，檔案歸檔后，要對人員進行后續的追蹤，發現新的檔案文件資料要及時地收集，實現人事檔案的進一步完善，動態管理后，通過查閱人事檔案，就可以了解到這個人的詳細情況。

（四）人事檔案管理氛圍的營造。在醫院營造良好的人事檔案管理的氛圍，建立醫院人事檔案文化，將人事檔案管理與人力資源管理進行工作上的銜接，同時構建兩者的管理文化，與醫院的精神文明建設一起，構建一個和諧的醫院文化，將人事檔案管理文化在醫院內部進行宣傳，增強醫護人員檔案管理的意識，營造一個良好的人事檔案管理環境。

（五）人事檔案管理人員職業素質的提高。醫院人事檔案管理人員，一般年齡較大，主要來自醫院的各個科室，檔案管理專業知識匱乏。由于醫院對人事檔案管理工作相對不重視，檔案管理的基礎設施不夠完善，致使人事檔案管理不夠規范化，人員流動較大也是人事檔案管理部門所面臨的問題，對人事檔案管理工作的良性發展有很大的影響，所以人事檔案管理人才隊伍的建設是現階段人事管理部門的工作重點。第一，提高人事檔案管理人員在醫院的地位，包括政治與經濟方面待遇的提升，吸引社會中專業的檔案管理人才的加入，新鮮血液的準入，為整個團隊帶來了全新的活力。第二，現有工作人員要加強檔案管理知識的培訓，提高檔案管理人員的業務能力和職業素質。第三，加強檔案管理部門基礎設施建設，加大資金的投入，為檔案管理部門配備最新的檔案管理設備，改善檔案管理的工作環境。

四、結語

人事檔案管理的目的，就是為了實現其利用的價值，為醫院人力資源管理提供助力。在新的人事檔案管理理念的驅動下，檔案管理部門要根據醫院現階段的人才結構，從人才建設出發，對人事檔案進行管理，根據醫院的人才需求，對醫護人員檔案信息進行挖掘，尋找與醫院需求相匹配的人才，將醫院工作人員信息依據一系列的歸檔標準，按照不同類型，進行分類歸檔，根據人力資源的需求，為其提供準確的人事檔案信息。