衛生計生行政許可檔案保管期限的設定分析

文/山東省巨野縣衛生健康局 王玉玲

在國家檔案局所提出頒布的《檔案保管期限規定》中有明文規定，要求各地區應該根據檔案文件的歸檔內容以及保管期限做統一修訂，使得后期的檔案管理工作變得有跡可循，也為檔案保管期限的設定提供了科學依據。因此在這種情況下，衛生計生行政許可檔案的管理也應該做出相應的改變。

一、衛生計生行政許可檔案保管問題研究

衛生計生行政許可檔案保管期限的設定是整個檔案管理工作的重要組成部分，保管期限設定的合理與否都會直接影響檔案管理工作的最終效果。在正常情況下，檔案各部門之間的不同專業劃分都會影響檔案管理的能力，體現在檔案管理的完整性、保管經濟性以及查詢便捷性等方面，在這種情況下，為了能夠明確不同類別檔案管理期限的可操作性，工作人員需要在保障各部門相關機構之間統一性的基礎上，最終全面提高檔案管理效率。而在正常情況下，在檔案保管期限合理運用的基礎上，工作人員可以根據不同的檔案保管期限劃分情況來劃分不同檔案管理工作的細節，最終提高檔案管理效果。在工作中，確定檔案保管期限的重點評價標準就是文檔的價值，期間需要根據檔案的價值以及國家規定了統一確定檔案保管期限。整個工作過程的難點，就是對不同專業的文檔進行分類，不同的分類結果，所獲得的檔案保管期限結束是不同的，這是相關人員應該重點關注的內容。

二、衛生計生行政許可檔案保管期限的設定方法

（一）檔案保管期間設計的基本思路。為了保證衛生計生行政許可檔案保管期限設定的合理性，工作人員需要正確鑒別、分析檔案管理內容，在正視檔案現實作用與歷史作用的基礎上，精準判斷檔案管理期限。正常情況下，檔案的劃分標準主要可以分為可歸檔與不可歸檔兩大類：1.可歸檔范圍。根據國家檔案局發布的相關條例，衛生計生行政許可檔案可歸檔的內容主要包括以下幾方面：（1）反映衛生計生行政部門的主要業務與智能活動的檔案，并且具有憑證、保存以及參考價值的檔案數據。（2）衛生計生行政部門在各項業務活動中所產生的、有助于維護自身權益并具有證據價值的檔案文件。（3）涉及各部門之間且根據法律設定、更改、終止關系的協議文件。（4）其他有價值的文件，例如有歷史研究價值的文件、衛生計生行政部門在維護百姓權益中的文件資料、能夠反映電子政府來往的各項協議文件等。2.不可歸檔范圍。主要包括：（1）上級機關單位所引發的一般文檔資料，具有普遍性特征，甚至不需要本部門辦理。（2）衛生計生行政部門在業務活動中所產生的文件，這些文件沒有參考利用價值，也可以是部門之間相互抄送的文件材料。（3）下級單位所提供的文件資料，如僅供參考的簡報等。

（二）檔案保管期限的設計。在衛生計生行政部門許可檔案保管期限的設計上，需要在上文可歸檔檔案的基礎上來進一步細分檔案保管期限。根據目前的經驗可知，衛生計生行政許可檔案保管期限的設計方案主要分為永久、長期、短期三種類型，這種劃分方法的優點就是為后期的檔案管理、清理、保存等提供了余地，滿足衛生計生行政部門的檔案管理要求，但是在細節上還是需要作出相應的調整，因此本文的設計思路包括以下內容：1.行政許可制度層次檔案的保存期限設計。（1）上級單位頒布的有關行政許可的政務法律文件或者標準文件等，一般永久保存。（2）上級機關單位有關行政許可政策的解讀文件與規范性問卷等，保存時間為20年。（3）上級單位提出的行政許可的命令，永久保存。（4）本機關草擬并被采用的行政政務文件的最終草稿，保存35或40年。（5）同級機關與下級機關對政務法律規定文件的解讀，重要的保存20年，一般的保存10年。2.行政許可業務層次的檔案保管期限設計。（1）上級部門以及業務主管部門的行政許可會議文件資料，重要的永久保存、一般的保存30年。（2）各級領導視察衛生計生行政部門時發表的講話以及重要工作指示，重要的保存20年，一般的保存10年。（3）本機關的行政許可工作以及專題會議文件資料等，重要的（包括重要講話、總結以及通知）保存20年，一般的（包括簡報、交流材料等）保存10年。（4）本機關與上級機關、同級機關、下級機關簽訂的政務合同、協議、協定、議定書，重要的永久保存，一般的保存10年。

（三）檔案保管期限的起始點設計。一般情況下，衛生計生行政許可審批過程中，檔案的保管期限起始點設計一直是相關人員關注的重點內容。一般情況下，行政許可檔案的管理衛生計生行政許可檔案保存的起始點應當從行政許可審批行為完結開始，即申請人對行政許可審批結論后無異議或產生異議后達成一致之日開始。同時其中還應該考慮各種特殊情況，例如行政許可檔案移交執法部門進行歸檔交接后，應盡量參考相關檔案保管規范或標準，依照建檔保管部門意見，重新確定保管期限。

三、結束語

在衛生計生行政許可檔案保管期限的設定期間，在了解行政許可檔案重要性基礎上，應該根據各種行政許可檔案的內容來合理設定保管期限，這樣才能最大程度上提高檔案管理工作效率，這應該成為未來工作的重點內容。