綜合醫院放射衛生檔案管理存在的問題及對策分析

文/濱州醫學院附屬醫院 張志龍 蘇婷婷 郝秀蓮（通訊作者）

近年來，隨著醫療事業的快速發展，放射診療作為臨床診療的重要輔助手段也得到廣泛應用，放射診療在疾病的診斷、治療及健康查體中發揮了重要的作用。眾所周知，放射診療技術是把雙刃劍。在放射診療過程中，或多或少都會產生輻射，會對人體及周邊環境產生影響。研究表明，人類受到過多輻射照射后，會通過各種輻射電離作用引起組織細胞分子、原子的變化，可以使很多生物活性物質、生物大分子甚至細胞核中的DNA受到損傷，從而導致健康危害。射線損傷會產生確定性效應、隨機性效應、遺傳效應、胚胎和胎兒效應等不同的生物效應。由此可見，放射防護管理工作的好壞，直接關系到醫護人員、患者和公眾的身體健康和生命安全，因此做好醫院的放射防護工作就顯得尤為重要。放射衛生檔案作為評價醫療機構放射防護效果的一個重要依據，是醫院依法執業管理的重要內容之一。放射衛生檔案系統地記錄了放射建設項目、放射設備、放射人員情況等信息，是勞動者健康變化與職業病危害因素關系的客觀記錄，更是醫療糾紛、職業健康權益保障案件中區分權責的重要證據。因此，建立健全放射衛生檔案，進行科學合理的管理是每個醫院都應重視的工作。

一、放射衛生檔案法律依據及主要管理內容

1.放射衛生檔案建立相關法律依據。《中華人民共和國職業病防治法》《放射診療管理規定》《放射性同位素與射線裝置安全和防護條例》等法律法規都在不同層面對放射衛生檔案管理做出相關要求，同時明確用人單位應建立、健全放射衛生檔案，并按規定期限妥善保存。2.我院放射衛生檔案管理內容。主要參照《關于加強全省放射診療管理工作的通知》（魯衛法監字〔2011〕52號）要求，主要包括：（1）放射診療許可證檔案。（2）放射衛生管理制度檔案。（3）建設項目檔案。（4）放射診療設備檔案。（5）放射工作人員檔案。（6）劑量檢測儀器與質量控制設備檔案。

二、醫療機構放射衛生檔案管理存在的問題及原因

目前，醫院按照法律法規的要求，嚴格開展放射診療工作，放射衛生檔案管理水平和管理質量有很大提高，為醫院放射診療工作的快速、健康發展提供了有力保障。但放射衛生檔案工作方面，仍然存在著檔案分散保管、檔案管理制度不完善、個別人員重視程度不高、缺少專職檔案管理人員等問題，具體原因分析如下。

（一）放射衛生檔案分散保管，容易出現檔案管理混亂。醫院放射衛生檔案包含內容較多，涉及放射建設項目驗收評價、放射設備年檢維修保養，以及放射人員查體、培訓、個人計量監測等多項內容。醫院的放射衛生檔案管理工作是由醫院多個行政科室以及放射診療科室共同參與，這樣多方存檔管理，不僅不利于集中管控，也會因交叉管理，導致權責不分、檔案內容不健全甚至丟失的情況。

（二）檔案管理制度不完善。醫院對照法律法規及省里文件，初步建立放射衛生檔案管理標準，但檔案管理不僅需要有相應的檔案立卷歸檔、檔案保管利用、檔案借閱等制度，更要有獎懲管理制度、檔案人員職責等。醫院現行的規章制度仍不夠完善，使得檔案管理執行過程中無章可循、無法可依。工作人員缺少制度約束，也會導致工作人員不重視、檔案管理混亂等問題。

（三）個別人員重視程度不高，缺乏防護意識。醫院通常只關注醫療、醫技、護理等與醫院發展有直接關系的方面，對放射衛生檔案工作未引起足夠重視，缺乏對放射衛生檔案的投入。加上個別放射工作人員缺乏防護意識，存在未嚴格采取防護措施、未及時進行放射查體、佩戴個人劑量儀不規范等現象，導致部分放射衛生檔案內容失真、資料不全。

（四）缺少專職檔案管理人員、專門檔案室。在實際工作中，醫院的放射衛生管理人員由行政工作人員兼職，缺少專職的放射衛生檔案管理人員。由于管理人員被日常行政工作占大部分時間，不能及時將檔案材料歸檔梳理，工作中就難免有疏漏。加上檔案保管人員并非檔案專業出身，也未進行檔案等相關知識培訓，對最新的檔案政策很難及時掌握，使放射檔案存在建檔不規范、目錄不清晰的現象，影響到檔案的利用和工作效率。

（五）檔案材料缺少持續補充、動態改進。醫院以往是將檔案材料整理歸檔后，很少根據情況及時補充，缺乏持續監管和改進，尚未建立系統完善的檔案管理體系。主管部門與其他行政科室之間缺少配合，使得年度放射衛生檔案工作落實不到位，對完成的工作資料也沒有及時收集匯總歸檔，檔案內容缺乏完整性和連續性。此外，主管部門與放射診療科室缺少及時溝通，很難及時了解放射診療科室的設備、人員最新變動情況，導致放射衛生檔案管理工作相對滯后。

三、放射衛生檔案管理措施及建議

為保證放射衛生檔案的科學管理，實現放射衛生檔案的系統性和可追溯性，從而保障放射工作人員、患者和公眾的健康權益，提高放射診療質量和安全水平，醫院制定了相應的整改措施。

（一）加強各級領導重視，逐步完善規章制度。醫院高度重視放射檔案管理工作，加強對放射檔案工作的領導，同時轉變管理模式，逐步實現檔案管理的網絡化。醫院成立檔案室，配備辦公設備、消防設施，建立健全各項放射診療管理的規章制度，并層層落實責任。根據建立的規章制度和管理標準，逐步完善檔案管理體系，并不斷對體系中出現的問題進行完善。

（二）配備放射衛生檔案專職工作人員，加強全體放射人員培訓工作。專職人員通過不斷學習檔案專業知識、放射防護知識、基建等方面的內容，從而提升自身綜合業務水平。同時在各診療科室設立放射衛生聯絡員，及時做好溝通協調工作。利用院內培訓、科室培訓等多種形式，加強對全體放射工作人員的培訓，提高對放射衛生檔案的認識和主動保管檔案的意識。

（三）加強信息化建設，建立放射衛生電子檔案。綜合醫院往往面臨人員多、設備多、人員設備更新頻繁的特點，而放射衛生檔案在上級主管部門檢查、驗收評價、職工進修等方面會頻繁利用，因此加強放射衛生檔案信息化建設十分必要。因此，醫院將紙質檔案與電子檔案相結合。采取實時更新的信息化管理模式，將檔案內容及時、客觀、真實地記錄更新在電子檔案信息庫中。電子檔案減輕了放射衛生檔案管理人員的勞動強度，提高歸檔質量和檢索效率，免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，更有利于及時了解放射人員、設備的動態信息。

（四）建立動態管理機制，及時檢查更新檔案內容。醫院加強對放射衛生檔案管理工作的重視程度，成立放射管理領導小組，切實落實各項管理制度和計劃，實施部門統一管理，做到長期保存、動態管理。醫院成立放射衛生管理領導小組，建立完善的檔案管理體系和長效培訓工作機制。及時將新進行的各項放射防護培訓、職業健康查體、個人計量監測、設備性能檢測等內容收集歸檔，確保檔案資料完整和其歷史延續性。

（五）加強質控管理，提高檔案管理質量。醫院根據管理部門職能進行分工，設定門診部進行統一管理，制定放射衛生檔案管理計劃并逐項落實。通過醫院日常質控檢查、上級主管部門督查等形式，將發現的問題及時整改，將整改落實情況及時存檔。只有將檔案管理與質量安全管理聯系起來，不斷補充、改進完善檔案的內容，才能保證醫院放射衛生檔案的管理質量，從而更好地保障醫院放射診療工作的順利開展。

四、結語

總之，放射衛生檔案管理關系到醫務工作人員切身利益及患者公眾的安全，是醫院放射診療依法執業和放射防護管理的重要內容。醫療機構要充分認識到放射衛生檔案管理工作的重要性，及時建立統一管理規范并嚴格落實。同時與時俱進，積極探索管理新思路、新方法，切實增強檔案質控管理意識，建立健全工作責任制，確保放射診療工作更合理、更規范地開展。