淺談如何規(guī)范電網(wǎng)招投標(biāo)檔案“移交—接收”流程管理

馮力

【摘 ?要】在企業(yè)中，采購的每一個(gè)環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，直接影響采購成本，為規(guī)范招投標(biāo)流程，必須大力提高審計(jì)力度，這幾年招投標(biāo)檔案借閱次數(shù)急劇飆升，對(duì)此規(guī)范招投標(biāo)檔案管理極為重要。

【關(guān)鍵詞】招投標(biāo)檔案;“移交—接收”;現(xiàn)狀及問題

引言

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的憑證和承載體，在企業(yè)資產(chǎn)保值、增值、延續(xù)企業(yè)歷史和發(fā)展等方面具有不可或缺的地位和作用。在企業(yè)中，采購環(huán)節(jié)至關(guān)重要，隨著巡視及審計(jì)力度加大，招投標(biāo)檔案借閱次數(shù)急劇飆升，對(duì)此規(guī)范招投標(biāo)檔案管理極為重要。

1.目前電網(wǎng)招投標(biāo)檔案的現(xiàn)狀及問題

目前按照《南方電網(wǎng)公司采購項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》的相關(guān)要求正式開展“規(guī)范化檔案工作”，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行系統(tǒng)條目錄入、檢查系統(tǒng)條目與檔案實(shí)物是否一，核對(duì)移交的檔案資料是否完整。在檔案“移交與接受”環(huán)節(jié)中出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的資料堆放無序，移交速度慢，檔案室歸檔效率低等情況。以下是檔案工作出現(xiàn)的幾個(gè)問題：

（1）由于指導(dǎo)書中流程過于簡潔，具體細(xì)節(jié)未做明確規(guī)定，在實(shí)際操作中出現(xiàn)不少問題。業(yè)務(wù)部門與檔案室在“移交—接收”環(huán)節(jié)中流程混亂，移交思路不清晰，增加部門之間的工作量，大量的時(shí)間都浪費(fèi)在檔案室與部門之間的工作協(xié)調(diào)上，使得檔案工作效率低。

（2）檔案室存在部門資料移交時(shí)間不固定，接收無計(jì)劃，工作狀態(tài)被動(dòng)，檔案人員工作場(chǎng)所分散無規(guī)律等情況，導(dǎo)致無法合理安排后期檔案歸檔及上架時(shí)間，以至于檔案堆積如山。

（3）根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，投標(biāo)文件電子版（U盤及光盤）錄入量占總文件錄入量的57%，其中部分移交的電子文件名稱不規(guī)范，出現(xiàn)漏寫、亂寫等現(xiàn)象，不便于檔案人員接受資料。檔案人員每年花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)投標(biāo)文件電子版（U盤及光盤）進(jìn)行整理、添加標(biāo)簽，耗費(fèi)大量人力物力，甚至容易出錯(cuò)。

2.提升管理意識(shí)及規(guī)范電網(wǎng)招投標(biāo)檔案管理的對(duì)策

（1）提高檔案人員綜合業(yè)務(wù)能力。由于檔案員不熟悉項(xiàng)目業(yè)務(wù)，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的具體資料一知半解，無法審核資料是否齊全。所以應(yīng)該加強(qiáng)檔案人員對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉度，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行培訓(xùn)，檔案人員不僅僅只是一個(gè)“接收員”，而應(yīng)該起到監(jiān)督作用，對(duì)移交的資料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)聯(lián)系業(yè)務(wù)部門。

（2）加強(qiáng)中心檔案移交意識(shí)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該提高檔案移交意識(shí)，只有把檔案整理齊全，做好檔案移交工作，該項(xiàng)目才予以完成。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)該項(xiàng)目是最熟知的，參與整個(gè)過程。為了今后審計(jì)檢查，應(yīng)該按時(shí)立卷，并移交檔案人員進(jìn)行保管。

（3）具體實(shí)施對(duì)策：

①結(jié)合招投標(biāo)檔案實(shí)際情況，制定“移交及接受”流程，明確工作思路，大大提升業(yè)務(wù)部門與檔案室的工作效率。流程如下：

②為了確保檔案室接收資料時(shí)間固定，便于后期工作順利開展，建議制定檔案接收月計(jì)劃及固定接收檔案時(shí)間。規(guī)定業(yè)務(wù)部門在每月某個(gè)時(shí)間段填寫“移交檔案月計(jì)劃表”，在月計(jì)劃表上寫明本月是否有移交的資料，如有資料移交則填寫項(xiàng)目名稱，預(yù)計(jì)有多少案卷。

檔案室根據(jù)每月的“移交檔案月計(jì)劃表”安排檔案人員在每月月底主動(dòng)到業(yè)務(wù)部門接收資料，認(rèn)真核對(duì)部門移交的檔案并進(jìn)行修正調(diào)整，辦理“移交-接收”簽收手續(xù)。接受檔案之后，檔案室進(jìn)行分配任務(wù)歸檔，大概每月每個(gè)人會(huì)分配到2-3批次的歸檔任務(wù)，確保當(dāng)月接收的資料立刻開展后期檔案歸檔工作，及時(shí)上架。

③為加強(qiáng)檔案管理，便于檔案整理、移交、歸檔，希望采購業(yè)務(wù)部門在招標(biāo)文件中嚴(yán)格規(guī)定投標(biāo)人提交的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備及電子光盤按下述要求進(jìn)行標(biāo)注：

3.結(jié)束語

檔案工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。

針對(duì)招投標(biāo)檔案出現(xiàn)的問題，提出合理化的對(duì)策，進(jìn)一步梳理招投標(biāo)檔案管理流程，固化工作流程，減少各部門的工作量，樹立規(guī)范化長效管理意識(shí)，結(jié)合檔案實(shí)際工作，規(guī)范“移交-接受”檔案環(huán)節(jié)。便于今后審計(jì)部門查閱、審計(jì)，為各項(xiàng)工作的發(fā)展提供必要的原始憑證保障。