淺談企業固定資產實物檔案管理方法

文/福州市規劃設計研究院 林瓊

目前，大多數企業都會通過采取內控制度的方式來加強企業管理，提高企業的管理水平，進而達到提高企業工作效率，推動企業進一步盈利的目的。企業的固定資產作為實物檔案，對于企業的正常運營而言至關重要，是企業內部一筆不可忽視的重要財富。因此，企業管理者應該立足于實際情況，從內控制度的角度尋找目前固定資產檔案管理的不足，并積極對其進行修改和完善。這樣，能夠進一步提高企業的市場競爭力，實現企業資產管理的現代化。

一、企業固定資產管理存在的問題

（一）資產管理制度不完善。目前，大部分企業不同程度存在檔案管理制度不完善的現象。究其原因，主要體現在以下幾個方面：1.現有制度過于陳舊，無法適應目前的公司管理現狀。比如：部分單位并沒有固定時間進行資產盤點的規定，這會在一定程度上導致公司不能及時發現資產上的問題并加以解決，企業的資產檔案不能及時更新，給企業的發展帶來一定的隱患。部分單位過度注重人情往來，缺乏相關規則的制定，不重視檔案的留底，導致企業內部松散，問題頗多。2.缺乏切實有力的執行保障措施，導致資產管理制度很難落到實處，員工工作的隨意性較大。比如：針對部分資產，有的企業不履行相關手續，就直接宣布報廢，這帶有很強的主觀隨意性，會給公司帶來一定的損失。

（二）部門溝通協調不順暢。企業資產的管理與盤點主要涉及以下部門：財務部門、資產使用部門以及資產管理部門。要想讓企業的固定資產檔案得到切實有效的管理，就必須要三個部門通力合作，共同協調發展，及時溝通信息，才能夠達到資產的良性管理與變現的效果。然而，就目前的情況而言，在部分企業中，財務部門資產使用部門和資產管理部門之間缺乏相應的溝通機制，導致部門與部門之間的信息溝通不及時。除此之外，部分員工由于個人品質和工作態度存在問題，在不同程度上存在著互相推卸工作責任、推諉扯皮、職責不明確等問題。在此種情況下，如果資產出現了問題，很難及時向企業相關部門進行匯報，也很難及時尋找正確的方法予以解決。如果此種情況一直存在，將會給企業帶來較大隱患。

（三）企業管理手段落后。隨著時代的發展，我們已經進入信息技術時代。企業的管理手段也應該隨著時代的發展得到相應的變革，與時俱進。然而，就目前的情況而言，部分企業并沒有將企業管理手段的信息化落到實處，而是依舊采用傳統的企業管理手段，用文字版的檔案進行存檔。這樣不僅會消耗大量的人力、物力和財力，而且不利于提高企業的工作效率，還可能會導致企業的內控制度出現很大的紕漏。長此以往，非常不利于企業的生存和發展。

（四）固定資產的投資存有一定的盲目性。企業的投資管理主要包括以下幾個方面：基礎設施建設、先進設備引進、客戶關系維護。其中，固定資產的投資屬于基礎設施建設和先進設備引進等方面。就目前的情況而言，部分企業在投資的過程中沒有對相關的市場和回報率進行恰當的分析，因而導致存有一定的盲目性。這不僅不能夠保證投資的質量，而且還會在一定程度上造成資金浪費、資金回報收入周期過長等問題，這對企業的發展是不利的。

二、強化固定資產實物檔案管理的對策

上述問題的存在，會在很大程度上制約企業的生存和發展，不利于企業市場競爭力和綜合效益的提高。因此企業管理者應該根據實際情況尋找恰當的措施，來完善企業的內控制度，強化對固定資產實物檔案的管理手段，構建完善的企業規則，以求保障企業長足發展。

（一）健全內部資產檔案管理制度。首先，企業的管理者應該充分意識到資產管理制度的健全對于企業發展的重要作用，并根據實際情況，健全企業內部的固定資產實物檔案管理制度，加強對固定資產的管理手段。這樣，才能真正發揮企業內部固定資產的使用效益，避免資產遭受不法侵占或者流失，避免其他違法亂紀的現象發生。一方面，在程序上，企業內部的資產檔案管理制度應該有明確的程序來予以參考和落實，這樣才能真正保障企業內部的長遠發展。比如：從票據的記錄與控制層面看，企業應該根據實際情況，實行票據保管、收款與會計記錄人員的崗位分離；對所有票據進行預先編號，所有作廢的票據都要妥善保存，對已經使用的票據由會計人員進行定期銷號，并及時與票據保管人員進行核對，以防止交易漏記或重復記錄現象，保證全部收入、結算款項等能夠及時準確入賬。另一方面，在內容上，檔案管理部門應該本著實事求是的原則，記錄每一位接觸過資產的人員，避免謊報瞞報現象。資產接觸與記錄使用主要是指限制接近資產和接近重要記錄，以保證資產和記錄的安全。保護資產和記錄安全的重要措施是采用實物和技術防護措施。在采取電算化核算的情況下，每個崗位只能使用自己設置的密碼接觸由自己負責的數據，復核崗位只能進行數據查詢和復核，不具備修改已經形成數據記錄的權限。只有企業的內部資產檔案管理制度得以健全，才能夠保障企業有序運轉。

（二）規范內部控制，明晰工作職責。要想真正達到規范企業內部控制，強化企業內部固定資產管理的目的，必然需要加強各個部門之間的互聯互通，明晰各個部門的工作職責，確保責任到人。這樣才能在最大程度上保障工作完成的精確度，避免工作人員相互推卸責任。首先，企業管理者可以從硬件設施方面改良部門之間的通信條件。企業管理者可以在企業內部設置直線電話，不同部門的部長之間可以通過直線電話來進行直接交流和溝通，非常方便。其次，企業管理者可以從管理入手，設置明確的工作考核標準，明確各個部門的工作職責。一方面，企業管理者應當將企業固定資產的保管任務明確到資產使用部門當中，規定使用人在管理公司固定資產的過程中，如遇特殊情況應及時上報。如果因未及時上報或者有意隱瞞而使企業遭受重大損失，要承擔相關的責任；另一方面，資產管理部門和財務部門之間應該進行通力協作，互相協商，確保企業內部的固定資產能夠得到及時的維護保養，發揮其保值增值的功能。除此之外，企業管理者應當根據實際情況設置以領導小組為核心的工作考核制度，要求不同部門領導組成相關的領導小組，根據已經制定好的核查標準來進行核查。對積極參與資產管理并取得一定成就的工作人員，企業應當予以獎勵。對工作玩忽職守，欺上瞞下，導致企業財產遭受損失的工作人員，企業應當按照規定追究其失職責任。這樣，不僅可以加強企業的內部控制，而且可以明晰部門之間的工作職責，可謂一舉多得。

（三）實施科學化的實物資產管理手段。隨著科技的不斷發展，企業的資產使用增值方面也在不斷發展，資產管理手段也越發多元。因此，企業管理者應當根據社會的實際情況來實施科學化的資產管理手段。通過更新資產管理設備、改良資產管理手段、更新資產管理系統等方式讓企業內部的資產管理手段實現現代化和科技化。從而達到提高資產管理效率，促進企業盈利的目的。首先，企業可以充分利用當下的局域網技術，建立固定的資產管理系統來進行資產管理，利用財務計算軟件來實現財務計算的電算化，以此讓資產管理手段往信息化方面發展。其次，企業內部應完善配套管理措施，讓信息化的管理手段得以落實。一方面，企業可以將原先固定資產的紙質卡片換為電子卡片，既可以節省資源，又可以防止假冒偽造；另一方面，企業在對傳統的資產進行分析盤點的基礎之上，先利用電子卡片將固定資產的信息輸入計算機網絡云端，讓信息得以保存。這樣，企業的計算機管理人員可以通過互聯網云數據的方式來讓整個企業實現資源共享，信息的傳遞速度也能夠加快，推動不同部門之間固定資產管理與增值活動的交流效率，可謂一舉多得。

（四）加強企業固定資產實物檔案管理實效。檔案管理者要想真正讓企業內部的固定資產實物檔案管理落到實處，就需要根據實際情況來制定相關的制度，讓企業固定資產實物檔案管理能夠落到實處。一方面，檔案管理者要建立操作規范體系。按照檔案管理要求，結合本企業實際，制定并落實文書立卷歸檔辦法，文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限制度，檔案保管、保密、利用、統計、鑒定銷毀等制度，使檔案管理工作有章可依、有規可循；另一方面，檔案管理者要建立督促檢查體系。大力加強對檔案管理的監督檢查力度，每年組織開展至少兩次檔案管理安全檢查，采取自查、互查、抽查、普查相結合的方式，有效堵塞檔案管理中的漏洞和杜絕隱患，堅決杜絕檔案管理中出現案卷損壞、失密泄密、案卷丟失等問題，推動檔案工作健康發展。

（五）加強風險控制能力。企業的固定資產在投資和日常的經營當中，可能會面臨各種各樣的風險。部分風險可能讓人始料未及，但是大部分風險是可以通過風險預測和風險控制來解決的。因此，企業管理者在日常的過程中，應當加強自身風險控制的預判能力和應對能力。這樣，才能真正讓企業在市場經濟的浪潮當中不斷前行，獲得長遠發展。首先，企業管理者應當培養自身的風險意識，時常懂得居安思危。其次，企業管理者應當積極向企業內部引進相關的風險管理控制人才，讓其定期對企業內部的固定資產進行盤點和評估。這樣可以在無形當中加強企業的風險預測和風險控制能力，對企業的長遠發展非常有幫助。

三、結語

綜上所述，企業管理者應當立足于企業的實際情況，通過內控管理制度和固定資產管理制度使得企業內部實物檔案管理得到完善，從而為企業的長足發展奠定堅實的制度基礎和管理基礎。