基于OA協同辦公的民航類公文規范化工作流程探析

在大數據、云計算、區塊鏈、人工智能、移動互聯網等多樣信息化集成手段廣泛應用的時代背景下，利用即時通信技術、網絡互聯技術、辦公自動化技術更新升級了傳統政府管理和公共事業服務的辦公方式。其中OA協同辦公系統作為應用最為廣泛的網絡辦公信息平臺，對民航高職院校的文秘工作者而言，解放了“紙、筆、印”，利用技術手段提升效率、暢通流程、減少人力，降低了失誤率。大力推進OA協同辦公系統，推行“電子化”辦公，倡導節約、精簡、高效的辦公方式，成為當前高校特別是民航高職院校加快智慧校園升級建設的重要舉措之一。

一、OA協同辦公系統內涵

從廣義上說，OA協同辦公系統是將現代化辦公和計算機網絡功能聯合應用的辦公方式，凡是在傳統的辦公室中采用各種網絡新技術、電子新機器、移動新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在政府機關中，辦公自動化系統平臺稱作電子政務，企事業單位稱之為OA，即辦公自動化。目前通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化流程節點、集約組織結構、調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，最后實現辦公系統的整體高效準確有序運轉。

二、OA協同辦公系統的主要優勢

（一）便于信息溝通、上傳下達。隨著高校規模的逐步壯大，多校區辦學甚至異地辦學現象越來越多，辦公覆蓋區域愈加廣闊。例如筆者所在的上海民航職業技術學院，其下設徐匯校區、浦東校區，兩校區之間距離約50公里，車程耗時一般在50分鐘。OA協同辦公的即時性，讓線下“跑腿”變成電腦端口、手機客戶端，有效解決跨校區辦學所帶來的空間問題，推進各項業務工作的辦理和跟進，提升了辦公效率。

（二）便于公文流轉、及時處理。傳統公文流轉、批轉通過紙質材料簽字遞交，速度慢、耗時多，需要專人從事高頻次的重復勞動且易出現失誤、遺失現象。而OA協同辦公從根本上解決了這些問題，從時空、效率上對于公文處理進行了革新，降低了工作量、縮短了流程時間、提高了正確率。

（三）便于明確職責、高效辦事。OA協同辦公通過系統搭建條理明晰的職責邊界、流程節點，設定辦結日期并進行留痕處理。使得辦事辦會辦文等諸多事項能夠公開、規范處理，各個節點的辦理人員處理工作時間、內容都在網上一目了然，無形間增加了工作監督機制，推進工作的順利進行，最大化地實現“一網通辦”，有效杜絕了辦事推諉、“部門官司”的現象發生。

三、OA協同辦公系統對于公文規范化處理的意義

2012年7月1日起施行修訂的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱“條例”），該《條例》對黨政公文長期以來分離的文種、體例、格式等問題進行了統一的明確與規范，在黨政公文制度要求十分明確的背景下，OA協同辦公系統作為公文規范處理的主要網絡工具，極大提升了黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化水平。具體表現如下：

（一）OA協同辦公系統有助于公文文種正確選擇使用。《條例》出臺之后，黨政公文文種合并一家，公文文種明確為決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、通知、通報、意見、報告、請示、批復、議案、函、紀要共計15種。公文文種得以明確，但是在實際使用過程中，具體公文處理人員受工作經驗、知識水平、操作能力的影響較大，往往在公文文種選擇上容易出現錯用文種的重大失誤。而OA協同辦公系統能夠從文種性質上進行節點界定，按照上行文（請示、報告）、平行文（函）、下行文（通告、通知、通報）對于單位常用文種進行細化梳理，便于在實際操作中正確選擇。

（二）OA協同辦公系統有助于公文行文格式規范化。個別黨政機關及企事業單位存在公文格式及公文起草、審核、簽發等程序不規范甚至錯誤之處。而OA協同辦公系統可以通過表格模板網絡程序編輯，對于公文的標題、文號、密級、主送、抄送、格式、字體等具體易錯格式要素進行統一設定。讓公文寫作有了一個可供參照的固定模板。當文秘工作人員實際選擇文種、擬定標題、排版布局當中，在基本格式方向上不易出現較大錯誤，使得文件擬制愈加規范、普及，使得格式規范意識得以提升。OA協同辦公系統將《條例》中制度內容還原到了網上實際操作上，使得公文管理制度的明確規定得到有效落實，同時也提升了文秘工作人員的工作規范意識和實際操作能力。

（三）OA協同辦公系統有助于公文實際處理流程規范化。OA協同辦公系統不但設定公文格式模板，同時也對公文收發流轉從程序、時限、節點進行了明確限定。例如上海民航職業技術學院作為地處上海的民航局部屬院校，其上級主管部門是中國民用航空局，但同時又受到上海市教委的業務指導，在收文發文當中面臨“兩條線走路”的現象。由于國家部委和地方教育行政部門在公文流轉處理上還有所不同，所以以前處理流程需要分別進行手動擬定，造成了十分繁巨的文書工作量、且在實際處理中容易出現錯誤。OA協同辦公系統的運用徹底解決了這樣的問題，依據學院特殊情況，事先設計符合工作需求的工作流程模板，在“收、發、傳、閱、歸”等各個節點進行限定，從程序上保障的公文處理規范、有序、高效、無誤。其次，公文處理過程同時也蘊含著事務呈報、交辦、閱辦、督辦等各個工作節點任務要求，OA協同辦公系統上可以清晰顯示責任人、處置時限和完成情況，并能夠長期客觀保存，這對于工作效率效果督查及責任追溯提供了客觀事實依據，真正實現網上留痕、不易遺失。再者，上海民航職業技術學院實施同其他高校類似的二級內設部門管理體制，而且是一套班子、兩個校區。紙質公文時代，各部門公文格式及流轉方式不統一，導致文件往來溝通不暢，極大地影響行政管理的合規性。而OA協同辦公系統可以對二級部門的公文格式、行文規則等也能做出明確的規定，使得基層公文處理時嚴格規范，真正建立起了橫向到邊、縱向到底的公文規范化處理體系。

（四）OA協同辦公系統能有效提升黨政公文處理的靈活性、時效性。隨著移動互聯網和智能設備的普及應用，與傳統紙質媒介平臺相比，優勢明顯：一是OA協同辦公系統打破了時間、地域、機構的界限，使得文秘工作人員從“文山會海、車馬勞頓”當中明顯“減負”，改變以往需面對面傳輸公文的現狀，實現了公文處理的網絡化、瞬時化，特別是呈報領導、上級部門的公文可以及時查看辦理。二是作為一個電子化文檔處理系統，其公文辦理全過程實現了流程化，擬稿、審核、套紅、用印、流轉及歸檔均可以進行網上流轉及管理，提升效率的同時，也降低了辦公用紙、辦公印刷的實體成本。三是重點提升了急辦公文事務的辦結速度，特別民航類公文作為行業內重點事務的公務信息載體，有時候交辦辦結時間特別緊急且重要，OA協同辦公系統作為文秘工作人員的有力助手，提升了其處理緊急公文事務的能力。

四、OA協同辦公系統在工作中的具體要求

（一）編制手冊、加強培訓，努力提升OA協同辦公系統的實際操作水平。一是建立系統完善的OA協同辦公使用計劃和清晰分明的工作手冊，認真梳理該系統收發文流程當中的每個節點職責內容和操作要求，確保流程當中的每項工作、每個節點權責統一。二是強化OA協同辦公系統的工作角色認知，OA流程當中的每個節點對應著具體的某個人。 因此，系統涉及的每個人必須認清OA功能定位，確保流程操作全面到位，辦公室作為OA協同辦公系統的主要使用部門，要做好該系統的使用操作和電子公文處理的培訓組織工作，促使系統當中的每個人，無論領導還是普通員工，樹立強烈的責任意識、學習意識，培養強烈的責任感，做好系統的使用推廣工作。三是邀請系統開發方定期組織系統優化、實操培訓工作，民航類高校、民航類公文處理的政策條件和面臨的實際問題都是不斷變化的，OA協同辦公系統應當定期組織優化工作，讓專業公司介入，可以不斷改進完善系統、提高系統使用效果。

（二）建章立制、完善機制，加強電子公文規范處理的制度保障。民航不但是業務部門、更是政治部門，作為民航高職院校，在OA協同辦公系統推廣使用過程中，對于民航類公文規范處理標準更嚴、要求更高。一是要逐步健全公文處理工作相關制度，特別要完善電子文件處理歸檔、電子公章利用等制度。二是要加強辦公自動化相關軟硬件設備的安全維保能力，加強信息工作人員培訓，分析網絡安全最新形勢，分析關鍵時節的網絡安全工作要點，部署信息安全工作任務，增強電子公文規范處理工作的安全系數。三是建立更為詳細的文秘崗位責任制。OA協同辦公系統在民航類公文規范化處理工作中，增加不少需要負責的工作內容，比如該系統的安全賬戶、電子公章秘鑰、運維辦公設備等軟硬件的安全保管工作。一要建立崗位交接制度，確保工作責任到人、無縫對接。二要編制OA協同辦公系統風險應急預案，防止因系統問題、賬號盜取等問題導致公文處理“真空”狀態的產生。三要建立民航類公文專門備案渠道，除了網絡資源歸檔，為保障規范處理，必須線下紙質文檔、電子文檔各留一套，由專門人員進行保管。而且民航類涉密公文應該按照民航局保密公文相關處理規定，單獨選用場所、媒介進行處理。

（三）夯實基礎、充實內涵，提高民航類公文規范辦理的信息化水平。目前，OA 協同辦公系統基本針對單位組織內部進行使用，主要功能體現在線上流程審批、內部收發文流轉上，而對外發送請示、報告、函文，由于系統限制原因，導致還是采用線下紙質報送形式。為了提升公文電子化、規范化程度，應注重如下環節：一是打通上下級單位公文網絡處理壁壘。可以針對公文報送處理實際，在上級單位OA協同辦公系統當中開設接入端口，實現下級單位電子公文能夠及時、規范、迅速地通過網絡系統便捷傳輸。二是聯通關聯單位公文網絡處理平臺。可充分利用區域網絡平臺，搭建地區、行業、院校、校企互通的電子公文網絡平臺，通過OA協同功能的區域拓展，實現高職院校特別是民航類高校與相關企事業單位的電子化公文系統互認及流轉，真正實現公文處理的“互聯網+”時代。三是建立電子化公文規范化標準，以《黨政機關公文處理工作條例》為藍本，從國家、行業層面，建立電子公文、電子印章、OA協同辦公系統等軟硬件的質量體系標準，為民航類公文規范化處理建立外部良性環境。想要做到這一步，任重道遠，需要政府、行業及具體單位共同推進。