高職院校檔案管理工作現狀與規范化措施

文/太原幼兒師范高等專科學校 劉計虎

高職院校主要承擔著培養技術型人才的重要職責，做好檔案管理工作，將為高職院校的建設與發展創造有利條件。檔案作為高職院校發展的真實記錄，可以將教學活動、科研工作和學生管理等情況反映出來，并為教學改革提供可靠依據。但是當前高職檔案管理工作仍然采取紙質檔案模式，在檔案信息收集、處理等環節過于依賴人工方式。同時高職院校各部門各自為政，為檔案信息開發與利用帶來了不利影響，這需要高職院校引起足夠的重視，不斷改進檔案管理工作模式，引入現代化設備與技術，培養高素質檔案管理人才，保證高職檔案管理規范化水平的提升。

一、高職檔案管理工作的重要性

檔案管理在高職院校教育管理工作中占有重要地位，也是高職院校管理工作中的重要內容，對檔案管理工作來說，能夠為高職院校教育質量與管理水平的評估與衡量提供可靠依據，完善的高職院校檔案管理應體現出對檔案的科學管理水平。但是當前很多高職檔案管理中還有缺陷，管理制度不完善，管理方法過于單一，檔案管理人員專業能力不強。對此，高職院校要充分認識到檔案管理工作的重要性，不僅要優化檔案管理體制，還要注重檔案管理監察工作，對檔案管理方式進行創新，培養更多素質高、能力強的檔案管理人員。這樣才能保證高職院校檔案管理工作質量與效率的提升，真正體現出檔案的價值，為高職院校的改革與發展創造有利條件。

二、高職檔案管理的現狀

當前高職院校檔案管理工作還有很多問題，具體反映在以下幾點：第一，缺乏較強的管理意識。在傳統思想的影響下，高職院校普遍認為檔案管理工作技術性不強，只是簡單地收集與整理各項教學資料，忽視了對檔案的管理與利用。有的高職院校工作重心在教學上，不重視檔案工作，很多重要資料保存不完善，經常出現檔案丟失與損壞的問題。第二，檔案管理模式單一，管理方式落后，以人工方式開展檔案信息收集、處理與調用工作，不僅工作效率極低，還為檔案的利用帶來了不利影響。此外，由于以紙質檔案為主，因此存在一定的期限性，將在頻繁使用中導致高職檔案出現丟失與破損的問題。第三，檔案管理制度不完善。在高職檔案管理過程中，由于監督制度、責任制度等不規范，容易讓檔案管理工作陷入無序狀態，很多檔案信息不能第一時間得到記錄與保存。第四，檔案管理人員素質與能力問題。現階段很多檔案管理人員經驗不豐富，掌握的專業知識較少，難以達到實際檔案管理工作要求，容易發生檔案信息失真問題。

三、高職檔案管理工作的規范化措施

（一）轉變檔案管理途徑與方式。近年來，高職院校加快了創新與改革的步伐，若是仍然采取傳統檔案管理模式，則難以適應高職院校資源信息管理的要求，這需要對高職檔案管理模式進行創新，不斷提升高職檔案管理規范化水平。高職院校要注重引進現代化技術手段，這是提升檔案管理工作效率的有效手段，有利于改善檔案管理工作質量。高職院校要將現代計算機充分利用起來，對檔案管理工作方式進行改革與創新，在節省大量工作時間與經歷的基礎上，有利于檔案管理工作的高效進行。高職院校要加強對檔案管理人員的培養，讓他們掌握豐富的計算機技術與知識，從而真正適應現代化對高職院校檔案管理工作的要求。只有將計算機網絡技術、數字化技術與檔案管理相結合，才能對高職院校制度實現新的突破。不同于傳統檔案管理模式，在新技術的運用下，有利于對檔案管理方法的創新，為檔案管理信息快速傳播打下基礎，真正達到資源共享的目的。

（二）完善軟硬件設施，提升信息化水平。高職院校要關注檔案管理信息化建設，注重對軟硬件設施進行完善，對環境條件進行改善。第一，要增加資金投入，將計算機、打印機、掃描儀、除濕柜等配置齊全，為高職檔案管理信息化建設奠定良好的基礎。第二，高職院校要關注數字化檔案信息庫建設，建立檔案信息資源系統，讓各部門與各學院檔案信息資源真正實現共享，這樣高職檔案信息資源利用率才能實現提升。第三，高職院校要從實際情況出發，不斷對檔案管理信息系統進行完善，從系統功能、訪問權限設置等環節出發，讓檔案管理信息系統運行更加安全。

（三）保證檔案完整性與安全性。第一，高職院校要落實安全領導負責制，提升檔案的安全性與保密性。第二，將檔案安全管理制度落到實處，做到賞罰分明，針對違反檔案安全管理規定的人員，要加大懲罰力度，為高職檔案完整性與安全性提供可靠保障，避免重要資料出現泄密的問題。第三，定期做好檔案館或檔案室等安全抽查工作，將日常防火防盜巡檢工作做到位，及時消除所有的火災盜竊隱患。要完善應急預案，確保迅速反應，避免出現損失。第四，可以采取與異地高校簽訂協議的方式，對重要紙質檔案與電子檔案要實行異地備份的方式。在現代技術的支持下，讓檔案信息得到有效保存。高職院校還要引入人工智能、大數據、物聯網等高新技術，為檔案管理工作保駕護航，檔案數字化是當前高職檔案保護工作中的重要內容，可以多角度、全方位對檔案數據進行收錄，讓檔案獲得更為精準的保存方式、更便捷的查詢方式，這是對高職檔案傳統保護方式的有效補充。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質。高職院校要重視對檔案管理人員的培訓工作，提升其專業水平，有利于高職檔案管理工作得到改善，促使檔案管理質量不斷提升。通常而言，高職院校在檔案管理工作中要避免個人因素引起的失誤，防止為學校帶來資源損失；需要提高檔案管理人員綜合素質，增強其業務能力，尤其要培養其現代信息管理思想與現代信息管理技術。若是檔案管理人員管理能力不強，管理思想落后，即使有完善的組織機構與規章制度，或者配置有現代化設備，也難以避免高職檔案管理混亂問題。這需要高職院校加強檔案人員隊伍建設，不斷改善他們的生活與工作條件，促使其安心檔案管理事業，并做好專業培訓與教育工作。高職院校要幫助管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，清楚各項檔案資料所發揮的重要價值，促使所有檔案管理人員深刻認識到，檔案管理工作對于學校工作的運行、教育教學質量的提高起著至關重要的作用，要保證其規范開展檔案管理工作。

四、結語

總之，檔案作為高職院校發展史的重要記錄與見證，能夠為高職院校教育教學提供可靠的依據。高職院校要提高對檔案管理工作的重視程度，不僅要增強自身的檔案管理意識，還要培養更多的檔案管理人才，優化檔案管理制度，加快檔案信息化建設，保證檔案管理水平實現提升，將檔案的作用真正體現出來。