提高檔案管理科學化水平的路徑

文/濟南市萊蕪區檔案館 孫艾青

隨著我國經濟的持續正增長，檔案在社會各個領域發揮的正向促進作用越來越明顯，扮演的角色越來越重要，因此，包括教育、醫療衛生機構在內的企事業單位將檔案管理也列為重點主抓工作，并將信息技術植入檔案建檔、檔案檢索、檔案借閱、檔案保管等具體的檔案管理細節工作當中，不僅節省了大量的人力資源成本，精簡了檔案管理流程，提高了檔案管理工作效率，而且也提高了檔案利用率，為企事業單位檔案管理科學化水平的提升奠定了堅實基礎。

一、檔案管理工作存在的問題

（一）管理機制欠缺，保密意識淡薄。目前，部分企事業單位的決策層領導往往將關注焦點全部集中在經濟效益與形象建設工作當中，而忽略了檔案管理的重要性，尤其在制訂檔案管理制度時，不結合檔案管理工作現狀，而采取“照貓畫虎”的方法，在原有檔案制度的基礎上，稍做調整和修改，便制訂出臺新制度，導致一些制度條款與實際工作不相匹配，使得檔案管理工作無法可依、無章可循、無規可守。比如《檔案保密制度》，只是籠統地規定了泄漏檔案機密的處罰措施，針對檔案管理如何采取加密措施卻絲毫未予提及，無形當中就增加了檔案管理人員的工作難度，檔案內容泄漏也成為家常便飯。此外，由于檔案使用人員保密意識淡薄，在借閱和使用檔案過程中，往往只圖一時方便，隨意處置紙質檔案以及電子檔案，導致檔案由于人為原因發生泄密的概率明顯增加。而一旦發生此類泄密事件，企事業單位只是針對責任人實施了“不痛不癢”的經濟處罰，處罰力度較輕，無法達到警示和糾正的最終目的，這就給行為懶散，責任心不強，主人翁意識欠缺的人員敞開了一扇寬容的大門，導致檔案保密工作漏洞百出。

（二）思想觀念守舊，管理方法單一。計算機、大數據等信息技術在檔案管理工作中的普及應用，為提升檔案管理效率提供了強大的技術支撐，但是由于部分企事業單位的檔案管理人員年齡結構偏大，文化水平偏低，學習意識淡薄，使得管理人員在接受新思想、新事物、新技術方面存在嚴重滯后現象，甚至一些檔案工作人員不思進取、不謀發展，依然沿用過去的老套陳舊的管理方法，導致檔案信息化管理水平始終處于落后狀態。比如在檔案建檔階段，管理人員仍然將大部分檔案制成紙質檔案，對一些利用價值高、保存密級高的文字、圖片信息，并未進行掃描錄入，這樣就加大了檔案的保存風險，而且對檔案的保存壽命也造成嚴重影響。此外，檔案管理是一項過程繁瑣、內容復雜的工作，需要管理人員既具備高尚的職業道德情操，同時也需要具備高超專業技術水平與卓越的管理能力，但是就目前檔案管理人員組成結構看，部分人員始終抱有“當一天和尚撞一天鐘”的心理，不及時接納和吸取先進的管理經驗以及應用技術，在實際工作當中，我行我素，認為檔案管理工作只是一項基礎性工作，與企事業單位的經濟效益與長遠得益毫無關聯，逐漸散失了工作熱情，久而久之，檔案管理工作成為一個爛攤子，不僅給單位其他各部門的工作造成嚴重的負面影響，也使單位的長遠發展進程受到阻礙。

（三）資金投入有限，硬件資源欠缺。由于部分企事業單位的決策層領導將工作重點放在單位的經濟效益與長遠發展效益上面，資金投入更加傾向于項目投資與擴大生產規模方面，這就使得檔案管理工作被架在半空，相關的硬件設施、專業人才、軟件開發應用等涉及檔案管理的投資額度少之又少。一些單位甚至沒有一個功能健全的檔案室，而是以部門為單位，對相關檔案資源采取部門立卷、部門管理的方法，使檔案資源呈現出嚴重分化態勢。當相關領導或者基礎管理部門需要調用檔案資料時，常常與部門間進行協商溝通，不但影響各項工作的順利開展，同時，對單位的經濟活動也產生了諸多不利影響。在檔案管理人才方面，一些單位為了節省人力資源成本，往往采取一人多崗的做法，將行政人員安插在檔案管理崗位，與此同時，還兼顧管理單位內部的行政事務。此外，單位在招錄檔案管理人員時，只是走走形式看一下對方的學歷，并未對所學專業設立嚴格的禁入門檻，這就出現大量的非專業檔案管理人員從事專業的檔案管理工作的局面，這些非專業管理人員由于缺乏檔案管理專業知識，對檔案管理流程知之甚少，進而在實際工作當中，常常出現管理差錯，使檔案工作與其他部門各項工作的有效銜接受到阻滯。

二、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

（一）健全管理機制，加大執行效力。科學高效的管理機制是推進檔案科學化水平的一條有效路徑，隨著社會的進步與各種行業類型的應運而生，檔案管理涉及的具體內容不斷得到擴充，檔案資源的來源渠道也越加廣泛，這就加大了檔案管理人員的工作量。在這種形勢之下，企事業單位應結合自身的經營發展特點與檔案管理現狀，制訂符合當下市場經濟體制的檔案管理機制，并由檔案專職管理人員牽頭，對各項制度內容進行集中審核校驗，對不符合單位內部檔案管理工作實際的內容，及時予以剔除，對缺失的一些細節管理內容進行添補，比如《紙質檔案借閱管理制度》中的個人損壞賠償問題、《電子檔案管理制度》中各級人員泄漏電子檔案內容的具體處罰條款》《檔案管理監督制度》中的檔案管理日常巡視方法與違規處理措施等。同時，檔案管理部門的主管領導應當與其他部門建立工作聯動機制，將涉及檔案管理的各項制度落實到每一個人頭上，每一項細節工作當中，避免出現工作死角，以提高檔案管理制度的執行力度。對于因個人行為造成檔案丟失、損毀、泄密等突發事故時，應堅決采取“零容忍”態度，對責任人進行嚴肅處理，以避免此類事件的重演。

（二）推進信息化管理進程，加大資源化整合力度。互聯網時代的到來不僅為企事業單位提供了資源共享、拓展信息獲取渠道的高效平臺，而且為單位內部的檔案管理工作也帶來了發展契機，在這一背景下，以計算機技術、數字技術、大數據技術為技術核心的檔案信息化管理系統也日趨完善。因此，企事業單位應緊緊抓住信息管理這條主線，進一步完善檔案信息化管理平臺，加速推進檔案信息化管理進程，從檔案立卷建檔階段開始，利用信息管理系統中的資源數據庫，將涉及單位內部、外部的各種檔案信息資源輸入數據庫當中，同時將過去的紙質檔案利用掃描儀、數碼照相、攝像等專業設備轉化為電子文檔、壓縮文檔、圖片或者視頻影像資源，保證紙質檔案內容與電子檔案內容一一對應，便于檔案集中管理以及使用部門的快速查詢與借閱。此外，檔案管理人員應當根據單位內部的相關檔案內容，通過互聯網及時收集與之相關的信息資源，將其納入檔案信息管理系統當中，這樣一來，不僅充實了檔案內容，而且也提高了檔案利用率，使檔案資源需求部門能夠通過查找檔案資料，找到與實際工作息息相關的參考信息，為各項工作的順利展開提供便利條件。

（三）拓展人才引進渠道，完善內部培訓體系。檔案管理專業人才是提高檔案管理科學化水平的必要前提條件，人才缺失只會造成檔案管理格局混亂，給企事業單位帶來諸多負面影響。基于此，企事業單位的決策層領導與人力資源部門應當及時轉變思想觀念，針對內部檔案管理工作，構建一個科學、高效、專業的管理人才團隊。對于現有管理人員，通過專業知識培訓、個人執業素養培訓，使其樹立高度的主人翁責任感與風險意識，并不斷借助于單位內部培訓、遠程教育、自主學習等方式，提高自身的專業技能水平，尤其是信息管理平臺的操作、使用與維護知識，做到熟能生巧、輕車熟路，為檔案管理科學化水平的提升貢獻一份力量。與此同時，企事業單位可以利用互聯網平臺、社會第三方招聘平臺以及對口專業的大中專院校，廣納賢才，并將一部分新上崗的管理人員作為單位后備管理力量，使其通過自我磨煉、培訓指導、自我提升，逐漸步入正軌，成為單位檔案管理人才隊伍的中堅力量。

（四）優化管理流程，改變服務模式。自建立檔案信息管理平臺后，企事業單位的檔案管理效率得到大幅提升，但是，如果沿有過去的管理服務模式，往往降低檔案使用率，尤其對檔案管理人員來說，在實際工作當中，容易陷入被動境遇。比如檔案使用部門在調取檔案過程中，常常通過管理系統中的自主服務、自主查詢功能自行檢索所需檔案資源，這就使檔案管理人員只能扮演輔助查詢、輔助指導的角色，無法突出檔案管理工作的重要性。針對這種情況，為了進一步提升檔案管理科學化水平，檔案管理部門應當采取“個性化服務”方式，結合每一個具體部門對檔案資源的需求內容，進行事先對口訂制。比如基建部門需要的圖紙、政府審批材料等檔案資源，管理人員可以在檢索界面，將這些資源直接指向基建部門，這樣，基建部門在查找相關檔案材料時，只需要一鍵點擊進入，就可以瀏覽到所需材料，既提高了查詢效率，也使檔案管理工作的正向價值突顯出來。

三、結束語

目前，企事業單位的檔案管理工作逐漸步入科學化、規范化、標準化發展軌道，在這一利好形勢下，檔案管理人員應當始終秉持與時俱進的態度，站在新高度、利用新視野、運用新思維，將檔案管理工作做到位、做精細，確保檔案管理科學化水平躍升到一個嶄新的高度。