信息化背景下醫院人事檔案管理的改革和創新策略

文/皖南醫學院第二附屬醫院 禹梁娟

人事檔案管理，是醫院的基礎性工作之一，其可以對人才評定、選拔、任用過程提供必要的依據。在醫院的人事檔案管理工作中，由于醫院具有集醫、教、研一體的綜合性質，同時人員數量龐大，人員結構組成復雜，人員流動性較大等特點，使得醫院的人事檔案管理區別于其他單位，其難度普遍較大。當前，隨著信息化的蓬勃發展，信息量呈現幾何遞增，醫院內部的人事檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰和機遇。醫院內部的人事檔案管理工作往往處于相對落后狀態，嚴重削弱了醫院內部人事檔案管理工作中的服務功能。本文通過探討信息化背景下醫院內部人事檔案管理過程顯露的問題，提出醫院內部人事檔案管理改革的創新做法，提出可以提高管理質量的創新策略。

一、信息化背景對人事檔案提出的要求及信息化的優勢

（一）醫院人事檔案的相關概念。醫院人事檔案是指醫院在運行進程中，對包括醫療人員、護理人員以及管理人員在內的各類人員，在職業道德、工作能力等多方面進行綜合評定，并依據檔案管理的規范要求建立完善的個人檔案。醫院內部的人事檔案資料不僅包括醫院職工的個人基礎信息，同時還涉及、檔案、學術成果、社會兼職等多種資料，其中很大部分是圖像復印資料。

（二）信息化背景對醫院人事檔案管理工作的新要求。首先，信息量的不斷增大，信息種類也不斷地增多，是信息化背景的特點，醫院內部的人事檔案資料，往往包含很多圖像資料，特別是資格證書、學術成果、社會兼職、榮譽等資料，往往需要整理存儲大量紙質復印件，其需要裝訂成冊，占用大量倉庫空間，極其不便，此時需要借助信息化技術進行高效的整理和存儲。其次，醫院人事檔案存儲周期長，內容更新快，檔案資料不斷增多，傳統的人工錄入和整理紙質資料，需要將紙質資料搬運、拆開，整理修改后再重新裝訂儲存，過程復雜，消耗大量的人力物力，且紙質資料保存不方便，容易損壞、丟失，整體效率較低，需要信息化技術進行高效的補充和錄入。最后，醫院的人事檔案信息往往總量龐大，同時涉及人力資源部、科教部和醫務科等相關科室，科室之間交集多，互動頻繁，當檔案人員在檢索查找資料時，往往需要走訪多個部門，流程煩瑣，耗費大量的時間和精力，極大地影響了醫院行政的正常運行，甚至影響到醫療工作的開展，檔案資料的信息化，優化了相關程序，確保人事檔案有據可查，可以使醫院檔案人員在檢索查找檔案資料時快速、有序。

（三）信息化背景對醫院人事檔案管理工作的優勢。醫院通過人事檔案信息化的建設，使檔案內容更加豐富多樣，提高了檔案資料的安全性，同時可以充分利用信息化帶來的高效和便利，提高了人事檔案的完整性，確保了人事檔案的及時性，保證了人事檔案的質量。加快了檔案的檢索速度，整合了多種資料，節省醫院寶貴的人力物力，節省時間，也方便工作人員進行修改和查閱，減輕檔案管理人員勞動強度，增強檔案管理的效能。

二、信息化背景下醫院人事檔案管理存在的問題

當前，我國很多醫院人事檔案管理雖然已進入了信息化管理階段，但這一階段的信息化管理仍存在很多不足的地方。由于各醫院單位的人事檔案相關信息化程度不同，大多數單位信息化背景下的人事檔案管理也存在這一些問題，這些問題降低了人事檔案管理的有效性和便捷性，影響了人事檔案信息化建設的優勢，制約了醫院人事檔案工作的持續發展。

（一）信息化管理意識較弱，基礎設施建設落后。由于各醫院通常對人事檔案管理相關的信息化建設重要性認識不足，只是將人事檔案管理當作一般情況的記錄，忽視其重要的作用。各單位間信息化管理差距仍然較大，甚至有些單位存在制度漏洞，制度建設不合理等情況，同時由于每年投入的經費較為有限，導致很多單位在信息化建設過程中發生基礎設施建設不到位、硬件設備落后、軟件開發難以跟進等問題。這些問題限制了醫院人事檔案管理相關的信息化建設的具體實踐和應用。

（二）信息化建設水平有待提高，管理方式分散單調。目前，我國醫療系統內部人事檔案管理制度建設有待提高，信息化建設水平普遍不高，信息化建設往往停留在初期狀態。人事檔案或多或少仍然依賴于傳統的紙質檔案資料，人事檔案的信息化管理往往也是通過人工收集、整理、歸檔等方式完成，不僅影響了人事檔案的管理效率，還在很大程度上降低了人事檔案的完整性和真實性，影響了人事檔案信息的共享。檔案信息的使用往往涉及多個科室，職工的個人信息、檔案、學術成果、社會兼職等信息分別由人力資源部、科教部和醫務科分別保存，在具體的操作學術過程中容易出現錯誤，甚至在進行借閱、移動過程中出現檔案原件以及電子資料的遺失和損壞。

（三）醫院檔案管理人員結構不合理。在信息化背景下開展醫院人事檔案管理相關工作需要更高要求的檔案管理人員，他們不僅要懂得檔案管理的專業知識水平，還要具有相當的計算機信息處理技術，同時要具備良好的責任心。目前大多數醫院人事檔案管理人員結構不合理，具體表現在其整體專業程度較低、老齡化現象明顯、專業不對口等狀況。導致部分檔案管理人員的觀念陳舊且難以熟悉信息化管理技能；還有一部分醫院選擇其他工作人員兼任或者外聘檔案管理人員，他們往往在工作中責任心不足，無法順利完成人事檔案相關工作。

（四）醫院人事檔案信息化管理數字化的問題。人事檔案信息化管理首先需要使用大量數字化電子檔案，雖然數字化的電子檔案可以進行復制和備份，十分便捷。但是無法通過辨別筆跡等形式判斷檔案的真實性，并且電子檔案沒有印章以及手寫簽名，導致無法進一步驗證真偽，電子檔案的真實性需要進一步提高。在網絡技術迅速發展的今天，網絡以及電子檔案的安全形勢也十分嚴峻。電子資料丟失、保密信息被盜取的現象屢見不鮮，計算機病毒以及黑客的入侵使得數據庫無法工作、資料丟失。這些問題嚴重威脅了保存的電子資料的安全。醫院電腦數據庫軟件的開發商各不相同，電子設備的操作系統不同，電子文檔不兼容問題也日漸突出。非同一操作系統架構的電子檔案之間不能兼容識別，格式的轉換困難，影響人事檔案信息化工作開展。

三、信息化背景下人事檔案管理的改革和創新策略

（一）強化信息化管理意識，加大對基礎設施建設的投入。信息化建設是未來的發展趨勢，醫院領導層必須轉變傳統落后的檔案觀念，意識到醫院內部人事檔案管理信息化十分必要。與此同時，還需要各單位對目前運行的人事檔案制度進行進一步的優化，充分明確檔案人員的職責和管理細則，使醫院內部人事檔案管理能夠適應信息化環境的需求。與此同時，醫院要加大基礎設施投入力度，除應配備計算機、打印機、掃描儀等設備，并加大對硬件設備的保養維護、升級改造力度外，也要注意軟件設備的開發與更新也應實時跟進避免因為基礎設施故障所產生的損失。

（二）構建完備的人事檔案信息數據庫。醫院應當構建完備的人事檔案信息數據庫，做到及時、全面的數字化管理，相關部門應當建立健全完全數字化數據庫存儲的信息管理模式下的醫院整體人事檔案信息共享平臺，由人事檔案人員統一管理、錄入職工相關的所有信息，且即時更新錄入醫院職工的榮譽稱號、學術成果、社會兼職和參與公益活動等內容。相關科室可以通過此系統查閱，形成整體化醫院信息共享平臺，顯著提高了管理效率并可以減少信息采集和移動過程中的風險。

（三）合理調整醫院檔案管理人員結構。醫院人事檔案管理在日常工作中，要加強對于人才的培養，特別是復合型人才的培養，檔案人員可以通過繼續教育、業務培訓等多種形式，掌握新的知識和技能，提高自己的業務能力以及專業素養，醫院應當為人事檔案工作人員制定職業規劃，可以通過一些科學合理的政策性激勵措施，例如改善工資績效、增加晉升機會等手段，提高管理人員積極性。此外，醫院人事檔案人才隊伍中必須要具有高級計算機應用水平的人才，以更好地實現檔案資源的利用、加工以及整合，便捷地向醫院人事檔案信息化管理工作提供支持。

（四）人事檔案信息化的真實性和安全性。讓人事檔案信息化管理體系發揮最大作用，保障其真實性以及安全性，需要提高人事檔案相關人員的綜合素質與培養信息化背景下的數據意識，通過人事檔案信息數據庫的設立和專人對檔案資料的持續性更新、管理和維護，使數據庫一直處于最新狀態。明確檔案工作紀律，專人需要完整并且正確地錄入信息，及時實施更新并做好數據的核對。對數據庫進行實時監控，嚴格做好信息安全的保障工作，給相關人員設置不同的權限，做好內外網的隔離，禁止外接設備連接數據庫主機，避免運行不明軟件等措施，進一步保障信息的安全。

四、結語

通過對信息化背景下醫院相關人事檔案管理過程問題分析和優化，從而顯著提高人事檔案管理部門運行效率，充分展現出人事檔案信息化的顯著優勢。在新形勢下進行更科學合理的信息化人事檔案信息化管理工作，有利于醫院工作人員的業務水平提高和醫院的持續穩步發展。