提高辦公室檔案管理工作效率的思考

文/云南省紅河州蒙自市人民政府發展研究中心 李婧

檔案管理工作是辦公室管理中非常重要的一項內容。高效的檔案管理可使檔案的完整性得到充分保證，促進檔案資料查詢和利用效率的提升，將檔案在辦公室管理工作中的價值最大化發揮出來。現階段，快速發展的經濟與不斷提升的技術水平，促進信息技術在各個領域得到深入應用。新時期，辦公室管理工作的一項重要內容，即在辦公室檔案管理工作中，加強應用當前先進的技術，對辦公室檔案管理工作方法不斷創新，從而促進辦公室檔案管理工作效率的提升。

一、當前辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度。如今，諸多單位在辦公室檔案管理工作中，因為檔案管理制度不完善，而大大影響了檔案管理效率。在辦公室檔案管理工作中，大部分工作單位所制定的管理制度均未對相關管理人員的崗位職責做出明確要求，未有效約束管理人員，進而導致管理混亂的問題發生。當有問題發生時，不能第一時間將責任人確定。與此同時，不健全的管理制度，也導致沒有規范化、制度化地要求管理人員，使之在工作中未充分意識到檔案管理工作的重要性，對待工作隨意，導致較多的疏漏出現，最終讓單位整體的工作效率受到影響。

（二）相關管理人員的管理意識淡薄。辦公室檔案管理工作的核心即管理人員，但通過分析我國現階段諸多事業單位的辦公室檔案管理情況不難看出，相關管理人員未樹立起較強的管理意識，很多管理人員均是經過教學機構專業培訓上崗的，而我國的教學機構往往以“重理論，輕實踐”的教學模式為主，如此一來，導致培養出來的檔案管理人員同社會實際情況“脫節”，理論基礎扎實，但在實際操作上卻束手無策，大大降低了辦公室檔案管理工作效率。

（三）工作人員的專業素養有待提升。很多單位，由于領導者未全面認識檔案管理工作的重要性，所以導致工作人員也未充分重視辦公室檔案管理工作。在部分單位，檔案管理工作人員均非專業出身，以至于諸多辦公室檔案資料未得到妥善保存，長期隨意堆放，由于管理人員沒有對其進行合理規劃和管理，所以具體工作不能體現出很多檔案所具備的價值。另外，工作人員缺少較高的專業素養，而以技能不精，難以負責任的態度參與到檔案管理相關工作中。辦公室的內容繁雜，所以辦公室檔案管理工作對相關工作人員的要求非常高，如果他們缺乏較強的專業能力，則會讓檔案管理工作問題頻發，進而嚴重影響辦公室檔案管理工作的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）建立完備的檔案管理制度。剛開始建立完備的辦公室檔案管理制度時，主要領導需充分發揮帶頭作用，簡單來說，就是對檔案管理的一系列工作引起重視，且引領相關人員把辦公室檔案管理工作做好，如設置單獨的資料室用以對相關檔案進行存放，按照檔案內容、性質與重要程度的不同，在資料室中對其進行有序存放，把相應的標簽貼上。完成檔案整理后，有序儲存檔案，儲存地應選擇在高層樓或是較為封閉的區域，且做好警示牌標識，提醒非相關人等不準入內，避免不相干人隨便進入資料存放室，造成重要檔案資料損壞或被竊取。不僅如此，針對機密性高的文件，管理人員應單獨放置，且一段時間后對檔案的保密期限進行跟進記錄，同時相關人員應隨時間變化與機密程度變化，第一時間解密、升密、降密一些文檔，對部分無須保密的文件做適時處理，在做好標記后將其放在資料室其他地方。要完成此項工作，必須3人或3人以上管理人員同時在場，且相關地點必須安裝監控，以起到相互監督的作用，一旦以后檔案出現問題，也有據可查。

（二）加強檔案管理工作意識。長時間以來，因為傳統觀念的影響，大部分單位均未對辦公室檔案管理工作進行較多的投入與研究，所以導致管理者沒有重視檔案管理工作中所具備的時代信息。對此，在今后的工作中，辦公室檔案管理工作人員一定要立足于檔案管理理論，將自身對管理工作的認識提高，積極主動去了解單位現階段的發展情況，并在平時的工作中把檔案的收集與整理做好，完成相關工作后，向辦公室領導匯報管理的成果。之所以這樣做，主要是為了改變檔案管理工作者獨立的局面，實現優勢互補，防止檔案管理工作者盲目隨意開展工作，讓辦公室管理的信息結果在單位發展中得到應用，促進檔案管理工作效率和質量的提升，以自己的微薄之力助推單位的可持續發展。

（三）提升檔案管理人員綜合素質。檔案管理人員的能力和素質提高，可以不斷促進辦公室檔案管理工作效率的提升。所以，要在固定的時間組織檔案管理人員參與培訓，使其在最短的時間內掌握豐富的檔案管理知識，善于運用信息技術開展工作，可以使新時期辦公室檔案管理工作的要求得到滿足。檔案管理人員要積極學習，對數字化技術、網絡技術、計算機技術進行認真學習，充分了解辦公室檔案管理工作的各個流程，貫徹落實單位制定的各項規章制度，確保自身行為規范。唯有如此，才可以有效提高辦公室檔案管理工作效率，將檔案資料應有的作用充分發揮出來。

（四）加強信息化建設，提高管理水平。當前，在辦公室檔案管理中，要想促進檔案管理工作效率和質量有效提高，應促進信息化建設。計算機管理軟件為實現辦公室檔案管理信息化發展提供有利條件。將電子檔案的建設有效增強是進一步強化檔案信息化建設的有效途徑，電子檔案就算不能帶來實際效益，也可以在服務社會的過程中，將經濟效益充分展現出來。在辦公室電子檔案數量不斷增多的前提下，通過科學合理選擇計算機檔案管理軟件，可以促進辦公室檔案管理工作效率和質量提高。同時在辦公室檔案信息化建設中，需要結合社會需求，構建檔案管理互聯網平臺，為順利開展檔案管理信息化奠定基礎，實現檔案使用效率有效提高。

三、結語

綜上所述，單位發展過程中，需重點關注辦公室檔案管理工作，其直接關系到單位的各項經濟活動。若辦公室檔案管理水平較低，則會直接影響到事業單位發展的其他環節，所以需將現階段部分事業單位辦公室檔案管理中存在的問題有效解決，促進檔案管理工作質量的提升，讓單位辦公室檔案管理的工作效率不斷提高。