淺談國有企業(yè)文書檔案管理效率的提升策略

文/中鐵一局集團(tuán)物資工貿(mào)有限公司 居華峰

文書檔案管理在我國國有企業(yè)中是一項基礎(chǔ)性工作，對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展來說也是比較重要的。如果國有企業(yè)的文書檔案管理存在不足，那么就會導(dǎo)致國企部分業(yè)務(wù)無法順利進(jìn)行，最終使得國企業(yè)務(wù)活動效率低下。結(jié)合當(dāng)前我國大部分國有企業(yè)的實(shí)際情況來看，很多國企單位都還沒有充分認(rèn)清文書檔案管理工作的戰(zhàn)略價值與地位，在平時并沒有積極完善文書檔案管理的細(xì)節(jié)內(nèi)容。這些情況都使得文書檔案管理活動無法發(fā)揮既定的成效，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視，并能夠提出針對性的優(yōu)化對策。本文也主要立足于這一點(diǎn)，談一談國企文書檔案管理效率提升的方式。

一、國有企業(yè)文書檔案管理的重要意義

對于我國各個國有企業(yè)來說，做好文書檔案管理活動是非常重要的，同時也具有較為顯著的戰(zhàn)略意義，這里也立足于多個方面展開全面分析。第一，國有企業(yè)在日常發(fā)展過程中，文書檔案體系記錄了很多日常信息。這些信息雖然整體比較煩冗，但是也具有較為顯著的使用價值。如果能夠針對這類信息做好精細(xì)化管理，那么就可以較好發(fā)揮這類信息的價值，給國企后續(xù)的戰(zhàn)略發(fā)展提供較好的支撐。第二，以前由于管理模式與方法比較傳統(tǒng)，使得管理人員很難發(fā)揮這些數(shù)據(jù)的價值，使得文書檔案管理活動一直沒有受到充分重視。但是在當(dāng)前信息化時代背景下，各類先進(jìn)信息技術(shù)的融入使得文書檔案管理活動能夠更高效地開展，切實(shí)提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率。在這種情況下，國企文書檔案管理活動的開展具有較為顯著的戰(zhàn)略意義。第三，國企文書檔案管理活動的規(guī)范進(jìn)行，能夠給企業(yè)進(jìn)行深化改革提供較好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。對于各個國有企業(yè)來說，現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的融入可能會產(chǎn)生較多不適應(yīng)情況。但如果能夠立足于文書檔案管理活動進(jìn)行現(xiàn)代化管理模式探索，就能夠顯著降低國企進(jìn)行深化改革的阻礙。特別是在現(xiàn)代市場化企業(yè)的檔案管理理念與制度融入以后，可以較好提高國企的現(xiàn)代化改革進(jìn)程。

二、國有企業(yè)文書檔案管理的現(xiàn)狀分析

在當(dāng)前我國各個國有企業(yè)中，文書檔案管理活動已經(jīng)開始得到全面開展。但是結(jié)合管理活動的開展結(jié)果來看，大部分國企單位的文書檔案管理都沒有取得較好成效，這里也立足于這些情況進(jìn)行深入全面的分析。

（一）文書檔案管理的重視程度不高。當(dāng)前有較多國企單位的中高層領(lǐng)導(dǎo)者并沒有充分重視文書檔案管理的戰(zhàn)略價值，在平時也沒有過多關(guān)注，導(dǎo)致文書檔案管理活動的開展比較傳統(tǒng)。這種情況就使得文書檔案管理很難取得較好的效率，同時也無法給企業(yè)內(nèi)部其他各類業(yè)務(wù)提供較好的支持。在中高層管理人員自身認(rèn)知水平不高的情況下，企業(yè)內(nèi)部其他成員就很難改變對于文書檔案管理體系的認(rèn)知，導(dǎo)致具體管理活動在公司內(nèi)部各個部門中都很難得到較好貫徹。

（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)的融入不足。當(dāng)前我國已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代，智能信息化技術(shù)給我國各行各業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作都帶來了較好的轉(zhuǎn)變。但是在國企文書檔案管理活動中，現(xiàn)代化信息技術(shù)的融入效果還存在比較顯著的不足。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)楹芏鄧蠖颊J(rèn)為沒有必要在文書檔案管理活動中使用信息技術(shù)，同時有相當(dāng)一部分國企單位內(nèi)部信息化建設(shè)水平本身就存在不足，也就很難推動檔案管理信息化體系的建設(shè)。除此之外，部分國企單位對于文書檔案信息化管理的認(rèn)識不足，不能靈活調(diào)整當(dāng)前的檔案管理制度，導(dǎo)致信息化技術(shù)在應(yīng)用以后還出現(xiàn)了一定的不適用情況，影響了檔案信息化管理體系的全面貫徹。

（三）其他部門參與水平存在欠缺。當(dāng)前我國很多國企單位的文書檔案管理活動并沒有貫穿到內(nèi)部各個部門當(dāng)中，使得檔案管理活動變得比較單薄。事實(shí)上，文書檔案管理的很多內(nèi)容都跟國企內(nèi)部各個部門息息相關(guān)。如果不能得到內(nèi)部各個部門的充分支持，那么就很難保證文書檔案管理活動在國企內(nèi)部的順暢進(jìn)行，這就需要在后續(xù)時間里充分引起重視，并逐步構(gòu)建多部門共同參與的格局。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)水平較低。多數(shù)國企單位的文書檔案管理人員自身專業(yè)水平還有較大的提升空間，目前已經(jīng)出現(xiàn)了部分管理人員自身能力不符合崗位要求的情況。特別是在當(dāng)前信息化時代背景下，有相當(dāng)一部分檔案管理人員的信息化素養(yǎng)還存在一定的欠缺，對于檔案信息化管理技術(shù)的認(rèn)知水平也比較有限，在很大程度上阻礙了檔案信息化技術(shù)在國企內(nèi)部的貫徹實(shí)施。除此之外，多數(shù)國企單位文書檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)整理與分析能力有限，很難提供較好的決策性信息，不利于發(fā)揮文書檔案管理的戰(zhàn)略價值。

三、國有企業(yè)文書檔案管理效率提升的有效策略

（一）提高文書檔案管理的重視程度。在國有企業(yè)內(nèi)部組織構(gòu)架體系中，如果中高層管理者對于文書檔案管理的戰(zhàn)略價值認(rèn)識不清，那么就會直接影響文書檔案管理活動的地位，必須要進(jìn)行針對性的調(diào)整。對于國有企業(yè)來說，應(yīng)該在中高層會議上針對文書檔案管理的戰(zhàn)略價值進(jìn)行專項討論與分析，同時還要積極探索文書檔案管理活動跟企業(yè)內(nèi)部其他業(yè)務(wù)活動的關(guān)聯(lián)水平。在這些會議上，也可以考慮直接引入一些真實(shí)企業(yè)案例進(jìn)行多角度分析，讓中高層管理人員能夠真切感知到文書檔案管理的價值。在必要的時候，國企單位也可以考慮組織中高層人員前往其他同類企業(yè)中進(jìn)行參觀，明確這些企業(yè)在文書檔案管理方面的重要舉措。當(dāng)中高層管理人員對于文書檔案管理人員具有較好認(rèn)知效果的時候，就能夠?qū)⑺麄兊倪@種感知與看法帶到公司內(nèi)部中，轉(zhuǎn)變其他內(nèi)部成員的認(rèn)知水平。這樣，以后文書檔案管理活動的開展就可以得到較好的內(nèi)外部環(huán)境，降低可能存在的內(nèi)部阻礙。

（二）積極使用各類信息化技術(shù)。當(dāng)前我國已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代，因此國企文書檔案管理活動也應(yīng)該積極引入各類信息化技術(shù)。一方面，國企單位應(yīng)該在后續(xù)時間里不斷提高自身的信息化建設(shè)水平，加快信息硬件設(shè)備的建設(shè)。在這個過程中，國企單位也應(yīng)該適當(dāng)傾斜一定的資金支持，提高自身內(nèi)部的信息化水平。在這個過程中，國企單位的中高層管理者應(yīng)該具有長遠(yuǎn)戰(zhàn)略目光，在明確文書檔案管理體系戰(zhàn)略價值的基礎(chǔ)上，主動投入各類資源進(jìn)行信息化建設(shè)與轉(zhuǎn)變。另一方面，國企單位還應(yīng)該能夠深入分析文書檔案管理的細(xì)節(jié)流程內(nèi)容，并結(jié)合信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理流程的重構(gòu)，使得大部分管理活動都能夠通過互聯(lián)網(wǎng)渠道全面開展，切實(shí)提高管理活動的效率。特別是在信息化技術(shù)引入以后，文書檔案管理的線下運(yùn)作機(jī)制已經(jīng)出現(xiàn)了較多不適用情況，必須要立足于信息化技術(shù)進(jìn)行積極的創(chuàng)新，避免存在一些不必要的內(nèi)部沖突。在這個過程中需要注意的是，信息化技術(shù)的使用也有可能帶來較多的安全問題。因此國企單位也應(yīng)該做好文書檔案信息的安全防護(hù)，避免這些信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中出現(xiàn)惡意篡改等問題。在具體進(jìn)行數(shù)據(jù)安全防護(hù)的時候，國企單位可以考慮靈活使用防火墻技術(shù)、權(quán)限等級模式、云備份等方法，充分保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

（三）實(shí)現(xiàn)多部門共同參與的模式。對于國有企業(yè)來說，文書檔案管理活動并不是單一部門的工作，也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)多個部門共同參與其中的創(chuàng)新格局。這主要是因?yàn)槲臅鴻n案管理是一項比較基礎(chǔ)的活動，同時具體檔案內(nèi)容也涉及了多個部門。因此在后續(xù)進(jìn)行文書檔案管理活動的時候，各個部門應(yīng)該做好跟檔案管理人員的配合，形成內(nèi)部管理合力，切實(shí)提高文書檔案管理活動的最終效率。對于檔案管理人員來說，在開展工作的時候也應(yīng)該做好跟其他部門的溝通交流，降低文書檔案管理活動可能遇到的各類阻礙與矛盾。在交流活動的時候，檔案管理人員也要對各個部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行全面分析，并明確部門業(yè)務(wù)與文書檔案管理之間的關(guān)系，使得文書檔案管理活動可以更好給各個部門的業(yè)務(wù)活動提供相應(yīng)服務(wù)。從立足于國企長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看，企業(yè)應(yīng)該在內(nèi)部聯(lián)動各個部門的高層管理者，充分認(rèn)識到文書檔案管理活動的戰(zhàn)略價值，最終能夠在各個部門內(nèi)部提供文書檔案管理的專項對接人員，也就可以在戰(zhàn)略層面營造多部門共同參與的文書檔案管理模式。

（四）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。鑒于當(dāng)前部分檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的問題，在后續(xù)時間里也應(yīng)該能夠進(jìn)行專項的提升。一方面，國企可以適當(dāng)提高檔案管理人員的招收標(biāo)準(zhǔn)，通過外部市場環(huán)境吸收高素質(zhì)的人才。隨著我國各個高校不斷貫徹擴(kuò)招戰(zhàn)略，當(dāng)前我國市場環(huán)境中的高素質(zhì)人才數(shù)量與比例都得到了較好的提升。對于國有企業(yè)來說，適當(dāng)提高自身招收檔案人才的標(biāo)準(zhǔn)，也能夠比較融入復(fù)雜市場環(huán)境中獲得較高素質(zhì)的人才。在這個過程中，國企也要適當(dāng)擴(kuò)大檔案管理人員的招標(biāo)考察指標(biāo)，不僅僅要考量他們的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，同時還要著重分析他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，保證他們的綜合素質(zhì)能夠較好滿足崗位要求。另一方面，我國國企單位也可以在平時針對檔案管理人員進(jìn)行專項的培訓(xùn)教育活動。在這個過程中，培訓(xùn)活動可以集中解決檔案管理人員在平時參與工作過程中遇到的難題，使得文書檔案管理活動可以突破各個障礙，提高自身效率。在培訓(xùn)教育活動中，講師也可以考慮引入一些真實(shí)的檔案管理案例進(jìn)行分析，幫助檔案管理人員不斷累積實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。對于國企來說，在引入文書檔案管理新技術(shù)和新硬件設(shè)備的時候，都要適當(dāng)開展一些培訓(xùn)教育活動，保證檔案管理人員能夠?qū)@些新技術(shù)和新設(shè)備有較好的認(rèn)識，避免給后續(xù)文書檔案管理工作帶來不必要的阻礙。

四、結(jié)束語

綜合來看，我國很多國企文書檔案管理工作在當(dāng)前還存在一定的問題，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視。這也需要國企能夠充分重視文書檔案管理的戰(zhàn)略價值，同時還要順應(yīng)當(dāng)前時代氣息，積極融入各類信息化技術(shù)。在具體開展文書檔案管理工作的時候，國企單位還應(yīng)該引入其他部門共同參與到管理活動中，在內(nèi)部形成文書檔案管理的合力。對于檔案管理人員來說，也應(yīng)該在后續(xù)時間里不斷提高自身的專業(yè)能力，更好符合新時期背景下文書檔案管理崗位的要求，使得文書檔案管理活動能夠發(fā)揮較好的作用與價值。