“雙高”建設(shè)背景下高職院校學(xué)籍信息化管理研究

文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蘇曉迪

教育部、財(cái)政部印發(fā)的《關(guān)于實(shí)施中國(guó)特色高水平高職學(xué)校和專(zhuān)業(yè)建設(shè)計(jì)劃的意見(jiàn)》中指出，高職院校要“提升信息化水平，加快智慧校園建設(shè)，促進(jìn)信息技術(shù)和智能技術(shù)深度融入教育教學(xué)和管理服務(wù)全過(guò)程”，同時(shí)要“綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等手段推進(jìn)學(xué)校管理方式變革，提升管理效能和水平”。如何利用信息技術(shù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息化管理，提高學(xué)籍管理的效率及質(zhì)量，從而提高院校的競(jìng)爭(zhēng)力和優(yōu)勢(shì)，是當(dāng)前面臨的重要課題。

一、學(xué)籍信息化管理的重要意義

（一）學(xué)籍信息化管理是高職院校“雙高”建設(shè)的必然要求。伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、人工智能為主的新一輪產(chǎn)業(yè)革命的興起，教育部提出的“雙高計(jì)劃”對(duì)高職院校教育信息化水平提出了新的要求。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，要建設(shè)中國(guó)特色高水平高職院校，必須要抓好新一輪產(chǎn)業(yè)革命帶來(lái)的機(jī)遇，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，提升高職院校的教育教學(xué)信息化管理能力，建設(shè)智慧化校園。在高職院校“雙高”建設(shè)背景下，學(xué)籍管理作為教育教學(xué)管理的重要組成部分，它的管理模式必然要從傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓夹g(shù)的數(shù)字化管理。

通過(guò)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，學(xué)校各部門(mén)能夠動(dòng)態(tài)掌握學(xué)生在不同學(xué)習(xí)階段的學(xué)籍信息，從而為人才培養(yǎng)方案的制定以及學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的調(diào)整提供依據(jù)，提高學(xué)校科學(xué)化決策和精準(zhǔn)化管理的水平。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，我國(guó)迫切需要高職院校提供更高質(zhì)量的人才支撐，學(xué)籍檔案信息化能夠有效提高檔案信息管理和教育管理水平，是“雙高”建設(shè)的必然要求。

（二）有利于完善信息化管理體制。目前，國(guó)內(nèi)高校在日常管理中已經(jīng)建成多套數(shù)字化信息平臺(tái)，包括教學(xué)管理系統(tǒng)、師資管理系統(tǒng)等，但各部門(mén)信息化管理平臺(tái)并不完善，部分學(xué)籍管理系統(tǒng)板塊功能單一，并未實(shí)現(xiàn)信息化管理，這就導(dǎo)致不同部門(mén)之間數(shù)據(jù)連接的缺失，從而無(wú)法形成完整的信息化管理系統(tǒng)。隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，學(xué)籍檔案信息化的管理可以填補(bǔ)缺失的信息化板塊，有利于推進(jìn)高校學(xué)校信息化管理的進(jìn)程，使得信息化管理體制更加完善。

（三）有利于提升教學(xué)管理質(zhì)量。學(xué)籍信息通過(guò)信息化的手段可以大大減少由于人為統(tǒng)計(jì)失誤而導(dǎo)致的學(xué)籍信息錯(cuò)誤，還可以不斷簡(jiǎn)化工作流程，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高學(xué)籍信息處理的效率。同時(shí)，信息化的學(xué)籍管理使得動(dòng)態(tài)變化的學(xué)籍信息更新更加及時(shí)，通過(guò)信息的共享加強(qiáng)學(xué)校各部門(mén)之間的交流，便于各部門(mén)之間相互協(xié)調(diào)與配合，從而提高學(xué)校的教育教學(xué)管理質(zhì)量。

二、高職院校學(xué)籍信息化管理存在的問(wèn)題

（一）觀念守舊，信息化應(yīng)用程度不高。學(xué)籍信息化管理的理念雖然在各高校的規(guī)劃中早已提出，信息化的學(xué)籍管理平臺(tái)也都在建設(shè)使用，但是在實(shí)際應(yīng)用中，學(xué)籍管理工作仍然以紙質(zhì)提交核對(duì)、手動(dòng)輸入為主，信息化程度較低。學(xué)籍管理是一項(xiàng)精細(xì)化的工作，并且是一個(gè)動(dòng)態(tài)的信息統(tǒng)計(jì)過(guò)程，高精度、數(shù)據(jù)量大的特點(diǎn)使得人工管理還存在諸多不可控的因素，這就導(dǎo)致大量的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)堆積不能及時(shí)更新，工作的時(shí)效性得不到保證。同時(shí)，各部門(mén)之間的平臺(tái)互相獨(dú)立使用，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)化辦公，無(wú)法做到數(shù)據(jù)共享。由于管理人員的觀念并未真正轉(zhuǎn)變，也并未深度思考如何將人工操作與電腦處理高效結(jié)合，尚不能充分發(fā)揮信息化處理的先進(jìn)性，也無(wú)法從本質(zhì)上提高學(xué)籍管理工作的質(zhì)量。

（二）學(xué)籍管理工作人員信息化水平不高。目前，由于專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的稀缺，高職院校學(xué)籍管理人員大多選擇校內(nèi)從事教育教學(xué)的老師來(lái)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理工作，由于缺乏專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)分析和管理方面的知識(shí)，在實(shí)際工作中，往往會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)機(jī)械化，缺乏系統(tǒng)分析等情況，通常只是按部就班開(kāi)展工作。部分兼職管理人員的計(jì)算機(jī)能力欠缺，很難適應(yīng)復(fù)雜學(xué)籍管理系統(tǒng)板塊，在操作過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)具體模塊操作不熟練，導(dǎo)致錄入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等現(xiàn)象發(fā)生，從而無(wú)法借助學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)為日常教學(xué)管理決策提供有效理論支撐。

（三）學(xué)籍管理系統(tǒng)更新維護(hù)不足，缺乏創(chuàng)新性。學(xué)籍管理系統(tǒng)是每所高校進(jìn)行學(xué)籍管理的有效平臺(tái)，大部分高職院校引入了信息化技術(shù)，建設(shè)了自己的學(xué)籍管理平臺(tái)。但是，目前的學(xué)籍管理系統(tǒng)大多采用軟件商提供的通用版本，一些高校的系統(tǒng)并沒(méi)有隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大而及時(shí)更新，導(dǎo)致服務(wù)器的容量與處理速度下降。此外，在學(xué)籍信息動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程中，必然會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題，然而由于學(xué)校與軟件開(kāi)發(fā)者之間的溝通協(xié)調(diào)問(wèn)題使得系統(tǒng)的維護(hù)不足，無(wú)法結(jié)合本校實(shí)際，更新出適應(yīng)本校學(xué)籍問(wèn)題的版本，缺乏創(chuàng)新性與時(shí)效性，造成系統(tǒng)無(wú)法處理新的學(xué)籍管理問(wèn)題，降低學(xué)籍信息化處理的效率。

（四）學(xué)籍管理體制不完善。首先，雖然目前各高職院校對(duì)信息化管理不斷完善，但是其學(xué)籍管理制度還沒(méi)有形成有效的體系，師生對(duì)待學(xué)籍信息的重視程度不夠，學(xué)生提交學(xué)籍信息時(shí)錯(cuò)誤頻出，造成學(xué)籍檔案資料不全，且后期無(wú)法補(bǔ)充完整等現(xiàn)象。其次，高職院校對(duì)信息共享認(rèn)識(shí)度不夠，各部門(mén)之間對(duì)學(xué)籍信息管理工作割裂看待，而實(shí)際上學(xué)籍信息連接著每一個(gè)部門(mén)的日常工作。再次，學(xué)籍管理工作不科學(xué)不規(guī)范，工作隨意性情況時(shí)有發(fā)生。學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)流于形式，無(wú)法真正解決一線(xiàn)管理人員的工作問(wèn)題。最后，缺少傳幫帶的工作制度，學(xué)籍管理是一項(xiàng)精細(xì)化工作，由于高職院校校內(nèi)兼職管理學(xué)籍的老師較多，管理人員變動(dòng)較大，新舊人員在交接工作時(shí)容易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的情況。由于工作缺乏科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)化流程，新任管理人員無(wú)法快速熟悉學(xué)籍管理工作。諸如此類(lèi)不健全的管理體制會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理面臨較大困難，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代高校網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展。

三、促進(jìn)高職院校學(xué)籍信息化管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范學(xué)籍信息化管理制度。學(xué)籍信息化管理關(guān)系到學(xué)校檔案信息化管理的安全性和教育管理水平，是高職院校“雙高”建設(shè)的必然要求。高職院校要樹(shù)立學(xué)籍管理新觀念，把對(duì)高校學(xué)籍管理提到新高度。從領(lǐng)導(dǎo)層面到學(xué)生層面，都要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理信息化的重要性，全院上下積極參與，運(yùn)用信息化技術(shù)平臺(tái)，加強(qiáng)各部門(mén)之間的數(shù)據(jù)整合與合作，開(kāi)發(fā)出更加高效的服務(wù)管理模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的持續(xù)有效發(fā)展。不斷健全學(xué)籍信息化管理制度，將學(xué)籍管理制度進(jìn)行流程化，規(guī)范化，做到有章可循、有法可依，實(shí)質(zhì)性地改變學(xué)籍管理現(xiàn)狀不足。

（二）加強(qiáng)學(xué)籍管理人員隊(duì)伍建設(shè)。在教育部提出要“提升信息化水平，加快智慧校園建設(shè)”的要求以及高校學(xué)籍管理隊(duì)伍薄弱的現(xiàn)狀下，培養(yǎng)出兼具計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)與學(xué)籍管理業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型管理人員對(duì)學(xué)籍信息化建設(shè)的順利開(kāi)展有著重要意義。學(xué)籍管理人員作為學(xué)籍管理工作的主要執(zhí)行者，直接影響到學(xué)籍管理信息化建設(shè)。因此，在選人用人時(shí)，應(yīng)當(dāng)在綜合素質(zhì)較高的人員中，優(yōu)先選擇具有管理學(xué)知識(shí)及信息化技術(shù)能力強(qiáng)的人員開(kāi)展學(xué)籍管理工作。要定期對(duì)一線(xiàn)的學(xué)籍管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)分析知識(shí)等，積極解決一線(xiàn)學(xué)籍管理工作中的問(wèn)題，不能將培訓(xùn)流于形式。要加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍的交流，經(jīng)驗(yàn)豐富的學(xué)籍管理人員要充分利用“傳幫帶”的方式，加快信息的對(duì)接，給新任管理人員以指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作的開(kāi)展更有保障。

（三）加強(qiáng)理信息化軟件的實(shí)用性建設(shè)，完善校內(nèi)數(shù)據(jù)共享。在進(jìn)行學(xué)籍信息化管理建設(shè)的過(guò)程中，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)信息化軟件的維護(hù)，定期升級(jí)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)信息，加強(qiáng)與軟件開(kāi)發(fā)公司的交流，升級(jí)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，結(jié)合在學(xué)籍信息化管理中遇到的實(shí)際問(wèn)題，不斷完善系統(tǒng)，在通用版軟件的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)出適應(yīng)本校管理現(xiàn)狀的學(xué)籍信息化管理模塊。同時(shí)，利用微信小程序、APP等，開(kāi)發(fā)學(xué)生端信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息輸入電子化。此外，在校內(nèi)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，學(xué)校要統(tǒng)一數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)以此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和維護(hù)，保證各部門(mén)之間可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)校園綜合業(yè)務(wù)交互系統(tǒng)。

（四）注重學(xué)籍信息化安全管理建設(shè)。信息化的時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)的安全使用與存儲(chǔ)是信息化建設(shè)進(jìn)程中不可忽視的一項(xiàng)內(nèi)容。學(xué)籍信息涉及學(xué)生在校內(nèi)各方面的信息，校內(nèi)各部門(mén)在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享時(shí)，要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)流程，確保責(zé)任到人。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全意識(shí)，不斷更新保護(hù)措施，保障登錄用戶(hù)的安全性，防止不法人員進(jìn)行違規(guī)操作。同時(shí)，從軟件和硬件方面都要建設(shè)完善的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，提高學(xué)籍系統(tǒng)使用的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，學(xué)籍管理對(duì)于高校實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)信息化管理，提升高校教育教學(xué)質(zhì)量有著深層次的影響，是“雙高”建設(shè)背景下的必然要求。因此，各高職院校要適應(yīng)新時(shí)代需求，積極探索創(chuàng)新，優(yōu)化學(xué)籍管理方式與手段，推動(dòng)學(xué)籍管理的信息化建設(shè)。