新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與方法

文/濟(jì)南市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 尚彥明

一、新時(shí)期事業(yè)單位做好檔案管理工作的意義

（一）有助于推動(dòng)小康社會(huì)建設(shè)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)得到了長(zhǎng)足發(fā)展，從而加大了事業(yè)單位檔案整理的工作量，而在這種情況下，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行合理的提升，可以有效加強(qiáng)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，在新時(shí)代背景下，通過(guò)提升檔案管理可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位的發(fā)展推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷提升推動(dòng)了我國(guó)小康社會(huì)的發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理有助于企業(yè)文化資源的充分使用。

（二）深化落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀。在事業(yè)單位中，檔案中的資料包括事業(yè)單位員工的工資情況，所以加強(qiáng)檔案管理，可以有效保障檔案資料的真實(shí)性，從而避免給員工錯(cuò)發(fā)工資的情況出現(xiàn)。在我國(guó)現(xiàn)階段的小康社會(huì)發(fā)展中，科學(xué)發(fā)展觀是極為重要的，科學(xué)發(fā)展觀簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是科學(xué)的指導(dǎo)思想，科學(xué)發(fā)展是發(fā)展小康社會(huì)的前提，科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)容主要是對(duì)我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展利益的平衡，主要針對(duì)的是加強(qiáng)工作的管理，而加強(qiáng)檔案管理可以有效加強(qiáng)企業(yè)中的工作管理，所以加強(qiáng)檔案管理有助于我國(guó)深化落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀。

（三）有助于深化落實(shí)“四個(gè)全面”。檔案的管理可以促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展，在時(shí)代發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理的發(fā)展空間是極大的，檔案管理簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是對(duì)事業(yè)單位每一項(xiàng)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程，通過(guò)檔案管理可以有效保障檔案信息的真實(shí)有效性，還可以避免檔案的丟失，檔案管理得到了保障，企業(yè)的發(fā)展就有了保障。我國(guó)企業(yè)的快速發(fā)展，可以有效推動(dòng)我國(guó)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)階段是建設(shè)小康社會(huì)的階段，“四個(gè)全面”中明確提出通過(guò)嚴(yán)肅黨紀(jì)、黨風(fēng)等方法對(duì)黨建具有重要的作用，也是全面建成小康社會(huì)的重要保障，而加強(qiáng)檔案管理可以有效促進(jìn)小康社會(huì)的發(fā)展，由此可見(jiàn)，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理有助于落實(shí)“四個(gè)全面”。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位不夠重視檔案管理，管理方法落后。在事業(yè)單位的檔案管理中，對(duì)檔案管理的理解一般是對(duì)各種資料進(jìn)行整理和保管的工作，而對(duì)檔案管理工作的不重視使得工作人員在開(kāi)展工作時(shí)出現(xiàn)不積極和不認(rèn)真的情況，使得員工缺少對(duì)于檔案管理的重視，不會(huì)對(duì)工作投入太多的人力和物力，人力的缺失導(dǎo)致檔案管理工作缺少相關(guān)的人員。現(xiàn)有職員面對(duì)大量工作時(shí)，極有可能出現(xiàn)胡亂擺放檔案資料的現(xiàn)象，這樣就會(huì)加大查閱資料的難度。除此之外，事業(yè)單位不重視檔案管理工作，就會(huì)影響員工的思想，會(huì)使得員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)是“一種機(jī)械性的工作”，會(huì)導(dǎo)致員工對(duì)工作產(chǎn)生懈怠的心理。

（二）事業(yè)單位檔案管理手段落后，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低。在現(xiàn)階段的事業(yè)單位管理中，對(duì)檔案的管理不但管理機(jī)制不夠完善，而且管理檔案的相關(guān)設(shè)備較為落后。在新時(shí)期信息化環(huán)境下，對(duì)檔案管理缺乏與時(shí)俱進(jìn)的先進(jìn)管理技術(shù)。在事業(yè)單位中，若對(duì)檔案管理不夠重視，那么對(duì)檔案管理工作投入資金相對(duì)就會(huì)較少，使得檔案管理建設(shè)負(fù)擔(dān)不起新型的管理設(shè)備，而造成檔案管理的手段落后。現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展速度是極快的，智能化的發(fā)展已經(jīng)普及到各行各業(yè)的發(fā)展中，在這種情況下，如果事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的方式還是采取傳統(tǒng)的手工整理，對(duì)檔案的保密性管理會(huì)有一定的影響。另外，如果檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)能力低，也會(huì)導(dǎo)致員工在檔案整理中，缺少對(duì)檔案內(nèi)容的鑒別，從而使得檔案管理缺少規(guī)范性。

（三）事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善，缺乏信息的有效利用。在我國(guó)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展中，檔案管理時(shí)常會(huì)發(fā)生混亂的情況，而造成這種情況的主要原因是在檔案管理中沒(méi)有對(duì)檔案管理制定有依據(jù)的制度，這就使得員工對(duì)檔案的整理工作難度加大。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)對(duì)原有的制度未有效執(zhí)行，使得少數(shù)制度沒(méi)有實(shí)際的管理效果，在事業(yè)單位的檔案管理中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)相關(guān)管理人員在檔案外借時(shí)雖然會(huì)做好記錄，但是對(duì)檔案并沒(méi)有過(guò)多的管理，超出檔案借閱時(shí)間，沒(méi)有采取措施取回檔案。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，沒(méi)有明確對(duì)職業(yè)等級(jí)進(jìn)行劃分，也缺少對(duì)員工的激勵(lì)政策，長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展會(huì)消磨掉員工的工作積極性，導(dǎo)致開(kāi)展檔案管理時(shí)缺乏認(rèn)知。除此之外，在社會(huì)的不斷發(fā)展中，信息量也在不斷增加，如果不及時(shí)更新政策，就會(huì)加大檔案管理人員的工作量，從而導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題出現(xiàn)。

（四）新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與方法。1.創(chuàng)新管理理念，提升檔案管理意識(shí)。在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，要想加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理，管理方式應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，發(fā)展具有創(chuàng)新性的檔案管理理念。對(duì)檔案的管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展是極為重要的，同樣也是加強(qiáng)檔案管理不可或缺的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。所以，事業(yè)單位要想加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理，首先應(yīng)該提高管理人員以及員工對(duì)于檔案管理工作的重視，在加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳，通過(guò)大力宣傳檔案管理的重要性來(lái)提升員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，從而提升檔案管理人員在工作時(shí)的積極性以及對(duì)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，還可以拓寬員工提建議的渠道，通過(guò)拓寬渠道，獲得提升檔案管理水平的建議。這種方法不但對(duì)提升檔案管理工作提供幫助，還可以激發(fā)員工的積極性，使每一位員工都能參與進(jìn)來(lái)，意見(jiàn)獲取渠道的設(shè)立還可以使事業(yè)單位的管理人員發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀員工，對(duì)發(fā)表意見(jiàn)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，使員工更加重視檔案管理工作和提升員工的自身價(jià)值。在事業(yè)單位中，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，還可以吸取事業(yè)單位或者企業(yè)和部門以及國(guó)際上的成功案例，吸取可以借鑒的部分，將其與事業(yè)單位的檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，創(chuàng)新檔案管理理念。2.加大資金的投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段。若要加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理，需要單位每一個(gè)部門之間相互協(xié)助來(lái)完成。還應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的投入力度，在檔案管理中，有了充足的資金就可以對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更換，先進(jìn)的管理設(shè)備不但可以有效提升檔案管理的效率，還對(duì)于檔案管理的規(guī)范性有著極高的要求，為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，工作人員應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案管理進(jìn)行操作，可以利用電子文檔來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)χ匾募M(jìn)行備份，給重要文件做好雙重保障。3.提升檔案管理人員的綜合能力，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效運(yùn)用。新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，提升檔案管理人員的綜合能力是重要的一部分。在檔案管理中，如果對(duì)檔案管理的機(jī)制體制以及設(shè)備都進(jìn)行了完善和改進(jìn)，而員工不具備專業(yè)的素質(zhì)，也會(huì)造成檔案管理工作的問(wèn)題，只有具有優(yōu)秀和專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價(jià)值，還可以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質(zhì)量是最為重要的，想提升檔案管理的質(zhì)量，首先要求相關(guān)工作人員必須具備專業(yè)的技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，提高員工的綜合素質(zhì)，在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)招聘高素質(zhì)、高水平并且能夠操作現(xiàn)代化設(shè)備的人員。檔案管理中重要的部分，還有對(duì)于檔案的保密工作，事業(yè)單位應(yīng)該有專門存放檔案的庫(kù)房，讓員工加強(qiáng)管理，對(duì)于進(jìn)出的人員必須做好詳細(xì)的登記，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新是必然的，只有提升了事業(yè)單位的檔案管理工作，才能進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。想提升事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會(huì)的信息化資源，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作設(shè)備的提升，并且還要通過(guò)加強(qiáng)員工的綜合素質(zhì)來(lái)強(qiáng)化檔案管理工作。