檔案管理模式改革的阻礙與路徑

文/國(guó)藥控股股份有限公司 徐月華

在政府部門和企事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理占據(jù)了至關(guān)重要的地位，檔案管理的效果將直接影響單位利用各種信息進(jìn)行運(yùn)營(yíng)和管理活動(dòng)的效果。而在信息化背景下，檔案管理工作不僅變得更加復(fù)雜，而且工作量也變得越來越大。因此，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)的改革和創(chuàng)新。然而在進(jìn)行檔案管理模式改革的過程中，一些政府部門或企事業(yè)單位在檔案管理改革意識(shí)、人才素質(zhì)、硬件設(shè)施、管理制度等方面還存在一些需要解決的問題，并對(duì)檔案管理模式改革造成了一定程度的阻礙。在本文中，將針對(duì)上述問題進(jìn)行全面的研究和分析。而通過本研究，希望能夠幫助我國(guó)的政府部門與企事業(yè)單位進(jìn)一步提升檔案管理工作的水平。

一、新形勢(shì)下檔案管理改革的必要性

在當(dāng)下，信息技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致各單位在進(jìn)行檔案管理的過程中需要對(duì)更多的信息進(jìn)行管理。同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用也導(dǎo)致檔案管理工作變得更加復(fù)雜。正是在這一前提下，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革變得更加有必要。具體來說，首先在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)檔案管理工作的變化，制度的執(zhí)行力出現(xiàn)了不同程度的下降，因此政府部門和企事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)的改革和創(chuàng)新。其次，在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下，復(fù)雜的檔案管理工作對(duì)相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，尤其是信息技術(shù)應(yīng)用能力提出了更高的要求。正是在這一現(xiàn)狀的影響下，傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率與工作質(zhì)量無(wú)法得到更大幅度的提升。通過對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，在信息化背景下進(jìn)行檔案管理模式改革相當(dāng)有必要。

二、檔案管理模式改革面臨的阻礙

（一）檔案管理改革意識(shí)不足。當(dāng)下，我國(guó)一些政府部門和企事業(yè)單位之所以沒有進(jìn)行全面的檔案管理模式改革，一個(gè)最重要的原因就是單位的管理者和工作人員對(duì)檔案管理的重要性缺乏全面的認(rèn)識(shí)。在一些單位中，管理層和工作人員認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的抄寫和儲(chǔ)存工作，而沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在單位管理和運(yùn)營(yíng)工作中的重要作用。在這一問題的影響下，很多單位都沒有建立健全自身的檔案管理制度和工作機(jī)制，因而導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量都無(wú)法得到有效的提升與強(qiáng)化。同時(shí)，在缺乏檔案管理意識(shí)的前提下，一些單位并未安排專門的檔案管理部門和人員，因而導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

（二）缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員。在很多政府部門和企事業(yè)單位，缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員是導(dǎo)致檔案管理模式改革困難重重的重要原因之一。具體表現(xiàn)為：首先，在一些政府部門和企事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)層由于并未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，因而將檔案管理崗位作為一個(gè)清閑職位，用于安置領(lǐng)導(dǎo)層本人的親屬和朋友。在這樣的情況下，檔案管理人員的綜合素質(zhì)也就無(wú)法得到穩(wěn)定的保障。其次，在進(jìn)行檔案管理的過程中，一些政府部門或企事業(yè)單位在任命檔案管理人員的過程中，并未對(duì)相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，尤其是學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷進(jìn)行考察。因此，很多單位的檔案管理人員不僅不具備檔案管理學(xué)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，而且缺乏相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)。在這樣的情況下，這些單位的檔案管理模式改革進(jìn)程也就無(wú)法得到進(jìn)一步加快。

（三）硬件設(shè)施建設(shè)水平參差不齊。對(duì)于政府部門和企事業(yè)單位來說，硬件設(shè)施建設(shè)水平不足也是導(dǎo)致檔案管理改革無(wú)法順利進(jìn)行的重要原因之一。具體來說，首先，在一些單位中，雖然單位的管理層對(duì)本單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較重視，但由于對(duì)檔案管理工作的重視程度比較有限，因而分配給檔案管理部門的相關(guān)設(shè)備大部分都是比較陳舊或性能較差的設(shè)備。在這樣的情況下，檔案管理工作的效率也就無(wú)法得到有效的提升。其次，在某些企事業(yè)單位，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行檔案管理工作。這一工作模式不僅效率低下，而且會(huì)造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。同時(shí)，大量紙質(zhì)檔案堆積在檔案管理部門，也會(huì)增加消防安全隱患。從這一角度看，硬件設(shè)施建設(shè)水平不足是檔案管理模式改革的最主要阻礙因素之一。

（四）管理制度不健全。當(dāng)下，一些政府部門和企事業(yè)單位并未建立完善的檔案管理制度，因而導(dǎo)致檔案管理模式改革無(wú)法順利進(jìn)行。具體表現(xiàn)為：首先，在一些單位，由于管理層和員工對(duì)檔案管理工作的重視程度有限，因而并未建立系統(tǒng)的檔案管理制度，所有檔案管理工作都依靠管理層和檔案管理人員的意志進(jìn)行。這一情況不僅增加了檔案管理工作的主觀性，而且進(jìn)一步降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。其次，在一些單位中，針對(duì)檔案管理工作并未建立完善的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理制度的執(zhí)行力缺乏有效的保障。在這一問題的影響下，政府部門和企事業(yè)單位的檔案管理工作模式改革也就無(wú)法順利進(jìn)行。

三、加快檔案管理模式改革的有效路徑

（一）加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)。在進(jìn)行檔案管理模式改革的過程中，政府部門和企事業(yè)單位首先必須進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理認(rèn)識(shí)。具體來說，首先，單位的管理層需要對(duì)檔案管理的重要作用進(jìn)行全面的了解和研究。只有如此，才能為檔案管理模式改革的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，在針對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行充分了解之后，還需要建立專門的檔案管理部門，并在這一基礎(chǔ)上安排專門的人員進(jìn)行檔案管理工作。只有做到這一點(diǎn)，才能確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和科學(xué)性，并在這一前提下更加高效地進(jìn)行檔案管理模式改革。

（二）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。為進(jìn)一步加快檔案管理模式改革的進(jìn)程，相關(guān)單位需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。在具體措施方面，首先，單位在進(jìn)行檔案管理人員招聘的過程中，需要對(duì)應(yīng)聘人員的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷進(jìn)行全面的了解和考察，盡量招聘擁有相關(guān)學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的人員作為檔案管理人員。在這一基礎(chǔ)上，單位的檔案管理工作水平就能夠得到更大程度的提升。其次，對(duì)于相關(guān)單位來說，為進(jìn)一步提升檔案管理改革的效率和質(zhì)量，需要針對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行更加系統(tǒng)的培訓(xùn)。只有做到這一點(diǎn)，才能促進(jìn)檔案管理模式改革的可行性與科學(xué)性得到更大程度的提升。

（三）升級(jí)硬件設(shè)施。在進(jìn)行檔案管理模式改革的過程中，相關(guān)單位需要進(jìn)一步強(qiáng)化自身的硬件設(shè)施建設(shè)水平，在具體措施方面，首先，單位應(yīng)該采購(gòu)性能良好的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，用于單位的檔案管理工作。在這一基礎(chǔ)上，通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)提升上述設(shè)備的使用效率，進(jìn)而提升檔案管理工作的信息化水平。其次，在進(jìn)行檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)的過程中，單位需要為檔案管理部門規(guī)劃出相對(duì)獨(dú)立的工作空間，避免其他人員進(jìn)出對(duì)檔案管理工作造成干擾。另外，需要對(duì)檔案室的消防安全設(shè)施進(jìn)行及時(shí)檢查、保養(yǎng)和更新，確保檔案室的消防安全。

（四）健全和創(chuàng)新檔案管理制度。為保障檔案管理改革工作的效率和質(zhì)量，相關(guān)單位需要進(jìn)一步健全和創(chuàng)新自身的檔案管理制度，為檔案管理模式改革的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。具體來說，首先，在政府部門和企事業(yè)單位，管理層和員工需要進(jìn)一步提升對(duì)檔案管理工作的重視，并建立健全本單位的檔案管理制度，從而有效提升檔案管理工作的系統(tǒng)性和科學(xué)性。其次，在進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)的過程中，需要針對(duì)檔案管理工作建立完善的監(jiān)督機(jī)制，并在這一監(jiān)督機(jī)制的指導(dǎo)下對(duì)檔案管理人員的工作活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。在這一基礎(chǔ)上，檔案管理制度的執(zhí)行力能夠得到更大程度的提升，相關(guān)單位的檔案管理模式改革也能夠更加順利地進(jìn)行。

四、結(jié)論

綜上所述，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，一些政府部門和企事業(yè)單位還按照傳統(tǒng)的檔案管理工作模式進(jìn)行檔案管理工作，因而導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代帶來的變化。而在進(jìn)行檔案管理工作模式改革的過程中，由此產(chǎn)生的一系列問題也導(dǎo)致改革無(wú)法順利進(jìn)行。在本文中，針對(duì)這些問題進(jìn)行了比較全面的研究和分析。通過本研究，希望能夠幫助政府部門和企事業(yè)單位進(jìn)一步提升自身的檔案管理工作水平。