大數據時代高校檔案管理模式重構探討

歐陽春宜 贛南師范大學檔案館

隨著大數據技術的應用，大數據的應用場景不斷擴展。對于高校檔案管理而言，應用大數據技術一定程度上可以改進高校檔案管理模式，實現更加高效精準的信息服務，一方面高校檔案信息資源日益增多，需要用大數據技術來保證檔案信息資源的高效利用，另一方面高校作為各種前沿思想，前沿技術的試驗地，科學地應用大數據，將有助于大數據技術應用的不斷更新。

一、大數據時代下高校檔案管理模式思考

根據黨和國家的相關要求，大數據時代背景下檔案管理必須要做到四個同步，即部署、實施、檢查以及驗收四同步，要保證事業做到哪里，檔案工作就要做到哪里。一般情況下，檔案管理以及事業發展是兩個不同的部分，在實際工作當中，一般會根據一些分類方法將事業資料留存，進行管理和使用，而高層希望通過信息化改造實現統一的檔案管理模式，因此造成兩張皮的問題。因為檔案管理本質是一個動態過程，檔案管理需要隨著事業的發展而不斷進步，其中必須要注重細節，否則極有可能出現問題，而無法發揮檔案的應有價值，對于高校而言，如學生檔案，學生進入校園只有最基礎的檔案信息，但隨著學生在校園內的不斷成長進步，檔案信息會不斷地增多，但其中存在很多的不確定性，這種不確定性要求檔案管理必須要科學合理，否則非常容易出現管理失序，檔案凌亂，不方便使用。

進一步講在大數據時代，檔案管理應用大數據是必然的趨勢，但是并不是說檔案管理就必須要完全依靠大數據，因為檔案管理是一個系統性的工程，從檔案的分類上來說，檔案有數字檔案也有紙質檔案，在檔案管理當中，如何去協調好數字檔案以及紙質檔案是大數據時代必須要思考的一個關鍵問題。從現有的檔案管理模式上來講，目前所采取的檔案管理工作模式也并不過時，因為檔案管理的基礎業務沒有變化，即建設檔案，管理檔案，使用檔案這些基礎業務是沒有變化的。建設檔案是檔案管理的前提，使用檔案是檔案管理的目的，建立檔案通常都是電子檔案和紙質檔案共存的，在大數據時代，紙質檔案需要通過一些手段來實現數字化轉變，并上傳至服務器當中來實現檔案信息的共享，而紙質檔案可以作為典藏，但是因為存在數字檔案，在檔案管理中對紙質檔案的管理重視程度是在下降的，保存方法存在不恰當的情況，導致很多值得收藏的紙質檔案都遺失了，造成很多的損失。

盡管檔案工作被重視程度日益增高，但實際上檔案管理尚未發揮真正的價值，目前社會人士普遍認為檔案價值的實現還需要一定的時間，因此在這種過渡階段，檔案管理實際還是處在邊緣位置，上級重視，但下級卻沒有將工作做好，因此在大數據時代背景下，如何對高校檔案管理模式進行重構非常值得思考。

二、大數據時代下高校檔案管理模式重構

在大數據時代背景下，高校檔案管理模式的重構，從檔案管理的基礎業務上著手，相對要更加簡單一些，也更容易形成可以推廣的經驗。

（一）大數據時代的檔案建設問題

檔案的建設問題，實際就是檔案資料的收集、接受、整理、保存、編研等等。對于一份檔案而言，這份檔案是對一些正在發生的或者是已經發生的事的真實記錄，在檔案的建立過程當中必須要持續地去考察研究，確保檔案中真實的反映事件的前因后果以及經過，包括其中的人事物，在傳統的檔案建設當中，通常是采取人工到實地考察的方式，當然這樣的工作方式并不過時，只是效率比較低。在大數據時代，如果能夠構建一個信息化的管理平臺，在檔案建設上的效率將大大提高。當然資料的收集以及整理可以進行實地考察，當然關鍵還是可以用信息技術，引導高校相關人員自動將資料提交給檔案管理部門，至于檔案資料的真實性，可以通過建立相關責任機制，通過落實責任來保證，同時檔案管理部門也需要根據提交的資料到實地進行考察，進一步確定資料的真實性。當提交的資料真實性、準確性堅定完畢后，即可上傳到專用的管理軟件上，系統將這些資料推送給相關的管理部門進行審核。

（二）大數據時代的檔案管理問題

在大數據時代背景下，檔案管理若尚未建立起自覺踐行檔案管理流程的情況下，以監督管理的方式來實現檔案管理模式的重構是重要手段之一。監督到位才能保證高校事業進行到哪里，檔案服務就到哪里。在具體的工作當中，學校上級領導部門必須要將重心下移，聚焦到各專業院系甚至是班級，協同相關人員進行實地考察，找出問題并且解決問題，因此必須要構建統一的管理制度，統籌策劃具體的檔案工作流程，因地制宜低建立工作制度，并用制度來明確責任，科學地實施檔案管理。

在檔案管理當中，保存檔案是重要一環，高校的檔案管理工作中，因為師生的信息是動態的，檔案管理工作就必定是長久動態的工作，為了保證檔案完整且可以有效低使用，保存好檔案非常關鍵，尤其是一些珍貴的紙質資料，如一些重大科研項目的紙質資料等等，對于紙質檔案的保管可以使用無酸卷盒，這種檔案盒不容易老化，耐腐蝕，非常適合作為紙質檔案保存盒使用。當然要注意為了方便使用，在卷盒上必須要制定規整有序，分類清晰的卷宗，包括全宗號，類別代碼，電子標簽，保管期限，件號等等。當然在大數據時代背景下最關鍵的是電子檔案，因為電子檔案可以在大數據應用中進行廣泛地分享，但必須要注意的是檔案信息的保密問題，在檔案管理中必須要重視大數據時代下的檔案信息安全管理工作，在大數據應用中數據的共享是非常重要的，而數據共享必須要用到網絡，在網絡的前后端交互當中，API調用時數據的安全可以采取通信使用https方案，請求簽名防止數據被篡改，身份確認等方法來進行數據加密，還可以引入ssl pinning來防止抓包，并對所有請求和相應進行加解密操作。

（三）大數據時代的檔案應用問題

高校檔案管理中，檔案的應用多數情況下是針對學校事業發展而使用的，比如科研項目中，師生需要尋找資料來參考，如果到圖書館或檔案管理部門去尋找資料，會發現要從海量的檔案當中找到自己需要的資料難度非常高，而大數據的應用可以提高檔案搜索的效率，如現在在檔案管理當中引入了一種關系搜索方法，這種方法是通過算法自動計算出人名、地名或學術機構的關系的可能性，并自動抓取出來，形成社會關系圖景，在這個圖景當中包含人物、地點、機構等很多關鍵信息要素，這些要素在檔案當中也是存在的，如搜索到一位博士生導師，那么就可以抓取到該導師所負責的科研項目，其所帶的博士生，以及博士生所負責的科研項目，各種論文資料等等，由此便可以根據需要選擇資料，提高了資料的查找速度，方便使用。

三、結束語

綜上所述，在大數據時代高校檔案管理工作模式的重構要明確檔案管理的基礎業務工作不變，但是可以通過技術手段來強化基礎業務工作的效率，在檔案管理模式的重構當中，應當科學合理地利用大數據技術或者是大數據時代背景下的信息技術來高效、準確地建設檔案、管理檔案以及使用檔案，提升檔案利用效率與質量。