高校教學檔案的價值挖掘

文/中國人民解放軍95958部隊 張建明

高校教學檔案是高校檔案的重要組成部分，具有重要的利用價值。隨著我國高等教育事業的快速發展，高校教學檔案也越來越受到廣泛的重視。提升高校教學檔案服務水平，需要高校檔案工作者正確認識高校教學檔案，準確把握用戶需求發展趨勢，開闊視野和思路，發揮教學檔案特色，拓寬檔案服務渠道，實現高校教學檔案利用價值由潛在價值轉化為現實價值。

一、高校教學檔案的內容

高校教學檔案是高校在教學活動中，直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。教學活動包含教學管理和教學實施過程中的一系列環節，涉及教師、學生、教學內容、教學方法、教學設備、教學環境等眾多因素，是一種系統、復雜的實踐活動。高校教學活動中形成的教學檔案，種類繁多、形式多樣、內容豐富。從原國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》來看，高校教學檔案主要包括：上級教育主管機關下達的指令性與指導性文件、綜合性教學文件材料、課堂教學材料、教學實習與生產實習材料、學籍管理材料、教學計劃與方案、師資培訓和教學總結等十七類材料。其中，指令性與指導性文件、綜合性教學文件、學籍管理、教學計劃與方案等材料，一般歸檔比較及時，收集比較規范、完整。而教學實習與生產實習、課堂教學、教學總結和研究等材料，則歸檔具有一定的主觀隨意性，往往導致教學檔案質量不盡如人意。其實，檔案利用是檔案工作的最終目的。教學檔案中涉及教學活動重要環節的部分，是教學檔案的精華所在，最具有利用價值。隨著檔案工作信息化建設發展，在這部分檔案的歸檔收集上，有必要更為廣泛、更為詳盡。因為，這部分檔案既記錄了教學活動重要環節的實際情況，也反映了學校的教學質量和管理水平。

二、高校教學檔案的特點

（一）專業性。高校教學檔案形成于高校教學工作。教學工作的專業性，決定了教學檔案具有較強的專業性、系統性和針對性。特別是高等教育是學校教育的最高層次，主要以培養各種高級專門人才為中心任務。因此，高校教學檔案不可避免地涉及高校所開設專業的相關知識。而且，高校教學檔案中的部分內容，具有相當的專業理論深度和較高的學術水平。

（二）廣泛性。從高校教學檔案的來源來看，既有來自上級教育主管部門，也有的形成于本校機關，還有的產生于基層教學一線。教學檔案“源頭”涉及的單位和組織比較多，而且也比較分散。同時，從內容上來看，教學檔案包含了教學規章制度、教學計劃、課程建設、課堂教學、實踐教學、教學質量檢查、教學總結等各方面文件材料，涉及面比較廣，基本反映了教學組織和管理活動全過程。

（三）多樣性。高校教學檔案的類型比較多，包括教學綜合類、學科建設類、教材類檔案、招生類等等。各類型的教學檔案又可以進一步劃分為各種小類材料。此外，教學檔案的載體也多種多樣、形式豐富，主要包括紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等等，而且具有不同的規格、大小和樣式。

（四）周期性。一般來說，教學活動按照一定的時間規律運作，周而復始，不斷循環。每屆學生的培養過程就是一個教學周期，教學活動的周期性決定了教學檔案的周期性特點。當然，不同的教學檔案，可能呈現出不同的周期形式。例如：上級下發的文件材料基本按照年度來劃分，而課堂教學和實踐教學形成的材料，則一般按照學期來劃分。

（五）特色性。教學檔案是教育系統特有的檔案，有其自身的特點和規律，反映了教育系統中心工作的活動情況。同時，高校教學檔案與初等、中等教育學校的檔案相比，也具有高校自身的特色。例如：高校保存有學生畢業論文和學位檔案。此外，不同高校辦學理念不同，教學檔案也會呈現出高校的辦學特色和亮點，充分反映出學校的重點建設成果。

三、高校教學檔案的利用價值

雖然，高校教學檔案只是檔案中的一類，但教學檔案的重要作用和價值，是其他檔案所無法取代的。目前，高校教學檔案主要被廣泛用于教學、科研、文化交流、科普教育和日常社會生活等方面。具體包括：

（一）學籍證明。根據《高等學校檔案管理辦法》第三十二條規定，高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。教學檔案真實記錄了高校學生入學情況、學習情況、畢結業和學位獲得情況，是高校檔案機構為本校學生因升學、就業、出國深造等原因開具證明材料的主要依據。近年來，學歷學位認證已經成為高校學生利用檔案的一種重要方式。

（二）工作查考。教學檔案中既有上級教育主管機關下達的指令性、指導性文件，又有本校制定的各種教學制度、辦法、規定、條例以及教學工作的各種統計材料。這些檔案信息資料是高校運行與管理的重要信息支撐。高校機關工作人員或教師，通過查考利用這部分檔案材料，便于快速熟悉學校相關工作、提高事務處理效率。

（三）編史修志。檔案是編修高校史志的基礎。教學檔案關于學校主要職能活動的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的原始記錄，具有權威性、可靠性、翔實性、豐富性等特征，是史志編修人員的重要參考資料。編史修志實質上是對檔案信息的一種提煉和加工，通過轉化為不同形式的出版物，又進一步促進檔案為社會所利用。

（四）展覽宣傳。教學檔案是教育系統區別于其他行業的特色檔案。高校檔案機構精心挑選相關檔案材料，根據特定需求和主題，把教學檔案通過展覽會、校慶等活動方式靈活生動地呈現出來，不僅充分發揮了教學檔案的獨特作用和魅力，也給更多的用戶留下深刻印象，進一步引起人們對教學檔案和檔案工作的重視。

（五）教學研究。特別是教學檔案中的教學綜合類、學科建設類、課堂教學與教學實踐類檔案，原原本本保存著各專業課程建設要求與安排、各類教學會議記錄、典型教案、課程試題庫、學生成績、實踐教學工作總結等等。這些檔案，較為系統、完整地反映了教學組織實施全過程。高校教師認真參考研究，結合平時授課及時進行教學反思，有利于進一步提升自身教學水平。

（六）學業參考。對于高校學生來說，教學檔案不僅具有憑證作用，還具有重要參考價值。例如，教學檔案收藏有優秀學位論文及評審材料，一些高校學生在開題或進行畢業論文設計時，可以通過借閱往屆相關材料作為借鑒；再如，檔案機構一般保存有近幾年的研究生入學考試試題，有意攻讀研究生的學生也可以充分利用，做好復習準備。

（七）教學實踐。檔案資源具有獨特的教育功能和效果。可以借鑒國外一些檔案和教育機構在檔案資源開發方面的經驗和做法，讓檔案走進課堂，開展教學實踐項目。例如：美國國家檔案網站的“文獻教學”項目（DocsTeach）、澳大利亞檔案館的“虛擬閱覽室”項目（Virtual Reading Room）等等。高校通過積極尋求合作，發揮自身資源優勢，充分利用現有的各種信息技術，以生動有趣的形式開發教學檔案資源，讓檔案更好地為教育服務。

（八）其他。高校教學檔案還可以用于教學質量評估、專業學術研究、高校建設規劃等其他方面。隨著信息化技術發展和人們物質文化需求的快速增長，高校教學檔案的潛在社會價值、文化價值甚至經濟價值，也將進一步被挖掘。

四、促進高校教學檔案利用的對策

檔案工作的最終目的是檔案利用。新時期，高校教學檔案的利用價值，既有其為社會生活提供證據的價值，又有其重要的信息和知識價值。做好高校教學檔案工作，滿足高校師生和社會群眾日益增長的需求，必須準確把握用戶需求的發展趨勢，開闊視野和思路，高效運用現代信息技術，不斷優化檔案信息資源，促進完善檔案管理，切實提升教學檔案利用服務水平。

（一）加強基礎建設，優化館藏結構。當前，我國高校正在快速推進信息化建設。高校檔案機構要抓住高校信息化建設發展機遇，積極爭取加大經費投入，不斷加強基礎建設。大力改善檔案利用環境不理想、閱檔場所設施設備不完善、檔案和檔案機構開放性不足等不利條件。有效解決高校網站存在的信息資源建設滯后、網站制作粗糙、服務功能薄弱、維護更新緩慢等問題。此外，館藏結構是否合理，館藏檔案質量是否可靠，鑒定標準是否科學，最終都離不開檔案利用的檢驗。因此，高校檔案機構要善于從檔案利用需求角度入手，不斷豐富和優化館藏結構。要依法強化教學檔案收集工作，確保應歸檔的各類教學檔案及時接收入庫。對重點學科專業教學檔案的形成和管理，要加強監督檢查。特別是教學檔案中涉及教學活動重要環節的部分，要做到及時、有效地收集與補充。

（二）完善管理體系，健全協調機制。在《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的指導下，建立以促進檔案利用服務為導向的高校檔案工作管理體系。明確高校領導者的檔案工作目標和責任，著力在具體化上下功夫，突出可操作性。同時，借助領導帶頭發揮引領作用和“輻射效應”，帶動全校各職能部門和全體教職員工重視教學檔案工作。健全高校職能部門橫向協調機制，進一步理順檔案管理部門與其他職能部門在教學檔案管理中的協作關系和具體職責歸屬。抓住關鍵環節，把教學檔案工作任務細化分解，大力引入各種現代化信息技術，提升高校教學檔案工作在收集、整理、鑒定、保管、編研和檢索等環節的智能化水平，實現教學檔案管理與服務功能的“升級換代”，增強教學檔案對用戶的吸引力，為高校檔案提供利用注入新動能。

（三）建強檔案隊伍，提高服務質量。高校檔案機構必須以服務為先，加強高校檔案隊伍建設，重視教學檔案人員配備，建立合理的激勵機制，提高檔案人才的地位與待遇，確保教學檔案人員隊伍保持相對穩定。積極引入大學生和年輕教師志愿者，增強和用活檔案利用服務工作人員力量。同時，優化檔案人才管理方式，突出品德、業績和用戶滿意度等評價指標，拓寬人才評價渠道，改進人才評價方法，樹立檔案人才正確用人導向。加大對檔案利用服務工作人員培訓力度，嚴格落實崗前和定期培訓制度，完善培訓內容，創新培訓方法，豐富培訓手段，切實提高檔案利用服務工作人員的專業能力和服務水平。