檔案管理中的問題探討與思考

吳 巖

(吉林省通化市二道江區人力資源和社會保障局 吉林 通化 134000)

檔案管理是各機關部門管理工作的重要部分，但目前在檔案管理工作仍存在一些問題，需要管理者在工作中做出一些應對與創新，來提高檔案信息管理工作的效率與合理性。本文將針對目前檔案管理工作中常見的問題，提出自己的幾點看法。

1.目前檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視程度不夠。長期以來，部分領導、工作人員對檔案管理工作的認識存在誤區，認為檔案管理工作就是簡單的數據信息積累、文本的謄寫，只需要簡單的關注與投入就能做好，不用當成重要的工作來對待。但是，檔案工作對于人力資源的利用、工作效率的提高、人工成本的合理分配有著很大的幫助。這種輕視檔案管理的思想，已經無法適應當前檔案管理工作的需求，為檔案管理的合理性、有序性、高效性帶來了很大的阻撓，也導致了整個管理機構的低效。

1.2 專業程度不足。當前，大部門檔案管理人員沒有經過專業的培訓與教育，業務水平不足，管理手段落后，對于信息的收集、整理、分析、匯總、統計的意識淡薄，甚至存在由其他崗位的工作人員兼職來做，這樣導致不專業的檔案管理人員對檔案信息的敏感度不足，對一些重要信息的歸檔不及時，嚴重影響了檔案管理工作水平。這個問題，也就導致了有些機關部門把檔案管理工作做成了“就是把檔案放進檔案盒”的形式，對整個部門的管理工作都是非常不利的。

1.3 硬件落后。目前存在這樣的問題，個別機關單位由于對檔案管理工作的重視程度不夠，甚至都沒有專門的檔案室，也就造成了檔案易損壞、丟失，等到需要的時候，要么找不到，要么不好找；有的檔案管理部門甚至連基本的辦公電腦都沒有，這在信息化程度越來越高的當今社會，簡直是不敢想象的。檔案管理部門的硬件設施落后，也就導致信息資源利用不到位，極易造成管理工作的低能低效。

2.針對以上問題的對策

2.1 提高檔案管理人員的業務素質。做好檔案管理工作，要建設起專業的檔案管理工作團隊，要選擇專業對口、業務水平足夠高的工作人員來從事，從業前要對其進行專業的培訓與考核，要在基礎上就做到專業、高效；對于既有的檔案管理工作人員，要定期對其進行培訓，要求其學習先進的管理知識、科學管理的方法與原則，提高工作效率與管理質量，要與時俱進；此外，還應建立完善的考核機制，做到“有功必賞、有過必罰”，要讓從業人員充分提高積極性，避免一種思想的怠慢與輕視。

此外，還應上級管理部門升華思想，采取更科學的管理方法，建立更完善的管理機制，由上而下的去改善當前的檔案管理水平。

2.2 健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

2.3 改進和完善檔案功能。使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

2.4 采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

2.5 做好檔案管理工作,強化服務意識,提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態度,樹立創新意識,提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度,發揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現代化建設服務,是我們檔案工作者義不容辭的責任。

總之，檔案管理提升工作是一項持續性、技術性，并帶有管理者管理藝術性的工作。檔案事業在中國有著悠久的歷史，但中國近代檔案工作起源比較晚，檔案人才與西方國家相比比較薄弱。中國企業檔案工作起步比較晚，現在機關單位、大型國企企業、外資企業、大型民企中從事檔案工作的專業人手比較少，特別是基于信息時代的檔案管理工水平遠遠達不到發達國家水平。所以，當前檔案管理工作的管理者與從業者要積極面對檔案管理工作中存在的問題，努力提高自身業務水平，勇敢的創新改革，提高各領域的檔案管理水平。