新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設研究

文/泰安市婦幼保健院 趙梅玲

在各級醫院的人事組織工作中，人事檔案管理發揮著極為重要的作用。比如醫院在人才招聘、崗位設置、職稱評定等工作中，需要從檔案中找到依據并予以公平、合理的安排。在紙質檔案時代，醫院人事檔案管理效率較低，檔案信息的應用價值得不到極為有效的發揮，而進入信息化時代，電子檔案逐漸替代紙質檔案，信息系統能夠通過智能化手段實現對信息的自動整合與挖掘，這對醫院的人事組織安排必然會產生深刻影響。當前，是我國醫療衛生體制改革的關鍵時期，各級醫院應充分分析新形勢下人事檔案管理信息化建設的可能性，并不斷積累信息化建設理論與實踐經驗。

一、新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設的概述

信息化檔案管理是當前醫院人事管理工作改革的重點。從人事檔案管理需求來看，醫院的信息化建設主要包括以下幾點：建設電子檔案，即利用當前醫院檔案管理部門以及整個醫院信息系統，對人事檔案進行整合與處理，并錄入專門的系統平臺，作為日后調用與管理的依據，這樣則形成了數字化資源庫，并利用信息平臺實現對檔案信息的集中管理，有效維護人事檔案的完整性；利用系統平臺，形成統一化的檔案管理標準，便于檔案信息的傳輸與共享，提高信息交流效率；利用信息技術轉變人事檔案的存儲方式，例如將數據上傳云端，利用虛擬空間實現人事檔案資源管理，這樣不僅可減少檔案實際空間的占用，也確保了其在安全環境下的重復利用，從而控制醫院檔案管理的成本投入；從檔案中挖掘數據資源，形成數據分析模型，并運用到人事決策、預測、管理中來，挖掘檔案資源的應用價值。然而，目前醫院人事檔案管理的信息化建設中，面臨著諸多顯而易見的問題。一是規劃不合理，人事檔案信息化建設是在醫院內部控制信息化建設中形成的，但相關調查研究結果顯示，目前只有40%左右的醫院針對人事檔案管理的信息化建設做出了系統明確的安排，其他醫院要么安排規劃相對片面，要么根本沒有指定規劃，而這對于人事檔案管理的信息化建設顯然是不利的。二是缺乏足夠的重視，在資金、人才、技術等方面的投入不足。在醫院的日常工作中，醫療衛生工作相較于檔案管理工作重要的多，因此，醫院在資源配置中必然要有所偏向，將更多的資源投入到醫院醫療衛生服務水平的提升上，資金、人才、技術這三個關鍵因素的缺失，讓人事檔案的信息化建設工作始終難以落到實處。三是檔案質量偏低，不符合信息化管理要求。信息化環境下，統一化、標準化的信息內容才能夠保證信息的錄入、傳輸、調用。然而，目前醫院在檔案管理中缺乏統一認識，缺乏嚴格的檔案標準，導致人事檔案在不同環節的管理出現矛盾，更是對醫院之間的信息傳遞制造了阻礙，降低了檔案信息分享與利用效果。四是專業性人才不足，由于醫院管理層對人事檔案重視程度不高，在人力資源安排上也相對隨意，一些年齡偏大、工作方法陳舊的工作人員長期停留在崗位上，這些人對于信息化檔案管理的適應性不強，缺乏主動參與信息化建設的動力，從而影響了人事檔案管理與現代信息技術的融合。

二、新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設的策略

（一）轉變管理意識，構建人事檔案管理信息化制度。新形勢下管理者應當對信息化檔案工作的轉型與創新給予足夠重視，主動學習國內外信息化管理經驗，樹立信息化管理理念，從宏觀層面推動醫院內部管理制度的調整與優化，以便充分適應信息時代對醫院人力資源管理提出的新要求。檔案管理制度建設是各項工作有序進行的保障，醫院應以國家相關政策為指導，從制度上做出安排，確保各項資源的合理投入，利用已經存在的信息系統平臺構建科學發展規劃，從長期、短期等多個層面推進信息化管理制度的有序建設；在制度的落實過程中，管理層應當深入研究當前醫改新趨勢，把握信息化人事檔案管理的新特征，提高信息化檔案管理制度的執行效果，促進人事檔案信息資源的有效挖掘；提高信息安全管理意識，明確制度規范在風險管理中的意義，統一醫院檔案管理標準，針對信息安全建立風險控制機制，完善風險管理規范，以確保人事檔案在存儲、利用過程中的完整性和安全性。

（二）增加資源投入，提高信息化人事檔案的利用效率。醫院應從軟硬件兩個層面入手，打造全方位、立體化的檔案管理模式，以實現對人事檔案的高效、安全管理，提高檔案資源的利用效率。目前，相關部門頒布的《全國檔案系統信息化建設實施綱要》對于醫院的人事檔案信息化管理做出了明確指導，醫院應結合《綱要》內容，開列硬件采購清單，如電腦、復印機、速印機等，為人事檔案的信息化轉型奠定堅實的物質基礎；醫院應根據全面性與動態性原則，完善軟件系統，結合醫院員工管理構建系統功能，對考勤輪班、人工成本管理、人力資源管理、人員招聘等形成數據信息，并納入檔案，依托軟件平臺分析對個人經歷、思想品德、業務能力等進行整合，形成更具參考意義的檔案資源。此外，管理者還應通過分析數據的關聯性，將人事檔案作為醫護人員職業素養評價的重要標準，根據大數據分析，組織醫護人員進行衛生技術考核，形成醫德醫風檔案等等，依靠信息化人事檔案打造高素質的醫療衛生服務隊伍。

（三）完善人事檔案管理細節，提高人事檔案信息化管理水平。新形勢下，醫院的人事檔案不再是存在于檔案室的靜態資源，而是與員工的日常工作密切相關的信息內容。因此，醫院應將人事檔案的信息化建設與日常工作流程相結合，將員工的工作過程納入系統平臺中來，以形成更加細致、完善的檔案信息，從而為大數據的開發與運用提供支持。例如，在各科室醫護人員輪班考勤的過程中，醫院可以采用智能化手段，利用專業軟件定制考勤方案，通過不同的日期、為醫護人員一鍵添加“白班、晚班、休息”的規則，并導入排班表，利用更加多元化的方式提高考勤的靈活性與實效性；在績效管理中，系統軟件則可以充分結合不同科室、不同崗位的醫護人員設置差異化的績效考核方案，充分體現醫護人員的工作價值，驅動醫護人員在醫療衛生服務中持續保持積極向上的心態，并將考核結果錄入檔案，成為其發展的依據；利用移動云平臺，對醫院工作人員的工作交接、轉調、晉升、離崗等作出靈敏反應，確保人力資源管理效率，提高管理工作質量。

（四）加強安全系統構建，有效控制人事檔案信息化管理風險。信息安全是信息化建設工作中的一個關鍵性問題。醫院的人事檔案管理涉及員工的隱私，保密工作由此顯得更加重要。醫院在人事檔案信息化管理中，一方面應加強制度建設，利用制度安排提高相關人員的責任意識，切實落實信息安全管理責任，根據制度運行實現對人事檔案的保密與維護，杜絕信息丟失、泄密等問題；另一方面則應加強信息系統的建設與管理，提高系統自身抵御風險的能力，例如在系統登錄時利用唯一的用戶名和密碼，驗證登錄者身份，建立多層級備份機制，在系統故障時實現自動備份，避免人事檔案的丟失，確保用戶數據能夠迅速恢復且不被第三方截獲，系統采用SLL體結構對數據傳輸進行加密，確保數據的保密性和完整性，構建網絡監控系統，對網絡設備的運行狀況進行實時監控，以確保能夠針對信息安全問題即時作出警示，制定多層次、全方位的防毒策略；在維護和使用過程中，將管理員的系統功能維護和系統功能維護相分離，管理員能夠在后臺維護檔案管理所有功能模塊，但是在前臺只能根據授權情況維護部分功能模塊等等。只有如此，才能更好地保證人事檔案安全，提高信息資源利用價值。

（五）提高檔案管理人員素質，促進信息化建設工作的有序落實。優質人才是現代社會發展中的必要因素。新形勢下，醫院人事檔案管理面臨著信息化轉型，而人才在這一過程中的重要性是不言而喻的。因此，醫院在人事檔案管理過程中，應當加強工作人員的素質培養。首先，加強對檔案管理人員專業技術和理論知識的構建，結合信息化管理要求提高其專業素質，尤其強調其信息整合、挖掘與利用的能力。其次，注重對人力資源管理人員的培訓，根據人事檔案信息內容對醫院的人事安排進行規劃，并針對檔案信息管理利用效果構建績效管理機制，利用績效考核調動員工的積極性。

三、結語

綜上所述，信息化是當前醫院人事檔案管理轉型與創新發展的基本趨勢，更加準確、有效的信息化管理制度不僅能夠推進人事檔案管理從紙質向數字化的轉型，更能夠促進醫院的整體信息化發展。目前各級醫院在人事檔案信息化建設中已經取得了初步成績，但同時也存在著諸如重視程度不高、缺乏長遠規劃、檔案質量偏低、缺乏專業性人才等一系列問題，使得醫院在管理工作中難以最大化實現信息化轉化。針對此，本文從多角度入手，圍繞著提升人事檔案信息化管理工作效率與質量的基本要求，就推進信息系統的建設與運轉，切實提升醫院信息化管理水平作了相關論述，以期能為今后的相關研究和實踐工作提供一定的啟示，并就教于諸位方家。