利用微信OA辦公系統促進學校精細化管理

文/廣西南寧市天桃實驗學校 馬飛

信息技術在當今生活中的應用非常廣泛，對我們的生活、工作、學習等帶來了極大的影響。傳統的學校管理中，通常是通過紙質申請、人工審批、電話、廣播通知、會議傳達等方式來進行，這種管理方式不僅效率低，管理效果也比較差，不利于對管理效果進行分析。微信OA辦公系統是一種基于微信的自動化辦公系統，通過對此系統的應用，能夠大大提高學校的管理效率，簡化學校的工作流程，提高管理效果，同時準確收集工作中產生的各類數據，通過數據分析手段，逐步實現學校的精細化管理。

一、建立微信 OA 辦公系統的主要原則

（一）易用性原則。目前，各種移動終端已經廣泛普及，且已經成為人們必不可少的信息交換工具與溝通工具。微信OA辦公系統的主要使用者是學校的教職人員，針對教師們的操作習慣和要求，系統中各功能模塊的設置清楚，界面友好，符合教師職業使用習慣，操作簡單，易于上手。對于年齡較大，對移動終端操作存在一定困難的教師，學校組織集中學習或進行一對一幫扶，使每一位教師都熟練掌握系統的操作方法。

（二）安全性原則。在OA辦公系統的安全性保障方面，一是通過增加指紋識別、面部識別、手勢密碼、提高傳統密碼設置強度、定期提醒更換密碼、綁定移動終端等方式避免賬號被盜用。二是通過設置不同用戶的權限，根據學校行政管理工作安排，嚴格限制訪問人員可操作和訪問的模塊。三是定期檢查和升級系統，保證系統能夠穩定運行，使得用戶能夠安全使用。此外，在系統中設有專門的系統問題反饋板塊，用戶在實際使用中發現系統存在不足或漏洞的，可及時在該板塊中向系統管理人員進行反饋，系統維護與研發部門可根據這些反饋及時做出處理，保證系統持續安全、穩定地運行。

（三）擴展性原則。OA辦公系統的研發應用了新時代大數據理念，在前期充分的需求分析、調研后，結合學校的實際使用需求進行研發，對數據存儲、結合和功能提供了較大的擴展空間，滿足學校現有各種業務平臺數據的有效對接，如資產管理系統、學籍系統、排課系統等，同時預留了合適的數據接口，為學校日后各種新業務平臺的拓展提供保障，擁有較好的二次開發能力，以滿足學校集團化辦學高速發展的需要。

二、利用微信OA辦公系統促進學校精細化管理

目前，利用QQ、微信、釘釘等移動平臺進行辦公已經成為一種普遍現象，這種信息化辦公模式在許多高校與企業中已經得到了實踐。不過，許多學校對這些移動平臺的應用仍然停留在消息的傳遞與文件的傳輸方面，在學校實際管理中的應用還比較少。我校在微信OA辦公系統方面做出了專門的研究，并根據學校的實際管理需求，對該項信息化管理系統進行了開發和實際應用，給學校的教師與學生均帶來了極大的便利。本次研究中就針對學校在微信OA辦公系統的應用進行分析。

（一）利用微信OA辦公系統對教師出勤進行精細化管理。在集團化辦學的背景下，學校中學部、小學部不同校區作息時間均有區別，部分教師可能被安排在不同的校區中授課，所以，日常的考勤較難進行集中管理。針對該問題，學校在微信OA辦公系統的應用中進行了專門的設置，在各校區通過GPS定位簽到的方法進行教師考勤。教師可在GPS定位到學校一定范圍內，或者連接校內無線AP發射器后通過指紋、面部識別的方式進行簽到，系統后臺直接通過教師的簽到時間來統計其出勤情況。另外，除上下班外，學校可以根據需要，將簽到功能擴展到各種會議、活動、甚至上課、下課等。在傳統的管理方式中，教師的請假管理是一項非常繁瑣的事情，但是在使用微信OA辦公系統后，該項工作會變得十分簡單，只需要教師在手機上操作便可完成。首先，教師在自己的手機上提交請假申請，OA系統會直接將申請發布到相應的審批系統中，待領導審批后，請假信息會推送給教務部門，教務部門在課表系統中查詢指定時間段內可代課的教師，并制定代課安排，推送給相應代課教師，同時計算相關教師的工作量。這樣一來，有效節約了請假事件的處理時間，處理的效率也大大提高。這種出勤管理的方式，減輕了考勤工作的統計壓力，教師的具體出勤數據也能被后臺系統精確記錄和保存，從而對教師工作效能進行分析研判，成為學校教職工精細化管理的依據。

（二）利用微信OA辦公系統實現學校工作流程的高效運行。在微信OA辦公系統中，學校可以根據各部門常用的工作流程設置相應的工作流程模塊，相關工作流程在發起后會自動推送到相關審批或者待辦人員的賬號，并對相關人員進行微信信息、手機短信或語音信箱提醒，促進業務流程的在線快速辦理。在“公文收發與通知”模塊中，各部門可隨時隨地將公文、工作布置、通知安排發布到系統中，可以廣播的形式讓全體教職工查看，也可以按教研組、年級組、課題組等組別權限推送給指定人員查看，同時還可以直觀地了解文件通知被查看的情況。以往耗時耗力的采購申請工作，也可以隨時隨地在移動端便捷、規范地填寫、保存相關申請表格并進行提交，也不再需要申請人層層找部門負責人、總務負責人、學校負責人等進行書面簽字審批，大大提高申請、審批效率。采購申請、財務審批進度也可以清晰呈現，在系統中還可以實時查看審批及采購執行過程，通過查看詢價材料、商品圖片等材料，全程監督總務采購人員詢價比價及采購的各個環節。在設備故障維修申報環節中，系統可以根據申請人提供的維修類型，將維修工作直接推送至相關的維修工作人員，維修完成后，維修人員可以附上圖片等信息反饋維修情況，申請人還可以對維修工作滿意度進行評價，學校后勤部門可以通過系統實時監控后勤服務情況，提高后勤服務的效率和質量。相關工作流程的申請、審批工作由不同部門負責人、副校長、校長等根據自己的權限在移動終端進行審批、反饋，學校的公文流轉、行政審批工作打破了時間與空間的限制，同時極大杜絕了工作推諉、拖沓等情況，大大提高了學校各種申請審批事項的執行效率。

（三）利用微信OA辦公系統對學校教學進行精細化管理。實施微信OA辦公系統后，教務部門可以在系統中完成課表的編排工作并及時推送給相應的教師，教師則可以在手機端使用模塊完成自己的教學計劃及具體課程的教學設計，隨時隨地查看學校教學工作的安排，對自己的教學進度進行管理。教師也可以利用微信OA系統完成學生作業的布置，并且對學生作業進行線上批改，同時本系統也有利于教師對學生實施成績管理，教師可以將學生的成績輸入系統，系統會根據每位學生的表現，生成學習曲線，讓教師、家長隨時掌握學生的學習變化情況，并根據學生的學習短板及時給出改進的建議，形成個性化的學習方案，促進學生成長。對于班主任來說，微信OA辦公系統也能成為自己班級管理的利器，通過建立學生信息庫，可以讓班主任更容易對班級學生有全面而深入的了解。微信OA平臺還有利于搭建良好的家、校溝通平臺，老師可以在系統中實時反饋每名學生的在校表現，家長可以通過客戶端查看學校、班級的管理情況，了解自己孩子在學校的學習情況，并可以通過系統與學校進行溝通交流，增強學校與家長之間的互動。隨著科研興校戰略的持續開展，學校各類教育教學課題的立項數量顯著增加，微信OA系統對學校課題的管理工作也起到顯著的推進作用，課題研究者可以隨時將階段性研究成果上傳至OA平臺，以便課題組成員及時查看，學校科研處也可以及時跟進各個課題的開展情況，并及時給予相應的點評指導。這種在網絡環境下共同管理、交流、分享課題研究成果的方式，增強了教師參與課題研究的積極性，有助于形成更加良好的科研氛圍。

三、以微信OA辦公系統促學校精細化管理的效果

（一）提高學校的教學質量、促進教師創新意識。通過運用微信OA系統，可以簡化大量傳統的工作手續，讓教師們有更多的時間投入教學研究中，同時系統的使用，能有效增強教師的信息技術運用水平，增強教師的創新意識，并逐漸意識到創新教育與創新管理的重要性，不斷深化思維創新與行動創新的方式，促進學校教學水平不斷提高。

（二）促進學校的綠色辦公與綠色管理。微信OA辦公系統應用于學校管理中，能夠有效提高辦公效率，減少傳統辦公中信息傳遞時間，提高信息傳遞質量及準確性，減少各部門之間的工作扯皮推諉現象，協作能力顯著增強。同時極大降低了各種行政審批工作中的辦公耗材消耗及人力成本消耗，節約學校辦學成本，逐步實現學校的綠色管理，提高學校行政管理效能。

（三）促進學校品牌形象不斷提高。學校管理中應用微信OA辦公系統，使得學校的管理更加精準、全面，學校教師、學生與家長都能體會到信息化手段對學校發展的促進作用并從中獲益。微信OA系統在學校管理中的應用還使得學校的工作管理水平得到增強，學校的辦學品質得到提升，家長和社會的滿意度不斷攀升，同時使得學校品牌形象不斷提高。

四、結語

綜上所述，移動互聯網技術的高速發展，使得微信OA辦公系統能與學校的各項管理工作進行深度融合，讓許多復雜、繁瑣的管理工作變得順暢、細致，也使得學校對科學管理的重要性更加重視，成為學校改進工作作風的重要手段。通過對系統使用過程中采集到的翔實數據進行分析，可以讓學校更容易發現管理中存在的短板并加以彌補，進而采取更有針對性的、高效的管理手段進行管理。學校管理水平的不斷提高，使得學校的辦學品質不斷提升，從而塑造更優質的學校品牌形象。