社會保險業務檔案管理存在的問題和對策

文/山東單縣人力資源和社會保障局 王霜

社會保險中業務檔案的管理有著十分重要的意義，業務檔案管理嚴格可以促進社會保險事業的公平及可持續發展。因此相關工作人員要注重優化對業務檔案的管理措施。但在基層社會中，由于存在種種原因而導致社會保險業務檔案管理不夠完善，仍存在問題。本文主要就該內容的現狀進行分析，從而提出相應的優化策略。

一、社會保險業務檔案管理中存在的問題

（一）社會保險業務檔案管理缺乏規范性。由于部分基層社會保險業務檔案管理人員缺乏專業素養，導致社會保險業務檔案管理缺乏規范性，主要表現在檔案的分類整理上：業務檔案分類不清，會給檔案的管理和調動采用造成麻煩，不利于檔案管理效率的提高。此外，檔案分類和裝訂工作不完善，還會導致檔案的遺失，不利于保護參保人的隱私安全。

（二）社會保險業務檔案管理缺乏科學性。導致社會保險業務檔案管理不完善的重要原因在于檔案管理缺乏科學性。現階段社會中各個領域都在積極嘗試將新興技術引進，以提高工作效率。盡管在社會保險行業也有相應的實驗，但部分單位尚未認識到科學技術的重要意義，尤其在社會保險業務檔案管理中尚未實現電子化管理，人工管理無疑會增添管理的工作量，此外還不利于檔案的查詢和保護。

（三）社會保險業務檔案管理人員缺乏專業素養。業務檔案管理人員作為社會保險業務的主要參與者，其工作能力在很大程度上影響著社會保險業務檔案管理的質量和水平。但現階段部分業務檔案管理人員由于缺乏專業素養，無法勝任這項工作，導致社會保險業務檔案管理工作效率難以提高。

（四）社會保險業務檔案管理中存在的“誤區”。除上述指出的社會保險業務檔案管理工作中存在的問題外，在檔案管理工作的開展中還存在一些“誤區”：1.社會保險業務檔案管理在管理中存在“誤區”。造成社會保險業務檔案管理工作存在誤區的原因主要在于相關工作人員對于業務檔案管理工作不熟悉，不了解該行業的具體職責，因此不重視提高業務檔案管理的專業化程度。例如，部分單位工作人員認為檔案管理工作和辦公室中文書的檔案管理工作相似，因而未運用專業人員進行檔案管理，而往往讓辦公室的文書和檔案人員兼任這一職位。其實業務檔案管理工作與辦公室中的檔案整理工作不相同，需要有專業素養的工作人員來擔任這一職務。管理中存在的誤區導致社會保險業務檔案管理人才無法在相應的崗位上付出努力，不利于檔案管理工作效率的提高。2.社會保險業務檔案管理在載體上存在“誤區”。除管理中存在的誤區外，社會保險業務檔案管理在載體上也存在誤區：互聯網的發展和廣泛運用，給社會保險行業提供了更為簡單高效的檔案管理方式。相對于紙質檔案，電子檔案在歸檔、整理、查詢和儲存上更為簡潔，也能最大化提高檔案管理工作的效率。但這很容易讓檔案管理人員陷入誤區，認為在信息化發展的背景下，紙質檔案已經無用。其實這是錯誤的觀點，在檔案管理工作中我們可以借助互聯網來提高工作效率，減少人工的工作量，但不代表可以完全舍棄紙質檔案。因為電子檔案的管理也會存在不可避免的問題。例如，紙質檔案具有法律效力，在參與司法公正時會獲得認可，而這種法律效力是電子檔案所不具備的，且電子檔案也會存在檔案丟失的問題。3.社會保險業務檔案管理在操作上存在“誤區”。在進行業務檔案管理的具體操作過程中也會存在一些誤區，主要表現在歸檔和排序方面。在對檔案進行歸檔時，部分工作人員不能充分認識到檔案管理的意義，而選擇將所有資料進行歸檔，但其實這樣做的意義不大，反而會阻礙工作效率的提高。部分檔案管理人員沒有認識到檔案歸檔的實際要求，即對于要歸檔的檔案，必須有高的價值，針對資料的價值高低和使用意義來進行歸檔才能有效提高工作效率。此外，不同部門進行檔案管理工作時沒有做好提前溝通和交流，往往會導致檔案的重復，這種重復工作無疑也是一種浪費，不利于提高檔案管理工作的有效性。

二、社會保險檔案管理工作的重要性

（一）優化社會保險業務檔案管理的必要性。在思考如何對社會保險業務檔案管理進行優化時要首先對其重要性進行研究，才能更好開展優化工作。首先，要認識到優化社會保險業務檔案管理的必要性。由于檔案管理工作的主要工作內容在于將參保人的信息和實際情況進行歸檔和管理，這就決定了社會保險業務檔案和參保人的隱私安全有著緊密聯系，如果社會保險業務檔案管理工作得不到完善，就意味著無法很好地保障參保人員的隱私安全，嚴重時還會使參保人的合法權益受到侵犯，而且個人信息一旦被泄露，也會給社會增添不穩定因素，不利于維護社會的和諧。

（二）檔案管理是社會保險業務的監督工具。保護參保人信息安全、維護社會的和諧與穩定，是完善社會檔案業務管理工作的根本出發點。此外，完善檔案管理也有其重要意義。例如檔案管理可以作為社會保險業務的監督工具。將業務檔案進行歸檔保存，可以給社會保險業務的監督工作提供便利，有利于提高對社會保險業務的監督效力。紙質檔案有著法律承認的效力，可以在進行司法公正時作為關鍵信息來保障參保人的合法權益，檔案管理的安全性和科學性也有效避免了因惡意篡改檔案信息而導致的矛盾糾紛。

（三）社會保險業務檔案——高價值文獻資料。各種類型檔案的保護意義，不僅在于其可以有效保障使用人員的信息安全，同時也可以為研究調查提供高價值的參考文獻。社會保險業務檔案記載著社會保險事業的發展歷程，對于研究社會保險發展，以及進行檔案管理優化工作的開展有著重要意義。因此提高社會保險檔案管理的質量和水平有利于提高檔案的質量，為開展社會保險業務的研究工作保留高價值的參考文獻。同時，通過分析現階段的檔案，可以更好發現當下檔案管理工作中存在的不完善之處，從而進行及時修改和優化，提高社會保險檔案管理工作的質量和水平。

（四）有利于保護公民隱私安全，維護社會安全與穩定。社會保險檔案管理工作和參保人的信息隱私安全緊密結合在一起，因此提高社會保險業務檔案管理的安全性和有效性就是在保護公民的合法權益不受侵害，同時也是在為維護社會的安全與穩定作出貢獻。現階段仍存在不少參保人信息泄露造成當事人財產損失的事例，同時還會給社會增添不穩定因素。因此社會保險業務檔案管理工作開展中要注重將保護參保人信息安全作為首要任務，保障參保人的合法權益不受侵害，從而提高社會保險行業的社會形象，同時有利于維護社會的安全與穩定。

三、社會保險業務檔案管理工作的優化策略

以上就社會保險業務檔案管理的發展現狀及其工作完善的重要意義做了簡要分析。下面將具體闡述如何進行社會保險業務檔案管理工作的優化。

（一）領導階層提高對檔案管理工作的重視程度。首先，要促進社會保險業務檔案管理工作的有效推進就要提高行業相關人員對其的重視程度，才能更好開展優化工作。這需要基層社會保險行業的領導階層高度重視檔案管理工作的完善，只有這樣才能更好開展優化工作，提高檔案管理的效率與安全性。高度重視檔案管理工作主要體現在聘用高素質專業人才進行檔案的管理，從而提高檔案管理的科學性。此外，還要注重積極運用現代信息技術，實現現代信息技術與檔案管理工作的結合，通過技術改革提高檔案管理工作的效率。除領導階層必須高度重視檔案管理工作外，行業各階層也要明確自身責任，不斷強化自身責任意識，提高檔案管理水平，以提高社會保險行業的社會形象為己任，進行工作的改進和優化，不斷提高自身工作實力，探索業務檔案的整理、歸檔工作如何進一步完善和優化。

（二）提高檔案管理人員專業素養。檔案管理人員是提高社會保險業務檔案管理工作有效性的主要推動力，因此要不斷注重提高檔案管理人員的專業素養，從而實現社會保險業務檔案管理工作有效性的提高。首先，要注重相關工作人員的選拔工作，通過選拔一批高素質的專業人才進入到檔案管理工作中來，推動檔案管理工作質量的提升。其次，要注重對檔案管理人員的培訓和管理，不斷提高其工作素養，同時培養其責任意識，強化其工作責任感，以保護參保人信息安全和合法權益為工作的出發點。最后，為激勵檔案管理人員的工作熱情，社會保險單位可以制定適度的激勵政策，通過提拔、獎勵工作優秀人員來形成行業內的良性競爭風氣，有利于提高檔案管理團隊的整體工作素養。

（三）提高信息化檔案管理水平。現代信息技術的運用，有效提高了社會各個領域的工作效率。而信息技術運用于社會保險行業也有效提高了檔案管理的質量和水平。相較于傳統的紙質檔案管理，電子化檔案管理有不可比擬的優勢，例如操作方便、查詢快速、安全性高、保存時間長等，可以降低管理人員的工作量，提高檔案管理工作的效率，同時減少人工操作可以有效降低檔案管理中產生錯誤的可能性，提高檔案管理的質量。在運用現代信息技術進行檔案管理的過程中要注重避免陷入誤區，即認為電子檔案可以完全取代紙質檔案的想法。要認識到紙質檔案的重要意義，即其擁有唯一的法律認可效力，在確保信息效力的同時，可以通過提高信息化檔案的管理水平來進行檔案管理工作的優化和升級。

四、總結

社會保險業務檔案管理工作的完善與否，直接體現了社會保險行業的服務能力，因為其關系著參保人的隱私安全從而影響整個社會的和諧與穩定。因此要高度重視社會保險業務檔案管理工作的完善，要求社會保險部門全方位重視檔案管理工作的重要性，通過改進檔案管理工作，提高檔案管理的效率和安全性。