信息時代高校檔案數字化工作探討

文/武夷學院 林琳

圍繞高校教學與科研運行的實際情況，在檔案管理活動中應用現代信息技術，對高校檔案信息資源進行加工、管理并提供利用，由此賦予了“檔案”新的內涵和外延，檔案管理工作的對象打破了紙質、實物的局限，由“可視”的物流延伸為虛擬的“信息”流。這是一場革命，通過收集、整理檔案信息方面的數據，并對其進行分析挖掘，從中獲得有價值的信息，形成以檔案實體向檔案實體的數字化信息為社會提供服務的轉變過程。開展自主性的數字化活動，研究突破數字化關鍵技術和檔案數字化資源服務的運行模式，是當今時代高校檔案數字化亟待解決的問題。

一、高校檔案數字化的總體策略

檔案數字化總體策略包含三層含義：以“需求”為導向，以“質量”為重心，以“安全”為前提，確保人財物投入的合理性。

（一）以需求為導向，以創新為動力。需求導向所迎合的需要是既定的，而滿足這方面需要的技術、數字化產品和利用群體卻隨著技術的發展和群體變化而加以確定。不管哪一種利用群體，只要有需要，都是服務對象。以需求為導向、以應用為目的開展高校檔案數字化建設，目標是以高校檔案信息的資源建設為核心，以檔案信息的“存”與“用”的協調管理為基礎，搭建一個安全可靠、操作便捷的數字管理平臺。高校檔案集中反映學校教學科研等各方面的辦學過程，檔案數字化工作可為利用者需求確定數字化的檔案業務范圍，以滿足不同利用者的需要。高校館藏各類檔案不是獨立信息的組合，而是一個以應用為導向的有機整體，應建立檔案數字化創新體系，采取系統規劃、重點突破的方法，統籌安排，按每個檔案類別的特點信息，選擇數字化的優化模式，以明顯的創新能力托舉其在高校數字化應用中的優勢，建立以應用性創新為主的檔案信息化管理的應用體系，開展超前性、實用性的創新活動。

（二）以利用為中心，以質量為基石。高校檔案數字化應以利用為主線，以質量計劃為重心。高校檔案數字化建設的實施過程，在保證軟硬件配置和網絡結構一致性和軟硬件資源可繼承性的前提下，以質量為重心，全方位服務利用者。高校檔案數字化的一切圍繞利用，落實質量管理計劃，把為利用者提供高質量數字化產品作為高校檔案數字化的出發點和落腳點。高等學校檔案館藏實體以紙質為主，數字化工作與檔案實體質量密切相關，可以說直接影響數字化成果的質量。高校檔案數字化應設立質量控制點，建立檔案管理行為約束機制，以質量為核心，堅持戰略引領。面對檔案資源載體（紙張）老化、字跡材料退化等嚴峻形勢，必須樹立尊重原件，保護原件的思想，遵循褪跡檔案數字化的搶救原則。

（三）以安全為前提，實現良性發展。高校檔案數字化必須要以安全生產為前提。責任如山，輕視安全的嚴重后果絕非是經濟效益所能彌補的。審視檔案數字化工作的安全因素，不難發現：以安全為前提是數字化發展環境好壞的一個重要標志。大數據時代的到來，開啟了數據治國的新局面，將數據保護的安全性提升到不亞于人身安全的地步。在信息化和網絡化的優越條件下，安全問題是數字化建設的重大問題，數字化給檔案信息安全帶來了的巨大挑戰，檔案信息安全保障要在“可行性”上下功夫，必須要以檔案信息的安全為本，不能以犧牲信息安全為代價，發展不能損害信息的安全。在進行數字文件轉換時，采取一些技術措施，既保證檔案信息的安全，又能滿足檔案數字化建設的需要。謀發展，首先要謀安全，以安全為前提的信息化發展，切實保障檔案信息的安全，才能獲得持續地良性發展。

二、高校檔案數字化建設方案

檔案數字化集圖形信號處理技術、計算機網絡技術等信息通信技術于一體，將與檔案管理過程有關的各個環節有機結合，使檔案管理者能夠實時獲得大量與利用者相關的重要信息，提高效率和安全性，為檔案數字化提供更加高效、安全、便利的管理環境。高校檔案數字化建設的實踐方案綜合數字化轉換、數據庫管理、計算機通信等技術，其基本思想是集中管理、分級控制、檢索方便。

（一）檔案數字化方案步驟。1.檔案數字化平臺的建設。檔案數字化支撐平臺包括軟、硬件建設。從實踐操作來講，硬件建設相對簡單，可以尋求檔案專業軟件公司有針對性地開發。而數字化的軟件建設則面臨著較為復雜的問題：首先，紙質檔案的數字化問題，通俗理解是通過對紙質檔案進行掃描或其他電子化處理，使之成為數字化產品，整個過程需要標準問題、存儲問題、安全問題、人才問題等方面的支撐。其次，電子檔案的真實性問題及技術處理要求等問題也是影響檔案數字化軟件建設的因素。2.建立檔案數字化配套體系。建立檔案數字化基礎平臺與檔案數字化產品的對接配套，是高校檔案數字化的迫切任務。檔案數字化管理平臺集管理、檢索、統計等諸多功能于一體，圍繞檔案管理方法的不同，建設檔案管理部門需求較為迫切的應用系統。檔案數字化管理平臺一般包括目錄信息的管理和數字文本的掛接管理。以“件”為保管單位的文書檔案，在進行數字化處理過程中，注重目錄信息的檔號與數字化文本命名的一致性，建立相應的配套體系；以“卷”為保管單位的傳統立卷，目錄信息通常是案卷題名，卷內目錄是呈現卷內文件的管理信息，數字文本的掛接要實現案卷和卷內兩個層面的對接，建立檔案數字化管理平臺與數字化文本的配套體系，避免形成兩股道上跑的車——各走各的，難以達到數字化建設的目的。3.檔案網站建設。檔案數字化管理平臺服務存在一定的局限性，即便是做了大量的工作，完成了包括軟、硬件的數字化管理工作，仍然缺乏高層次的服務理念，存在檔案信息交流的薄弱環節。檔案網站是以便民服務為目的的服務平臺，是檔案館（室）自我展示的窗口。建立高校獨立的網站，通過在互聯網建立站點，檔案管理部門依靠檔案網站及時發布檔案信息，為網上用戶提供在線服務，滿足訪問者需求，實現信息共享，形成“提供檔案服務”和“需要檔案服務”的雙向交流渠道。網絡時代，用戶不滿足于一視同仁的檔案信息，而是要求網站能夠根據用戶的個體需求，提供不同的信息內容。因此，檔案網站本著“以用戶為中心”的宗旨，不但要強化現有檔案的查詢服務工作，還要推崇個性化的檔案服務，加強高校學生檔案資源建設，圍繞用戶需求與管理部門的配合，加強檔案數據庫建設，努力構建便捷高效的學生檔案服務體系。

（二）實現的目標。通過上述建設方案，可以實現如下目標：1.更好為利用者服務。檔案數字化的最大優勢就是方便利用，現如今利用者已經不能容忍手工查找的檢索方式。利用掃描儀、數碼相機等設備把紙質或其他類載體中的檔案信息進行數字化處理及轉換，對數字化檔案數據進行歸類處理，再錄入檔案管理軟件系統，把數字化檔案匯集成電子文獻信息化平臺，利用者可即時調取所需要的檔案信息。2.增強與用戶交流服務。建立數字檔案管理系統，實現檔案各環節工作整合，特別是檔案網站，使檔案管理者與利用者溝通不受國界、時間以及距離的限制，開展多種形式的交流，形成一種透明式的互動方式，使得關注同一個問題的檔案用戶獲得幫助；網站可以嵌入聊天平臺，形成與利用者在查詢過程的互動形式，以更好了解檔案用戶的需求信息。3.高品質的管理。用心服務，用情服務，用智服務，打造高品質的檔案服務。檔案數字化建設使高校檔案工作進入高品質的管理模式，檔案工作從傳統的實體管理發展到數字化信息服務，同樣是遵循利用至上的原則，利用者的體驗卻截然不同，數字化服務為利用者創造方便快捷的滿意度。在管理上，可以獲取數字化成果質量、利用者需求以及數字化的實效等信息的反饋，為檔案數字化的組織、技術改進、加工開發等方面的正確決策提供可靠的依據。高品質的管理模式讓檔案管理者為社會創造更多的價值，讓利用者享受更高質量的服務，顯示了其強大的生命力。

三、高校數字檔案的利用問題

目前，高校數字檔案利用常用的方式有提供拷貝、通信傳輸、直接利用以及電子檔案管理系統。高校檔案利用的最大特點是個性化需求，利用者更加關注數字檔案信息的開發與利用。紙質檔案轉化為數字檔案的新形式后，以新的信息建構方式進行傳播與共享，利用者可以借助網絡隨時檢索、查閱，打破時間與空間的限制。

（一）數字檔案的利用必須建立在對應的信息基礎之上。實現數字檔案利用的快捷方便，必須建立在相對應的信息基礎之上。就電子檔案管理系統而言，首先，要生成高校電子檔案數據庫，實現目錄數據庫與數字文本的掛接，以支持電子檔案的檢索和輸出，并且為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。其次，具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、閱覽、授權下載與打印處理。最后，具備利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。

（二）高校數字檔案的利用形式。目前，高校檔案數字化產品形成之后，其利用形式一般分為兩種情況：一是納入本校檔案數字化管理平臺，并實現將檔案掃描件與目錄數據庫對接完整，完成信息化管理。二是單件利用，引用紙質檔案管理現狀，將檔案掃描件按問題、機構或形成單位進行分類，分別建立電子文件夾，將掃描件存于其中，利用電腦操作系統的“搜索”或“查找”功能進行調閱，完成利用服務。這種利用形式具有一定的局限性，說明檔案數字化要有相應的信息化管理手段，否則，即便是數字化掃描工作做得再好再多，也無法達到較好的利用效果。

（三）高校數字檔案與利用的相互作用。一般而言，利用者對數字化產品的利用程度大，數字化目標就已經實現；如果利用程度小，數字化目標的實現就存在一定的問題。將檔案實體作為數字化的物質對象，以搭建技術先進的軟件平臺為利用的手段，兩者之間是相互作用的。當數字化產品的利用受到軟件平臺通用性限制時，就會影響檔案的利用程度，與此同時，也會激發自身技術的創新興趣，主動研制開發技術先進、通用性好的應用平臺，實現利用者對數字化產品利用程度的最大化。檔案管理者要根據高校信息價值，不斷摸索，研究新方法，解決新問題，發揮和挖掘數字檔案信息功能，為檔案用戶創建良好的體驗感覺。

四、結束語

高校檔案數字化是信息化時代的必然選擇，由于高校所處地區信息化程度的不同，高校檔案數字化的發展水平存在差異，即便是同一地區的不同高校，數字化程度也不盡相同。現實工作中，高校的紙質檔案與電子文件處于交替使用狀態，電子文件承載的信息更多的是充當紙質檔案的替代品，歸檔采用紙質文件與電子文件并存的模式，在保護紙質檔案信息特有原始性的同時，又克服了傳統檔案多種載體管理造成的多樣性。在信息化背景下，高校檔案資源的共享途徑采取實體借閱和網絡傳輸并存的方式，根據利用者需要，可以保留傳統文件信息共享的時空和孤本限制，也可以在安全環境下通過終端設備獲取存儲在網絡或某個設備上的電子文件，實現高度的信息共享。