國有企業(yè)檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略

文/廣州匯垠天粵股權(quán)投資基金管理有限公司 李小芬

作為國有企業(yè)寶貴的物質(zhì)財(cái)富與精神財(cái)富，企業(yè)檔案自身極強(qiáng)的基礎(chǔ)性作用，屬于企業(yè)重要的信息資源。企業(yè)檔案工作是優(yōu)化企業(yè)發(fā)展、助力企業(yè)遠(yuǎn)航的基礎(chǔ)，其貫穿于整體企業(yè)活動(dòng)中，為企業(yè)發(fā)展帶來穩(wěn)定、堅(jiān)實(shí)的情報(bào)基礎(chǔ)，是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展與健康發(fā)展的重要保障。在國有企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展過程中，企業(yè)檔案產(chǎn)生并逐漸被填充，其主要形式為圖表、視頻、文字和聲像等，是企業(yè)珍貴的寶藏。在企業(yè)檔案管理工作中，需要將國家制度與企業(yè)制度相結(jié)合，通過全面細(xì)化、分類和整合來完善整體流程。企業(yè)檔案自身重要性和珍藏價(jià)值較高，為此企業(yè)管理者需要提升自身的重視程度，通過完善檔案管理制度，設(shè)立管理員，不斷強(qiáng)化監(jiān)督與監(jiān)管，以期全面提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

一、國有企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容

就當(dāng)前國企檔案管理模式來看，其主要由以下內(nèi)容構(gòu)成：（1）有效收集與整合。國有企業(yè)通常會(huì)按時(shí)組織人員進(jìn)行材料收集、分類與整合，通過系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化的管理模式來提升檔案資料的完整性與多樣性，為未來企業(yè)更好、更優(yōu)的經(jīng)營奠定良好的基礎(chǔ)。（2）充分結(jié)合自身經(jīng)營狀況不斷優(yōu)化與完善檔案管理機(jī)制。以國家相關(guān)檔案管理法歸為基礎(chǔ)，因地制宜、因時(shí)制宜地建立健全符合自身發(fā)展的檔案管理制度。（3）強(qiáng)化監(jiān)督與管理。在國企檔案管理工作中，常態(tài)化監(jiān)督機(jī)制形成，通過提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，整體的檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)明顯。（4）創(chuàng)新與升級(jí)檔案管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，檔案管理工作科學(xué)性特征不斷被強(qiáng)化。通過現(xiàn)代化設(shè)備，國企檔案管理工作逐漸走出傳統(tǒng)的手寫筆記模式，越來越多先進(jìn)的科技運(yùn)用其中，創(chuàng)新與發(fā)展質(zhì)量不斷提升，為優(yōu)化整體檔案管理工作質(zhì)量提供了強(qiáng)有力的保障。（5）優(yōu)化檔案管理人員素養(yǎng)，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍。通過開展定期培訓(xùn)，相關(guān)工作者自身的綜合能力不斷提升，個(gè)人潛能得到有效挖掘。逐漸形成了信息化、專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。（6）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)質(zhì)量。通過打造設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化的管理環(huán)境，使檔案管理工作更加井井有條，管理質(zhì)量不斷提升。

二、當(dāng)前國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視。受傳統(tǒng)管理思想影響，當(dāng)前部分國有企業(yè)自身對于檔案管理工作的重視程度較低，使得檔案管理工作一直處于較為薄弱的環(huán)節(jié)。除此之外，因?yàn)闄n案管理工作往往較為復(fù)雜、工作量較大，傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理工作效率較低，工作人員積極性較差。硬件設(shè)備和軟件設(shè)備較為落后，使得國企在開展檔案管理工作的時(shí)候往往容易出現(xiàn)質(zhì)量低、效率差等問題。同時(shí)相關(guān)管理人員自身的知識(shí)體系沒有及時(shí)進(jìn)行更新，管理質(zhì)量較差，使得國有企業(yè)檔案管理工作問題不斷凸顯。

（二）檔案管理環(huán)境條件達(dá)不到規(guī)范要求。根據(jù)專業(yè)數(shù)據(jù)分析，企業(yè)內(nèi)部檔案室必須具備儲(chǔ)存介質(zhì)、檔案用房、計(jì)算機(jī)、檔案柜和溫濕度控制器等基礎(chǔ)設(shè)備，并且需要定時(shí)檢測內(nèi)部環(huán)境，防止發(fā)霉、污染、著火和受潮等問題產(chǎn)生。與此同時(shí)，完整的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范同樣需要建立。然而就實(shí)際發(fā)展情況而言，部分國有企業(yè)出于成本問題考量沒有建立檔案管理用房。部分國有企業(yè)雖然設(shè)置了檔案管理用房，但是其規(guī)模較小，布局不夠科學(xué)與合理，整體的保密性較差，不利于國有企業(yè)健康發(fā)展與長遠(yuǎn)發(fā)展。因?yàn)闄n案架不規(guī)范、檔案盒質(zhì)量低、檔案用房不合規(guī)，使得整體的檔案管理質(zhì)量較低，與國家標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)，由此帶來了較大的安全隱患。

（三）管理方法相對陳舊。隨著國家科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，信息化時(shí)代正式來臨。在當(dāng)前的信息時(shí)代，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，逐漸由傳統(tǒng)的線下模式轉(zhuǎn)到電子信息模式，并以此來提升工作效率與工作質(zhì)量。但就實(shí)際運(yùn)行狀況而言，部分國有企業(yè)依然以傳統(tǒng)的人工核錄、整合登記的形式進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作，不僅不能夠提升自身的工作效率，而且極容易產(chǎn)生檔案管理質(zhì)量低、重要信息遺失等問題。

（四）缺乏完善的信息化建設(shè)。在國企檔案管理工作中，順應(yīng)信息化潮流已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的重心，是全面優(yōu)化發(fā)展質(zhì)量的重中之重。但是，因?yàn)槿狈ψ銐虻闹匾暢潭龋?dāng)前部分國企自身的檔案工作信息化建設(shè)質(zhì)量較低，整體的運(yùn)行機(jī)制、管理效力較差，使得自身檔案管理抗風(fēng)險(xiǎn)能力不足。與此同時(shí)，因?yàn)椴捎脗鹘y(tǒng)檔案管理模式，工作人員往往會(huì)因?yàn)樽陨淼氖д`而產(chǎn)生出錯(cuò)、檢索不到位等問題。

三、國有企業(yè)檔案管理存在問題的原因

（一）國有企業(yè)檔案管理人員兼職過多，大多不具備檔案方面的專業(yè)知識(shí)。兼職模式是當(dāng)前大部分國企進(jìn)行檔案管理工作的主要模式之一，對于不單獨(dú)設(shè)立檔案管理崗位的國有企業(yè)而言，兼職人員是收集、整理、錄入檔案的主要?jiǎng)趧?dòng)力。但是在實(shí)際的管理工作中，因?yàn)槿狈Ｈ素?fù)責(zé)，無形中導(dǎo)致檔案分散保存問題不斷加劇，整體的管理質(zhì)量大打折扣。例如，某國有企業(yè)檔案管理工作的負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)部門整合自身的檔案。因?yàn)榇嬖诜稚⒐芾恚沟脵n案間的制約性和聯(lián)系性較差，無形中加劇了檔案流失問題。除此之外，因?yàn)榇嬖谌藛T更迭問題，檔案交接工作容易出現(xiàn)疏漏，檔案缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。雖然國有企業(yè)自身的人員流動(dòng)性較低，但是部門管理人員更換較為頻繁，當(dāng)檔案交接工作一旦出現(xiàn)責(zé)任不明確問題時(shí)，檔案管理工作將難以開展。

（二）國有企業(yè)在辦事流程及日常工作中自主性大，易造成檔案管理政策性失控。因?yàn)閲衅髽I(yè)自身具有一定的特殊性，當(dāng)涉及重要事項(xiàng)時(shí)往往會(huì)先審批辦理、后補(bǔ)錄登記。在此過程中，當(dāng)審批手續(xù)不完善、不齊全時(shí)，往往會(huì)產(chǎn)生檔案資料遺失和漏記問題，不利于全面優(yōu)化國企檔案管理工作質(zhì)量。

四、新時(shí)期國有企業(yè)檔案管理的發(fā)展對策

（一）加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視。為全面推動(dòng)國企檔案管理質(zhì)量，優(yōu)化發(fā)展?jié)撃埽枰獜囊韵路矫孀銎穑海?）立足當(dāng)下，提升管理人員重視程度。為全面提升國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，可以采用展覽、講座和會(huì)議等形式進(jìn)行宣傳，從根源上提升管理者的積極性。（2）全面優(yōu)化工作人員實(shí)踐能力。強(qiáng)化對工作人員的教育與培訓(xùn)，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)習(xí)慣，建立專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。

（二）保證檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達(dá)標(biāo)。以國家檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，建立專屬檔案室，合理配套專業(yè)設(shè)備，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境。其中，在建設(shè)檔案室的過程中需要以科學(xué)合理規(guī)劃為基礎(chǔ)，優(yōu)化結(jié)構(gòu)布局，結(jié)合自身實(shí)際需求進(jìn)行功能區(qū)劃分，最大程度提升檔案室的實(shí)用性、安全性與便捷性。與此同時(shí)，不斷完善內(nèi)部檔案管理制度，通過提升借閱管理質(zhì)量、強(qiáng)化安全管理來提升檔案室運(yùn)行效率。要時(shí)刻保持室內(nèi)舒適、整潔與安全，并定期做好保潔衛(wèi)生和安全管理工作。隨著檔案管理工作的不斷深入，需要合理引進(jìn)存儲(chǔ)媒介、刻盤光盤、掃描設(shè)備和電腦等基礎(chǔ)設(shè)備，以期全面提升國企檔案管理工作效率。

（三）加強(qiáng)檔案工作培訓(xùn)，全員增強(qiáng)檔案意識(shí)。在優(yōu)化國企檔案管理工作的過程中，需要強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，培訓(xùn)對象不僅包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還需要包含所有企業(yè)員工。通過系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，企業(yè)檔案管理工作才能夠有序進(jìn)行，并逐步形成良好的學(xué)習(xí)氛圍。就學(xué)習(xí)內(nèi)容而言，檔案工作者需要著重提升自身的檔案管理方法與技能，其他員工需要學(xué)習(xí)檔案制度，以便明確自身的權(quán)責(zé)，為優(yōu)化國企檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量。只有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，企業(yè)全員逐漸增強(qiáng)檔案意識(shí)，才能為創(chuàng)新檔案管理模式、優(yōu)化管理效率奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)引入新技術(shù)。技術(shù)革新、機(jī)制創(chuàng)新是當(dāng)前國企檔案管理工作中又一重要環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，國企檔案管理工作對于新技術(shù)的需求不斷提升，合理地引進(jìn)人才、引進(jìn)技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)前國企檔案管理工作的重中之重。只有適時(shí)引入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，全面提升檔案工作信息化程度，才能在最短時(shí)間高效地完成檔案管理工作，切實(shí)提升工作質(zhì)量。檔案工作人員同樣需要提升自身的認(rèn)知水平，真正掌握信息技術(shù)，從本質(zhì)上認(rèn)可信息化建設(shè)，并立足企業(yè)實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新性的檢索與收錄，全面提升檔案管理工作質(zhì)量。例如，著名國有企業(yè)徐工集團(tuán)在2015年全面引入互聯(lián)網(wǎng)在線檔案，將傳統(tǒng)的紙媒檔案模式進(jìn)行更新升級(jí)。其以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，通過在線管理、在線儲(chǔ)存和線上、線下融合管理模式來進(jìn)行檔案管理工作。通過引入新技術(shù)，徐工集團(tuán)檔案管理工作質(zhì)量和工作速率大幅提升，成為國有企業(yè)檔案管理真正意義上的“大拿”。

五、結(jié)束語

檔案管理工作是推動(dòng)國有企業(yè)健康發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Γ哂袠O強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義與實(shí)踐意義。為全面提升國企檔案管理工作質(zhì)量，需要以充分重視為前提，通過不斷健全與完善管理制度，明確管理責(zé)任，強(qiáng)化學(xué)習(xí)與培訓(xùn)來提高國企檔案管理工作運(yùn)行效率。與此同時(shí)，需要全面提升檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)，使其能夠更好地履行自身工作職責(zé)。