中小企業外包的質量管理研究

盧黃麗

一、引言

近幾年來，國家對中小企業大力扶持，使中小企業得到了迅速發展，但與此同時，保證產品質量和進度，就成了企業管理至關重要的問題。眾所周知，企業銷售了產品，才能回收利潤，才能為進一步拓展打下堅實的基礎。但是以中小企業自身能力，要想發展，就必須以外包作為戰略管理措施，借助外部力量，為自己所用。外包不僅可以幫助企業擺脫因自身人員技能或設備能力不足造成的困境，還有利于控制成本，提高效率。

外包的范圍極為廣泛，有管理類、科研設計類、采購類、機械加工類、產品防護類、試驗計量類等。文章針對產品外包過程中容易出現的主要問題做了分析并提出了對策。

二、產品外包的識別

產品外包過程是指委托方將產品形成的某個過程，交給具有該過程能力的承接方來完成的過程。一般有生產外包和科研外包兩大類。

生產外包，是指由委托方提供設計文件(圖樣或表格)，由承接方按圖生產合格的產品(零件、部件、整件)，有時，外包方只要求承接方完成部分加工工序，而不是制作一個完整的產品。

科研外包，是指由承接方按委托方提出技術要求，研制出合格的產品，一般情況下該產品應是具有獨立功能的整件。該整件不分大小，如:大到一臺射電望遠鏡，小到一個元器件。

三、外包方的考察、選擇

對外包方的考察是選擇合格外包方的前提。考察前由委托方的相關部門(技術、質量、生產等)提出申請，說明原因，組成考察組，對外包方企業進行考察。考察活動一般應到承接方現場。主要考察內容有:①法人資格:可查看工商管理部門發給其的營業執照，判斷承接的任務是否在營業執照規定的范圍內；②技術能力:到技術工藝部門，查看工程技術人員的數量和職稱情況，判斷完成承接外包任務的可行性；③生產加工能力:到車間工地，查看是否具有生產加工承接外包任務相應的機床設備及數量，判斷能否按計劃完成承接外包的任務；④質量管理能力:到質量管理部門，查看質量管理和檢驗人員的資質情況，查看質量管理文件(質量手冊、程序文件及作業指導書等)，判斷該企業的質量控制能力。如該企業已取得國家認證認可監督管理委員會批準的認證機構頒發的質量管理體系證書，就更好!

考察結束，由考察組長綜合組員們的意見，填寫考察表或寫出考察報告，提出考察結論意見，上報企業最高管理層。一旦得到批準，該項考察、選擇工作告一段落。視情況發展，必要時，可以進行二次考察。

四、與外包方的溝通

委托方與承接方的溝通是極其重要的。因為雙方簽訂的合同、技術協議一般是紙質文件，不可能表達得非常清楚，因此，經常溝通是非常必要的，不僅可以及時消除雙方疑慮，還能加快生產進度。在信息技術相當發達的今天，溝通的方式很多(電話、傳真、郵件、微信等)，溝通的速度也極快。但是無論采取何種溝通方式，都必須記錄備案，以防日后雙方產生分歧時，可作為查證的依據。

五、對外包的控制

(一)生產外包

生產外包是委托方提供設計文件(圖樣或表格)，承接方完成產品的全過程。設計文件的質量由委托方全權負責，因此，設計文件一般須經過設計師擬制、專業技術負責人審核、分管技術負責人批準。必要時，還應經過工藝師或質量師會簽。通過這些程序，才能保證設計質量。

提供給承接方的設計文件，應先歸入技術檔案室，再由檔案員在設計文件上加蓋一次性有明顯標識的印章，然后發放給承接方檔案室，并由雙方當事人辦理交接手續。

生產外包的過程控制應注意:①對首件進行自檢和專檢，合格后才能進行量產，對首件應做出明顯而牢固的標識；②當工件形狀復雜或生產過程工序較多時，應要求承接方提供生產過程的策劃和加工工序記錄；③當使用代用材料時，要經委托方書面簽署同意；④當加工項目有環境條件要求時，承接方應保證基本的生產環境；⑤當加工項目涉及特殊過程時，如:表面化學處理(電鍍、油漆、噴塑等)、熱處理(淬火、退火、回火等)、焊接(電弧焊、氬弧焊、二氧化碳保護焊等)時，應與承接方商定控制要求，并在合同中做出明確規定；⑥承接方自加工開始到交付前，應對產品進行全過程防護(包括標識、搬運、包裝、貯存和保護)；⑦承接方應對加工過程實施檢驗，并做好記錄；⑧委托方可視不同情況，到現場監督，并在貨物送達前進行最終檢驗，發現不合格品時，應按雙方約定辦法進行處置。

(二)科研外包

中小企業承接到新產品開發任務，可能會因為技術創新能力、研發進度要求、人力成本等因素，選擇將研發活動外包給有能力的企業，這就是科研外包，它是由委托方提出技術要求，承接方完成產品實體的全過程。

產品科研活動有其特定規律，但近二三十年已被人們所掌握，即ISO9001規定的設計與開發程序。承接方應按此程序進行設計與開發策劃，控制輸入、輸出、評審、驗證、確認活動，以確保新產品的質量。

必須提醒，委托方提出的設計與開發輸入要求，應準確、明了，避免含糊或產生歧義。為闡明技術要求，委托方應盡量用準確的圖、表及文字說明的方法來表示，可以作為合同或技術協議的附件。另外，應要求承接方按策劃的評審節點實施評審，必要時委托方可派出專家任評審組長。 評審應形成記錄，委托方應在必要時對評審建議進行跟蹤、落實。

六、對外包承接方的評價

委托方應制定外包評價管理辦法，該辦法應包括以下內容:評價原則、評價組織、評價范圍、評價指標、評價周期、評價時間、評價方法、評價意見及反饋等。

委托方應成立外包評價組，按已建立的外包承接方名錄，對其逐一評價。評價指標的建立是評價的關鍵，評價指標可按重要程度排列，產品質量、履約情況、服務質量、成本價格等。

中小企業評價方法一般采用分級分類法，即將產品按重要程度分為關鍵、重要、一般，分別制定評價細目，對各項目進行定性打分(如“優、良、中、差”)或定量打分(十分制或百分制)。

大型企業評價方法則采用了更先進和復雜的方法，如:運籌學類規劃法、模糊集法、大數據分析法等。

為保持與外包承接方的良好合作關系，應將評價意見及時反饋給承接方。

七、與外包承接方利益共享

委托方與承接方是利益共同體，俗話說是“一根藤上的螞蚱”，ISO9001標準稱之為“互利原則”。

但在現實外包活動中，常會遇到委托方強行要求承接方縮短生產周期，并要求下調貨款的情況。這是違背合同的惡劣行徑，可能會導致承接方偷工減料、降低產品質量來順應委托方的情況。因此，委托方一定要依據合同約定，處理好與承接方的關系，才能將伙伴關系建立牢固。只有維護承接方合理權益，他們才能全心全意、保質保量、按需按時交付外包產品，這對雙方都有利。

八、結語

ISO9001標準自誕生以來，很快在全球得到推廣，并被廣泛認可，經過不斷改進，總結經驗，其最新版本強調了對外包活動和風險控制的要求，各行各業都應予以高度重視。

首先是委托方要積極地組織好選擇承接方的考察工作，以確認保證承接方有能力按時保質地提供產品。其次是認真識別外包活動的風險，既要考慮外部風險因素，也要審視內部風險因素。外包風險貫穿于合同執行的全過程，合同周期越長，風險就越多。因此，委托方和承接方利益共享，精誠合作，共同控制風險是外包過程的重中之重。

外包產品雖然由承接方完成，但它只是最終產品一部分，交付顧客是整機產品。顧客在整機驗收時，委托方對最終產品負全責，任何時候都不能推卸自己的責任，因此，委托方更要做好外包活動全過程的控制工作。