醫院人事檔案管理的數字化建設及實現方式研究

孟鷺

河北北方學院附屬第二醫院 河北張家口 075100

在醫院運行過程中以及進行管理工作過程中，人事檔案管理工作具有非常重要的地位和作用，也是整體管理工作中不可或缺的重要環節。人事檔案管理工作主要包括對醫院內所有工作人員從文字、圖像等多方面，進行客觀、全面的個人信息記錄和管理，從而在可以在實際管理工作中，提升對醫院在職業人員管理的效率，并且可以做出更為合理、科學的人事調動等相關工作，可以有效幫助和補充醫院在平日人事調動、管理工作。當前，我國各大醫院都已經擁有不斷完善的醫療設備，醫院內的醫護人員也在不斷提升自身的服務水平和態度，隨之醫院內的人事調動等工作也不斷增加頻率，如此，醫院人事檔案工作的難度、工作量也隨之增加，基于此，如若要保證良好的完成醫院人事檔案管理工作，必然要積極應用數字化管理模式，從而才可以有效避免傳統人事檔案管理工作中存在的不足，有效推進醫院整體管理和運營的順利開展[1]。

1 現代化醫院建設過程中檔案管理的必要性和意義

現代醫院在實際運行的過程中，需要進行大量的檔案管理工作，其中人事檔案管理工作是其中重要的組成部分，通過檔案管理工作，可以詳細的掌握員工的基本信息，并且還可以方便相關管理工作人員進行人事的調動、跟蹤和管理，方便醫院領導對未來醫院的發展作出更為科學的規劃。通過醫院人事檔案管理的數字化服務，不僅可以有效節約人事管理的人力，同時還可以完善管理的步驟、工作內容等，構建數字化的人事檔案管理服務和共享，可以有效避免隱私泄露、安全保證等，由此課件，隨著醫療事業的飛速發展，醫院應該提高對人事檔案管理的重視程度，構建醫院人事檔案管理的數字化服務，并將其作為醫院人事管理工作的主要發展方向，改善醫院人事檔案管理工作的缺陷，實現更為快速、方便、真實、有效的醫院人事檔案管理。

在醫院人事檔案管理工作中，可以說這項工作內容較為復雜，特別是在人員情況發生變動的時候，或者是在不同的科室之間出現信息交流和傳遞的過程中，都需要對人事檔案進行大范圍的應用和查詢。而如果在此過程中，通過數字化檔案管理的模式，不僅可以有效全面提升認識檔案管理的效率，還可以在進行人事檔案信息錄入、整體查詢過程中提高速度和效率。因此，在醫院檔案人事檔案管理工作過程中，建設數字化醫院人事檔案管理系統具有非常重要的意義。

2 傳統醫院人事檔案管理工作存在的問題

2.1 管理方法和制度存在不足

在當今社會中，仍然有部分醫院在實際運行的過程中，還在采用傳統的普通檔案管理方法，用這種方法來完成檔案的使用、查詢和保存等工作，會在獨立的空間集中放置檔案，而并非會對檔案進行排序和合理分類，由此不可避免的會導致檔案對及、壓置、亂拿、錯拿等問題，在找尋所需檔案的時候就會非常困難，基于此，如果在人事檔案管理的過程中，通過數字電子化軟件進行檔案管理，就可以有效提升檔案管理工作的專業性，也可以有效保護檔案的保密性，有效避免在人事檔案管理工作中的缺失[2]。

2.2 相關硬件設備落后

醫院在運營的過程中，究其本質職能就是救死扶傷、治病救人，因此，部分醫院在實際進行人事檔案管理工作中沒有足夠的重視程度，基本上很多醫院會將絕大部分的資金、資源用于采購醫療器械，或者是用于日常運營的開銷中，而針對人事檔案管理工作可能存在沒有資金或很少資金投入的情況，從而無法有效改善人事檔案管理的現狀和存在的問題，無法形成良好的人事檔案管理保密性和專業性。

2.3 管理人員沒有良好的人事檔案管理意識

部分醫院的人事檔案管理工作人員在實際工作中，自身就沒有提高對檔案管理工作的重視，并且這部分人員還沒有經過系統的培訓和養成，沒有經過專業技能的培訓，同時這部分管理工作人員沒有良好的相關法律意識，沒接受過定期的專業技能、知識培訓，無法達到良好的技能和知識水平，因此，在實際人事檔案管理工作中，只能應用傳統的普通檔案管理方法進行檔案整理等工作，如此，必然會大大降低醫院整體人事檔案管理的效率和質量。

3 醫院人事檔案管理數字化的優點

3.1 提高醫院人事檔案管理的效率

在傳統的醫院人事檔案管理工作中，一般都會采用紙質版的檔案，這種方式不僅非常繁雜，同時檔案管理人員在實際檢查目錄的過程中，其工作效率也非常低。但是如果應用數字化人事檔案管理系統，不僅可以快速和安全保存檔案，同時還可以大幅度減少搜索檔案的時間，主要是將原有的紙質檔案錄入到數字化人事檔案管理系統中，然后就會生成相應的數據庫，繼而在實際使用的過程中就可以利用數據庫搜索功能，完成數據和資料的搜索工作。

3.2 提高檔案的安全性

在進行人事檔案管理工作中，其中最為重要的就是保證檔案的隱私性、安全性，傳統的紙質檔案非常容易丟失和損毀，而如果應用數字化人事檔案管理系統，可以將紙質版與電子版的檔案進行轉換，不僅可以有效的節約檔案存儲的空間，還可以無限增加電子信息的存儲量，實際工作中可以將兩份檔案進行結合，進而進行相互對照更加精準。

3.3 整合信息，提高共享程度

在傳統的紙質人事檔案管理工作中，需要根據分類的不同、要求的不同進行記錄工作，同時這種檔案管理方式基本上無法做到資源共享，在檔案存放過程中也一般都是雜亂無章、種類繁多，從而出現擺放錯誤或者是找不到檔案等問題也就頻繁發生，而如果應用數字化醫院人事檔案管理系統，就可以利用其搜索功能實現快速搜索，還可以利用其自動分類等功能，有效彌補紙質檔案管理的不足和缺陷。

4 醫院人事檔案管理的數字化實現過程分析

4.1 建立檔案信息數據

根據檔案信息數據庫之間的差別，其特點也各有不同，因此，醫院在建立檔案信息庫的過程中，必須要結合醫院自身的實際情況，其中可以包括資源規劃HRP、醫院信息系統等。

首先，需要將傳統人事檔案管理中的紙質檔案轉變成數字檔案，建立多元化數據表，同時合理分類紙質檔案，明確不同字段的內容和表格的形式；

其次，在實際進行檔案圖像采集工作之前，需要先利用Excel軟件制作檔案的目錄，當目錄建立好了以后，將系統導入其中并形成標準的目錄，根據已經導入的文件頁數、數量明確掃描的頁數；

再次，在設計檔案信息系統交互頁面的過程中，主要包括系統的前臺操作系統界面的設計，還包括后臺的管理系統的界面設計。在后臺設計中，主要是針對添加、修改等檔案管理人員工作中的操作內容，基于此，需要保證后臺系統有良好的完整化、系統化功能，從而滿足收錄檔案的實際要求；而進行前臺系統設計過程中，主要是為了滿足檢索、管理等方面的需要，因此，應該盡可能做到簡單、易懂，方便工作人員查詢[3]。

4.2 實現檔案數據庫的實時更新

人員調動和崗位變動等在任何單位來說都是非常平常的事情，對于醫院來說也非常平常。因此，在醫院人事檔案管理工作過程中，相關的管理人員必須要及時對電子檔案數據庫進行更新，主要目的為了可以保證人事檔案的完整性、可靠性，與此同時，在進行人事檔案數據庫更新的過程中，必須要秉持分層次、多層次的原則，同時人事檔案管理工作人員可以根據部門、科室等不同，與部門、科室相關負責人，以及內部用戶、上下級用戶等給予一定的權限，從而不同的部門、科室和用戶可以按照自身需求和情況，從不同的端口自行錄入相關的數據和檔案信息，最后由人事檔案管理工作人員進行統一的審核、批準等操作，通過這種方式可以大幅度提升醫院整體的人事檔案管理效率和質量，保證更新的實時性。另外，醫院在實際應用人事檔案信息系統的過程中，并非要保持不變，需要結合實際情況而不斷發生變化。要結合電子檔案管理實際工作的需求，同時綜合人事檔案數據庫，對系統的功能進行不斷的改進和優化，從事人事檔案管理的工作人員要及時與軟件開發機構的技術人員進行有效的溝通和交流，從而可以促使人事檔案管理數字化系統可以更加適合自身醫院的實際需求和情況。

4.3 制定人事檔案管理制度

在構建并完善醫院人事檔案數字化管理系統的同時，需要有相關的制度作為保障。首先，要根據數字化檔案系統的實際情況，構建相應的使用要求和章程，對其中文件歸檔、數據歸檔的標準進行明確，同時還需要在每個部門明確具體的責任人及相關的職責和義務，從而可以在實際工作中，促使部門、工作人員完成更加高效、快捷的檔案系統使用、信息收集等方面的工作；其次，要采取多種措施積極提升人事檔案管理工作人員的綜合素質，定期組織相關管理人員進行技術、業務、理論知識等方面的培訓，并且要保證培訓的系統化、科學化，有針對性的提升這部分工作人員的計算機、信息化、綜合分析、文字語言等多方面的能力；最后，在實際人事檔案工作過程中，需要管理人員首先將自身的工作態度端正，保持良好的工作熱情，提升自身的工作自覺性，對檔案管理的資源信息進行深入的整合，與不同部門進行積極的交流和溝通、共享，進而有效推進意愿的科研、臨床、教學等多方面的工作。

4.4 實現管理模式的分級化

當構建人事檔案數字化管理系統之后，建議可以采用分級管理的模式，例如從單位上層管理領導、科室、內部用戶、管理員等多個層次設定管理的級別。在整個系統中，最高管理級別為系統管理員，管理員具有全部的管理、操作的權限，可以在系統中進行錄入、檢閱、變更、刪除、修改、檢查等所有操作，還可以授權其他管理級別的用戶的權限，如管理、監察等權限，同時除了系統管理員之外的其他級別進行檔案錄入、修改、查詢，需要經過管理員或者是醫院的領導授權，得到批準后才可以進行檔案的查閱和錄入等工作，同時單位領導也不例外，也需要經過管理員的授權后，才可以進行檔案查詢的操作。針對不同等級的管理級別用戶，其管理的權限、流程也要有不同的控制，各項錄入、查詢等工作需要在系統管理員的監督下完成，通過這種多層管理模式的應用，可以有效完成檔案的有序存儲，同時還可以提升醫院人事檔案管理的效率和質量。

4.5 有效設置查詢系統

醫院建立人事檔案數字化管理系統的主要目的在于提升檔案管理的效率，其中需要滿足不同部門、不同級別管理者的實際工作需求。首先，需要保證系統具有實用性，其字段、屬性也要豐富，例如查詢、信息增刪等，主要目在于可以實現檔案的靈活管理，以及良好的掌握檔案動態；其次，在前臺設計中，需要有明顯的檢索條件，在字段設計過程中，可以與數據庫中的字段相結合，在檢索總表之中，需要對命中的記錄形成動態型的表格；再次，需要在系統中提供多層次、多元化的查詢機制，根據實際的查詢條件、信息編輯模式等來完成特定信息的查詢，如分類、寫入、資料刪除、錄入等多方面的查詢，從而滿足不同部門不同需求的用戶的查詢方面的需求。同時，還可以在其中嵌入統計模式，從而對檢閱、錄入、變更等方面的數據實現統計，從而可以對檔案的變化實現及時掌握。

5 結語

綜上所述，醫院人事檔案管理的數字化建設和實現，不僅可以大幅度降低相關工作人員的實際工作難度，還可以有效提升人事檔案管理的效率和質量，保證人事檔案管理工作具有更高的安全性、保密性，因此，在進行人事檔案管理數字化建設工作中，必須要充分考慮共享中的保密性和安全性問題?？傮w來說，醫院行政管理工作中，人事檔案管理是其中非常重要的組成部分，實現數字化的管理工作是時代發展的需要，是提升醫院整體運行效率，促進醫院可持續發展的重要前提。