加強醫院檔案管理 促進醫院持續發展

文/日照市人民醫院 孫偉 趙倩

在醫院的管理體系中存在著這樣一個部門，它需要將本醫院既往的具有價值的珍貴資料以檔案的形式進行妥善的保存。所以也可以將醫院的檔案當作醫院成長發展的文化載體。當人們有需要時可以隨時通過對檔案的查閱來了解醫院所參與的活動和取得的醫學成果。醫院的檔案也可以視為醫院領導者對醫院發展與改革的全面記錄。對此醫院需要加強對檔案的有效管理，確保有需求時可以及時地調出檔案進行查閱，從而體現出檔案的價值，實現醫院的可持續發展。

一、醫院檔案管理的作用和目的

在醫院建立檔案管理，就是為了給相關醫療工作人員提供有效的參考信息資源，進而促進醫院的可持續發展。一般情況下，醫院所建立的檔案管理科室中需要管理的檔案內容有人事檔案、科研檔案、會計檔案、專業技術檔案、黨政文書檔案、聲像檔案、實物檔案以及基建設備檔案等。醫院的管理部門需要通過科學有效的方式對檔案進行整理和管理，這樣才能夠為醫院的決策者以及研究人員提供有效的參考信息，進而體現出檔案管理的價值。因此，檔案管理的核心內容其實就是保證在醫院的日常工作中，通過提供檔案中的有效信息來推進相關工作的順利進行，這樣不僅可以有效地服務醫院的管理工作，還可以使醫院的檔案得到充分的利用，進而發揮出保存檔案的價值。此外，醫院的檔案管理除了需要對檔案內容進行妥善管理和保存以外，還要提高自身對檔案的利用率，這樣才能夠體現出檔案管理工作的重要性。因為，檔案的價值和利用率與管理工作有著直接關系，因此檔案管理部門應該促進管理流程的規范化和具體化，將具有收藏價值的檔案進行整理，才能給醫院提供有價值的檔案，供醫院的領導者進行有效的分析和研究，以此促進醫院的可持續發展。

二、醫院檔案管理應具備的各種性質

（一）系統性。任何事物的管理都需要一定的系統性，這樣才能夠保證所有工作都能夠有序地進行。因此，醫院在檔案管理部門當中應要求管理人員將檔案進行分類存放，這樣才能讓管理人員依據有效信息，以最快捷的方式尋找到相關的檔案。此外，對于檔案的分類和整理，也要體現出現代化和系統化的特點。比如，檔案的管理可以采用現代科技下的信息管理，這樣可以保證所有的檔案分類都有最基礎的原始信息，方便管理人員能夠快速地查找有效信息。

（二）完整性。檔案的管理必須具有完整性，因為一份檔案不會憑空出現，它一定會有前因后果，而管理人員要做到的就是，將事情發展的起因、過程和最后的結果進行有效的整理，這樣才是一份完整的檔案。同時，為了方便今后相關人員在調閱檔案時可以有效地了解當時具體研究的過程，醫院的檔案管理部門所收集的有效信息必須是全面且完善的內容，管理人員進行內容的銜接和整理，通過裝訂整改、分類存放、打好編號和進入檔案的方式妥善保存。

（三）敏感性。醫院的檔案管理人員不僅要對檔案進行有效的整理和保存，還要在醫院開展活動時做好相關資料收集工作。對此，在活動開始時，管理人員一定要積極地參與到活動當中，并對活動所需要用到的文件資料和信息進行有效的整理和輸送，同時將活動當中所產生的新的有效信息進行收集。這就需要管理人員具有較高的信息敏感度，這樣才能夠及時掌握現場的有效信息資料，并通過自身對信息的價值判斷進行有效的信息收集和整理工作，以此提高自身的工作效率，促進業務水平的提高。

（四）真實性。檔案管理部門需要對收錄的有效信息進行甄別，以此確定檔案中的信息是否屬實，這樣才能夠有效地保證檔案的準確性以及真實性。由于部分醫院歷史發展悠久，導致歷史遺留的檔案信息可能存在著一些誤差。對此，管理部門的人員需要做到認真核對檔案內容，嚴格按照規章流程進行反復校對，要做到將檔案中的有效信息進行及時提取，將內容中真實的部分保存下來，將虛假的內容剔除，這樣才能夠保證檔案室中所保存的信息具有真實性和可靠性。

三、加強醫院檔案管理的有效措施

（一）加強管理人員對檔案管理的認知。醫院的檔案管理人員想要完善自身的檔案管理工作，就必須要加強對檔案管理工作的認知，這樣才能夠保證檔案管理工作有效地開展。隨著我國醫療衛生體制的不斷改革，檔案管理工作也越來越受到醫院的重視。因此，管理人員需要有較高的業務能力水平，將檔案中的有效信息及時提取，并保證信息的真實有效，這樣才能夠更好地促進醫院的可持續發展。此外，隨著信息化時代的到來，網絡中所共享的資源信息也越來越多，傳統的檔案管理模式已經無法滿足醫院的發展需求。因此，管理人員也需要加強對檔案管理建設的有效改革，實現使用現代化技術對檔案進行有效的管理，促使檔案的管理工作更加便捷、有效。

（二）提高院領導對檔案管理的重視程度。醫院領導對檔案管理的重視程度，可以決定醫院檔案管理工作是否能夠良好地開展。檔案管理雖然作為醫院管理中的重要組成部分，但是在很多醫院的管理工作中，醫院領導并不十分重視檔案的管理工作，這就阻礙了管理工作有效開展。管理人員想要加強醫院領導對檔案管理的重視程度，就應該使醫院領導明白檔案管理與促進醫院可持續發展的聯系，有效地提高醫院領導對檔案管理工作的重視程度。例如，一般情況下會將管理工作分為檔案管理、醫院業務建設管理和醫療管理這三個部分，醫院會對醫療管理加以重視，進而加強改革，這樣才能夠保證醫院的有序運行。長此以往，醫院會忽略對檔案信息記錄的有效管理，進而無法提高醫院整體的格局。對此，相關管理人員需要以書面的形式證明或者提供參考文獻來加強領導對醫院檔案管理的重視程度，這樣才能夠促進醫院檔案管理工作的開展，進而帶動醫院的可持續發展。

（三）完善檔案管理的設備。優化提高醫院的硬件設施也可以促進檔案管理的制度健全。例如，當前階段的檔案管理工作需要醫院投入相應的基礎設施，并通過專門設立相應的管理庫房，才能夠有效地進行檔案管理。一般情況下，管理人員想要整理紙質檔案，就需要通過對原始的紙質檔案進行掃描刻錄或者通過錄像的方式將其內容整理出來，而這些儀器設備需要通過向醫院相關部門提交申請才可以購買。因此，檔案管理部門的職員需要及時地向醫院提交相關設備的采買內容，這樣才能提高檔案管理的工作效率。此外，在傳統的檔案管理當中，大多數檔案都是紙質內容。因此，管理檔案的房間需要具有密封性、干燥性以及防火防盜的特點，這樣才能夠保證檔案的安全性。對此，醫院應提供給檔案管理人員相應的除濕設備、自動監控設備以及空調設備等，這樣才能夠完善檔案管理所需要的場所。最后，隨著現代信息化的不斷發展，醫院的檔案管理工作也要引進電子信息技術設備，實現對醫院檔案的現代化管理。在信息不斷發展的今天，利用云端技術可以建立屬于醫院自己的數據庫，通過有效的信息上傳，能夠將紙質檔案的內容以電子數據的方式存儲在云端當中，這樣就可以在節省人工整理檔案時間的同時，保證檔案信息的準確性和安全性，也可以方便想要查閱檔案的人員。

（四）提升管理人員的管理水平。醫院可以通過對檔案管理工作人員的有效培訓來加強檔案管理人員的業務水平，這樣也可以促進醫院檔案管理工作質量的有效提高。一般情況下，醫院會開展人才計劃培養工作，為了提高醫院的可持續發展，醫院也必須要重視對檔案管理工作人員的培養，這樣才能夠使檔案管理人員的業務水平得到提高。檔案管理人員也要跟隨相關的醫務人員開展臨床研究，這樣才能提高對醫療檔案資源信息的價值判定能力。此外，醫院也應該創造平臺來培養檔案管理人員的知識技能，加大對現有檔案管理工作人員的培訓力度，鼓勵檔案管理人員通過交流學習的方式，提高自身的業務能力。

（五）二次利用檔案中的有效信息。醫院的檔案管理工作最終的目的就是讓管理工作人員以多種有效的方式，對檔案進行整合和管理，將其中的有效信息進行提取，對有價值的檔案進行二次開發和利用，以此創造出檔案保存的價值。對此，醫院需要重視對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作的扶持力度，使檔案管理人員能夠將有價值的信息提取出來，應用于當前的臨床治療工作，以此提高醫院整體的醫療服務水平，實現醫院的可持續發展。

四、總結

檔案管理的最終目的就是實現對檔案的有效整理與開發利用。因此，醫院需要加強對檔案管理的重視程度，提高檔案管理人員的業務水平，使檔案管理人員能夠從原始的檔案中歸納出有效的檔案信息，并將其應用在醫院的相關工作中，從而實現醫院的可持續發展。