信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理改革與創新

文/鶴慶縣檔案局 舒新

隨著我國現代信息化技術不斷提升，我國企業辦公室的傳統文書檔案管理工作方式已不適應于當前的社會大環境，逐漸被時代所淘汰，信息技術的沖擊對我國企業辦公室文書檔案的管理工作提出了巨大的挑戰。為適應當前的現代化信息社會，企業辦公室人員需不斷探索企業辦公室文書檔案管理工作的新模式，將現代化信息技術融入傳統的企業辦公室文書檔案管理工作中。對文書檔案管理工作的改革與創新，可進一步提升企業的工作效率，為企業的良好發展夯實基礎。

一、文書檔案管理工作改革與創新的重要性

企業的各項工作與企業辦公室的文書檔案管理工作有聯系，良好的文書檔案管理工作可推動企業各項工作順利進展，提高企業的工作效率。當前，我國企業管理層及其員工對于企業辦公室的文書檔案管理工作沒有形成正確的思想認識，認為文書檔案管理工作的作用不明顯，因此在實際的辦公室文書檔案管理工作中，往往會造成文書檔案信息的丟失或損毀。辦公室員工在面對新型的文書檔案種類時，往往無從下手。在現代信息社會視角下，現代化信息技術的進步對于我國的文書檔案管理工作提出了更高的要求，同時對辦公室員工也提出相應的要求。在這一大環境下，如何優化辦公室文書檔案管理工作，成為我國企業辦公室人員所面臨的難題。為適應現代信息化社會，我國企業辦公室員工需不斷對文書檔案管理工作進行改革與創新，才能使企業的文書檔案管理工作適應現代社會的需求。保障企業文書檔案管理工作的安全，杜絕企業文書檔案丟失及損毀。辦公室員工需借助現代化信息技術，有效改善企業辦公室文書檔案管理工作所存在的問題，優化企業辦公室文書檔案管理工作，不斷提高自身的辦公室文書檔案管理能力，增強文書檔案管理的技術水平，進一步推動企業良好運營。

二、企業辦公室文書檔案管理工作所存在的問題

我國企業目前的辦公室文書檔案管理工作未能適應現代化信息社會發展，存在的問題具體如下：

（一）管理人員能力良莠不齊。目前企業負責辦公室文書檔案管理工作的員工能力良莠不齊，業務水平存在著較大的差異性，這一現狀導致管理方法存在很多不同。不同的管理方法會直接影響到文書檔案管理工作的優劣，很難形成科學、統一的檔案歸類方法。若想改革企業辦公室文書檔案的管理工作，必須形成科學統一的檔案歸類法。

（二）未形成整體的文書檔案管理工作規劃。目前企業雖然有現代化電子信息存檔系統，但目前的現代化電子信息存檔系統缺乏整體的運營模式，沒有辦法形成各個部門的文書檔案管理信息，一定程度上妨礙了企業的文書檔案管理工作。企業管理工作人員需重視這一問題，對現代化電子信息存檔系統進行優化。

（三）不注重文書檔案的管理工作。企業高層及具體管理人員對于文書檔案的管理工作重視程度不夠，因此在企業文書檔案管理工作上所投入的資金相對較少，缺乏充足的資金支持，企業辦公室檔案管理工作無法進行相應的改革與創新，不能將企業文書檔案管理工作的價值體現出來，造成惡性循環。因此，企業需加強對文書檔案管理工作的重視程度，才能將文書檔案管理工作的優勢最大化發揮出來。

三、企業辦公室文書檔案管理工作的創新方式

針對目前企業辦公室文書檔案管理工作所存在的問題，進行相應的創新，具體創新方式如下所述：

（一）對檔案進行過程管理。企業應做好檔案的過程管理工作，對檔案的每一個環節都進行充分的把控。在整合搜集檔案內容所需的相關資料時，必須確保所搜集數據的準確性及方式的合法性，禁止隨意篡改資料內容的情況發生，更不能用虛假資料作為檔案內容。在進行資料歸檔時，應做好編號記錄，方便日后查詢的便捷性，且需符合企業的歸檔制度。

（二）建立員工的個人檔案。為有效保障企業辦公室文書檔案管理工作的順利進展，企業應給每一名員工建立個人檔案，提升員工工作的積極性及主動性，一旦工作發生重大狀況，可依據具體的檔案將責任落實到個人身上。

（三）將文書檔案管理工作落實到每一個部門。將文書檔案管理工作落實到企業的每一個部門，可以有效保障企業辦公室文書檔案管理工作有序發展。絕不能出現部門因為工作繁瑣，而拒絕文書檔案歸檔。在這一全方位的管理中，還應關注文書檔案工作的安全性，避免造成信息的泄露。

（四）進行系統化的管理。為有效推動企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新，企業需對辦公室文書檔案管理工作實施系統化的管理。實施系統化的管理，有利于企業形成管理模式的優化，精細化、程序化的管理模式有利于推動企業辦公室文書檔案管理工作的進步。

四、文書檔案管理工作改革與創新的策略

（一）構建完善的信息檔案管理系統。目前，企業辦公室的文書檔案管理缺乏有效完善的信息檔案管理系統，企業需加強管理，構建有效的信息檔案管理系統。可以有效推動企業辦公室文書檔案管理工作順利運作，全方位提升企業的工作效率。同時，信息檔案管理系統的構建，可以進一步加強企業辦公室文書檔案的安全性，對文書檔案進行保密等級制度設定。設定文書檔案的保密等級，可將文書檔案的保密等級大致劃分為絕密、機密、秘密、一般四種形式，不同的保密等級對應不同的保密程度，可進一步優化企業辦公室文書檔案管理工作。在這一過程中，需注意構建檔案管理的大致順序，具體流程可分為接收文書檔案、按標準對文書檔案進行分類、傳送分類好的文書檔案、催辦、對文書檔案進行立卷、歸檔文書檔案、銷毀文書檔案，具體實施中，應嚴格按照這一順序來執行。此外，對于信息檔案管理系統的保密性也不能掉以輕心。辦公室管理人員需針對此做好相關的培訓工作，最好簽訂必要的保密協議，一旦信息泄露，可依法追究責任。為方便開展企業辦公室文書檔案管理具體工作，平時需規范化制定企業辦公室文書檔案，嚴格按照公司的相關文書檔案制度來執行，將相關制度貫徹于文書檔案的起草及歸檔過程中。

（二）加強科學性及時效性。隨著現代化信息技術的不斷發展，企業辦公室的文書檔案管理工作中也納入了現代化信息技術，現代化信息技術與企業辦公室文書檔案管理工作的融合，有效提升了文書檔案管理工作的實時性及科學性。為有效保障企業辦公室文書檔案管理工作的實時性，需加強對文書檔案管理人員的相關培訓，使文書檔案管理人員充分掌握現代化信息技術，在開展企業辦公室文書檔案管理工作時，可熟練應用現代化的信息技術。通過將現代化信息技術引入企業辦公室文書檔案管理工作中，可快速解決文書檔案管理工作的延時性質，提高企業辦公室文書檔案管理工作的實時性及科學性，大幅度提升企業文書檔案管理工作的工作效率，進一步帶動企業的運營，優化企業的管理模式。

（三）制定相關的管理制度。要想有效確保企業辦公室文書檔案管理工作，企業需制定切合實際需求的相關管理制度。使得企業辦公室文書檔案管理工作在現代化信息社會的大背景下，能夠實現更加優化的管理模式，將文書檔案管理工作的價值最大化體現出來。在制定相關的管理制度時，企業需針對相關使用部門來確定。例如可將文書檔案不得損壞加入文書檔案的制度管理中，可加強工作人員對于文書檔案的愛惜程度，在對文書檔案進行歸檔時，不會像往常一樣采取隨意的模式，而是謹慎對待之。必要時，可將懲罰制度引入文書檔案的管理工作中，一旦毀壞，可追究相關工作人員的責任。最為關鍵的一點是，在對企業文書檔案進行電子文檔的使用時，使用部門需注意切斷一切外網，僅在企業內部網絡上進行瀏覽，這樣做可避免企業電子文書檔案的信息泄露，提高企業文書檔案的安全性，保障企業自身的利益，不會對企業造成巨大的打擊。

（四）注重電子防火墻的安裝。為有效保障企業文書檔案的安全性，避免企業文書檔案的信息丟失，企業應在內部普及安裝電子防火墻及各類殺毒軟件，在規定時間內對電腦進行殺毒，這樣一來，可確保企業電子文書檔案的安全程度，不會被外來病毒及電子黑客攻擊企業內網，盜取企業的核心機密等。企業可將這一制度納入企業的文書檔案管理體系中，若有不遵守規定的員工，可依法給予批評處分。

五、結語

綜上所述，企業辦公室的文書檔案管理工作對于企業的發展有著十分重要的作用，加強文書檔案的管理工作，可有效提升企業內部的工作效率，推動企業的運營，獲得更高的經濟收益。隨著現代化信息技術在日常生活中的普及，傳統的企業文書檔案管理模式已不能滿足現代化社會的訴求。企業文書檔案管理工作的改革與創新已是大勢所趨，企業應注重構建完善的信息檔案管理系統、加強科學性及時效性、制定相關的管理制度、注重電子防火墻的安裝，才能有效推動企業辦公室文書檔案管理工作不斷進步，適應現代化信息社會的需求。