大數據時代科研檔案管理信息化建設研究

文/山東省農業科學院植物保護研究所 付亞萍

一、科研檔案的重要性與特殊性

科研檔案是對多年以來科學研究的記錄，是對科技經驗的總結，具有非常強的專業性和完整性。科學檔案能給后來人帶來的幫助就好比“巨人的肩膀”，因為每個階段的研究成果，通常都是建立在對前人結論的探索與深化之上，檔案與檔案之間連貫性極強。這也就讓每個時期的記錄都變得尤為重要，同時也給科研檔案的管理提出了更加嚴格的要求：即需要保持這種檔案的完整性，不能使其中某一個鏈條發生斷裂。只有這樣，才能一直為科技的發展與進步保駕護航。但是隨著時間的推移，傳統的檔案管理方式逐漸顯露出各種弊端，對于很多問題沒有辦法及時解決，這也是科研機構需要推進科研檔案管理信息化建設的關鍵原因。

二、科研檔案管理信息化建設所面臨的挑戰

（一）科研檔案信息化管理的意識薄弱。這是由上到下普遍存在的一個現象，即很多單位的管理人員對于科研檔案管理信息化建設的問題，沒有給予足夠的關注。無論是對科研檔案管理制定規范的工作人員，還是為檔案管理提供監督的立法機構，都沒有及時地把風口調向飛速發展的信息化建設，在科研檔案的管理上就顯得有些落后與疏忽。大多數管理人員仍舊保持著比較傳統的觀念，不能及時接受新模式的應用。因而在檔案管理信息化建設上的成本投入就變得較少，不足以完成這種全面信息化平臺的搭建。這種淡薄的意識，滯后的觀念使得科研檔案管理出現越來越多的問題，逐漸落于人后，這是亟待改變的。

（二）管理手段落后，無法快速應對變化。信息化建設意味著更多的可能，也需要更專業的能力去完成。相比較傳統的檔案管理，主要通過文字表格、照片和視頻存檔來記錄科研的過程。信息化則將保存地點從紙上轉移到了“云”上，電子數字資料成為各種資源的核心。想要保證新的檔案能被及時上傳和保存，必須要搭建一個成熟而穩定的數字化平臺，同時需要有專人對于該平臺進行維護，時刻守護科研檔案。這也正是傳統的科研檔案管理所缺乏的，傳統的科研機構大多不具有搭建平臺的能力，也缺少能對信息化平臺做定期維護的人才。因此不能及時地應對各種突發情況，可能會因為一些非人為因素造成科研檔案缺損或丟失，這樣的案例偶有發生。

（三）缺乏專業性較強的優秀檔案管理人員。科研檔案管理工作相較于其他類型的工作而言，顯得有些枯燥，因而在人員招聘上，管理層會更傾向于挑選比較平穩的人來從事這份工作，這也造成了一定程度的人才流失。加之這份工作在當今市場的環境下，競爭力顯得有些薄弱，就業形勢難導致各大高校在開設這門專業時有了更多的顧慮，最終，走向市場的優秀檔案管理人員越來越少。人才就是最核心的技術，優秀的檔案管理人員，具有扎實的檔案管理知識，能夠沉著處理各種緊急情況，及時做出有效應對，能極大地提升檔案管理的效率。缺乏專業性較強的檔案管理人才，使得科研檔案管理的工作沒有辦法與信息化時代相匹配。

（四）檔案信息管理條例不明確，缺乏規范。在檔案管理的過程中，我們需要分門別類，有針對性和目的性地去管理。然而現實生活中，往往存在的現象是，檔案管理工作是一個部門中最“輕松”的工作之一，相當于閑職，人們普遍對于這份工作的認知是片面而又淺薄的。一部分企業甚至沒有明確的檔案管理條例和規范，這導致了檔案管理人員在開展工作時，如同霧里看花，找尋不到方向。沒有正確的方向，即使走得再快也是在偏離原來的終點。在對很多單位進行檔案管理工作的考察時，經常會發現檔案管理人員一問三不知，僅僅依靠書面的記錄來進行統計和歸納，檔案缺失，混亂的事情也時常發生。而有的企業明明制訂了明確的管理條例，上行下效，指令卻沒有被認真執行。去不同的部門咨詢，發現部門員工對于檔案管理規范的認識不夠清晰，模模糊糊，無體系和章法。這是科研檔案在管理工作中必須要改進的地方，沒有規矩，不成方圓。科研檔案管理的重要性不容小覷，一旦發生混亂和缺失事故，對于科技的研發過程是重大的損失。

（五）網絡安全問題頻發令人擔憂。科研檔案大多涉及的內容屬于國家機密，能夠接觸到的人少之又少，因此在檔案保管的方式選擇上十分謹慎。采取信息化建設的新型管理方式，就意味著要將這些珍貴的檔案儲存在“肉眼不可見”的虛擬世界。而近些年來，網絡黑客盛行，即使是世界知名的互聯網企業，也頻頻發生各種網絡安全事件，令人憂心忡忡。舉例來講，目前，電子文檔的傳輸主要是通過一些社交平臺或者郵箱，一旦賬號泄露，過往的機密文件很有可能被不法分子竊取。這樣不安全的網絡環境，給科研檔案管理信息化建設增添了難度，提出了更高的標準。科研機構必須采取強有力的措施，來應對這種充滿風險的網絡環境。

三、推動科研檔案管理信息化建設的策略

（一）樹立科學信息化建設理念。科研機構的負責人員必須首當其沖，系統學習信息化建設的相關知識，充分認知到信息化建設對于科研檔案管理的重要性，從而制定出相關的方案，來開展機構上下的信息化建設。樹立這種科學性的理念，有助于在時代的快速變化中穩健掌舵，不被互聯網的浪潮所吞沒。在科研機構的實際工作中，負責人員應當將這種建設理念盡可能地落到實處，充分了解信息化技術在生活中的各種應用，提升自己在面對信息化挑戰時的能力。機構負責人員作為第一梯隊，需要將這種信息化知識傳達到下面的全體工作人員那里。定期開展信息化建設的培訓，提高整個集體對于大數據技術的掌控水平。

（二）完善信息化平臺建設。想要完成科研檔案管理從傳統方式到信息化的轉變，就必須通過信息收集、數字處理、電子傳遞等等多個環節，而這些環節都需要有一個完善的平臺來作為支撐。因此，科研機構必須首要加強平臺的基礎設施建設，從設立一個研發部門，投入足夠的資金，給予政策上的支持等各方面，快速搭建起這樣一個能為檔案管理工作人員所用的“云檔案室”，包括完善與之配套的處理設備，營造良好的氛圍和環境。一個平臺想要長久運營，必須有專人負責維護。科研機構的信息化平臺則需要具有更強的專業性的人員，來不斷對平臺進行查缺補漏，逐步優化。使得該平臺在承載信息化建設的過程中，發揮最大的運用。

（三）建立專業的人才隊伍。大數據時代光有信息化平臺還不夠，還需要專業的檔案管理人員，使得科研檔案管理工作的進展更加順利和高效。這些都與傳統的檔案管理方式有很大不同，所以在科研機構招聘時，需要格外注意數字化處理、計算機技術應用這些方面有著充足經驗的人員。除此之外，他們還要具備深厚的經驗和實踐能力，能夠及時解決檔案管理工作中出現的問題。擁有了一只專業的人才隊伍，能夠大幅度加快科研機構在信息化建設道路上的前進速度。這些專業人才可以通過分享的方式，來讓機構里其他習慣了傳統模式的工作人員，逐漸掌握信息化技術在我們生活中的運用。讓科研檔案從紙上轉移到電子檔案的過程更加順暢，同時也能提高整個科研機構的信息化建設水平。

（四）提升團隊數據素養能力。數據時代什么最重要，信息最重要。掌握了最新信息就是把控住了時代最尖端，而科研檔案管理更加需要管理人員具有優秀的數據素養能力。在工作之外的生活中，科研檔案管理人員應當積極學習互聯網的知識，了解“云”的概念，吸收關于信息時代的最新科技知識，并且熟練地運用這些軟件。科研檔案管理工作人員應當以自己作為實驗對象，養成隨手上傳保存、認真細致分類的好習慣。一個好的習慣的養成不在一朝一夕，因此，科研檔案管理人員如果想要擁有很強的數據素養能力，就必須從點滴做起。一屋不掃何以掃天下，齊家才能修身，先達己而后才能達人。只有在平時能夠把數據看的非常重要，才能夠到了工作的緊要關頭，保持冷靜，迅速應對各種緊急情況。除了檔案管理部門的工作人員，其他部門也是一樣。信息化爆炸的時代對我們所有人都提出了這個需求，想要不被時代浪潮拋在后面，就必須勇往直前，及時抓住海浪的每一次席卷。舉最簡單的例子來說，對于這次疫情事件，武漢在最開始經歷了至暗時刻，醫護人員沒有到位，醫療資源緊缺，沒有及時隔離，人們對于病毒一無所知，感染的人數呈爆發式增長。這段時期很恐怖，也導致了幾千個家庭妻離子散、家破人亡。但是最關鍵的是，我們挺過來了，國家啟動戰時狀態，緊急調撥物資，全國的醫療團隊連夜支援武漢，全體國民，團結一心，按照政府給出的隔離規定，遵紀守法，為這次疫情的順利解決貢獻了自己的力量。隨著武漢解封，光明正逐漸到來，那么黑暗時刻就應該被拋棄了么？并不是，我們的檔案管理工作者，史冊記載人員，對疫情從爆發開始，每一個細節都進行了詳細的數據收集、歸納、整理、分析。在疫情初期，我們的困難主要體現在哪些方面？缺乏醫療資源的現狀怎么樣才能快速解決？等到風平浪靜的時候，我們再度回望，會發現這份從黑暗到光明的記載意義非凡。它將為我們銘記歷史，如此才能更有信心地應對未來。數據素養能力是當今時代每個人都應該培養的能力，科研檔案管理的工作人員首當其沖，必須盡快提升自己的這份能力。

（五）增強信息安全系統建設。在科研檔案管理過程中，每個環節都應該保證嚴格和細致。這就需要制定規范化的管理標準，并監督各部門的工作人員認真執行。比如，一份檔案的上傳需要經過哪些人的審核，而這些審核需要在什么樣的條件下完成，如果遇到突發情況應當如何應對，這些都必須有明確規定，讓檔案管理人員在工作時有據可依。此外，檔案管理人員的安全意識也需要增強，對檔案傳遞過程中的每個環節都嚴格把控，杜絕信息泄露的發生。對于網絡安全問題的發生，科研機構需要聘請專人對信息化平臺的網絡環境進行維護，切實保障科研檔案的機密性、完整性。

四、結語

大數據時代為科研檔案管理帶來了新的機遇，同時也觸發了一定的風險與挑戰。傳統的模式已經無法適應新時代的發展，科研機構的工作人員只有抓住機遇，增強信息化建設的理念，完善信息化平臺的建設，提升平時在工作中的數據素養，形成數據化信息化的習慣。在招聘的時候，要更多吸納專業性的人才，提升科研機構信息化建設的水平，并且采取有力的措施保護網絡安全，嚴格遵守管理標準，才能應對這個過程中面臨的諸多挑戰，使得科研檔案管理的信息化建設快速發展，不斷進步，邁入數字化的新時代。