計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目管理實(shí)踐思考

李 芳

(湖北三江航天紅林探控有限公司，湖北 孝感 432000)

0 引言

計算機(jī)信息系統(tǒng)具有人機(jī)交互、數(shù)據(jù)密集的特點(diǎn)，以大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)硬件為載體，完成數(shù)據(jù)信息的收集、處理、存儲、應(yīng)用。計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目管理主要是為了能夠提升系統(tǒng)集成項目的整體性能，降低運(yùn)行成本，提升工作效率。

1 計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目發(fā)展中的現(xiàn)存問題

1.1 項目的范圍不明確

計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目還處于較為初步的發(fā)展階段，許多客戶在項目初期還處于探索的狀態(tài)，甚至對于項目的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)都有較大的不確定性，在要求設(shè)計方進(jìn)行設(shè)計時，也都會選擇承包方直接完成全部設(shè)計，這就會使得設(shè)計成品與客戶的需求存在著差異。在項目實(shí)施的過程中，隨著客戶對相關(guān)內(nèi)容的深入和了解，也會提出更進(jìn)一步的要求，這就會使項目發(fā)生一些改變。項目范圍不明確不僅僅是客戶的原因，有時業(yè)務(wù)部門沒有深入為客戶介紹相關(guān)內(nèi)容也會導(dǎo)致客戶難以準(zhǔn)確表達(dá)對項目的需求[1]。

1.2 項目的范圍管理失控

在項目的實(shí)施過程中，任何一個方面的細(xì)小偏差都可能會帶來后續(xù)龐大的連鎖反應(yīng)，但如果初始的小錯誤沒有被管理人員意識到，則在被發(fā)現(xiàn)時可能就發(fā)展到難以控制的局面。此外，在項目的內(nèi)容出現(xiàn)變更時，項目的工作人員可能并不重視，也沒有向上層及時反饋，在項目管理水平較差的情況下，項目變更的執(zhí)行力較差，也可能會導(dǎo)致項目的范圍管理失控。

1.3 項目團(tuán)隊管理不當(dāng)

計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目需要許多精通相關(guān)技術(shù)的高素質(zhì)人才，共同協(xié)商完成相應(yīng)的工作，在實(shí)際情況下，一些團(tuán)隊的管理能力較差，重視技術(shù)水平，但嚴(yán)重輕視管理質(zhì)量，導(dǎo)致團(tuán)隊的協(xié)調(diào)合作能力較差，員工之間嚴(yán)重缺乏有效的溝通，影響了資源的使用效率，導(dǎo)致項目最終失敗的結(jié)果。

1.4 風(fēng)險管控意識不足

項目一般都會伴隨著風(fēng)險而存在，但許多項目的管理者缺乏對風(fēng)險的防范意識，難以意識到風(fēng)險管控的重要性，在一定程度上影響了項目的成功概率。

2 計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的特點(diǎn)

互聯(lián)網(wǎng)在我國已經(jīng)得到了高度普及，與此對應(yīng)，我國的電腦和軟件系統(tǒng)發(fā)展也非常優(yōu)異，在電腦設(shè)備出現(xiàn)問題時，技術(shù)人員就需要對操作系統(tǒng)進(jìn)行處理，而一個單位中計算機(jī)的數(shù)量非常多，如果逐一對所有出現(xiàn)問題的計算機(jī)進(jìn)行處理，就需要耗費(fèi)較大的人力資源和物力資源，而且還難以保證維修質(zhì)量。這一問題在科技逐漸發(fā)展的現(xiàn)在得到了一定程度的解決，解決方法就是優(yōu)化單位內(nèi)部的計算機(jī)信息系統(tǒng)。技術(shù)人員可以根據(jù)不同單位的工作內(nèi)容確定計算機(jī)的優(yōu)化方向，對所有的計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用方式進(jìn)行優(yōu)化，如辦公類單位可以進(jìn)行單位管理系統(tǒng)的優(yōu)化，如生產(chǎn)類單位可以進(jìn)行生產(chǎn)管理系統(tǒng)的優(yōu)化。系統(tǒng)集成應(yīng)用涉及諸多的方面，能夠有效提升信息系統(tǒng)的使用價值，可以說系統(tǒng)集成不僅僅是科技上的進(jìn)步，也是技術(shù)上的創(chuàng)新，更是藝術(shù)層面上的延伸。而計算機(jī)信息系統(tǒng)的集成項目涉及的方面非常廣泛，工作人員需要完成系統(tǒng)布線、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)化、設(shè)備集成、功能集成、信息集成、系統(tǒng)統(tǒng)一、資源共享等工作，以此來保證計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的高效性、便利性[2]。

3 重視計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的范圍管理工作

計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的最終目的就是給客戶提供相應(yīng)的服務(wù)，因此在項目之前就應(yīng)該與客戶進(jìn)行深層次的交流，切實(shí)了解客戶的真正需求。對此，管理層可以邀請專家或有豐富經(jīng)驗的老員工編制交流手冊，業(yè)務(wù)人員可以根據(jù)交流手冊與客戶進(jìn)行交流，詳細(xì)了解客戶的需求。在掌握相關(guān)的信息后，基于交流手冊并結(jié)合專業(yè)知識，用較為通俗的語言和客戶確認(rèn)項目需求。在這個過程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該循序漸進(jìn)地與客戶達(dá)成共識，確保得到的信息是準(zhǔn)確有效的。在得到所有的信息后，將客戶的需求制作成文件，并與客戶再次進(jìn)行溝通交流，確保文件上的內(nèi)容是客戶真正需要的。其次，管理人員也可以制定項目的分解結(jié)構(gòu)，將項目預(yù)期成果進(jìn)行框架分類，每一個類別的內(nèi)容進(jìn)行最高程度的細(xì)化，將每一份工作的任務(wù)和責(zé)任安排到具體的人員并實(shí)行責(zé)任制，以此來提升項目的工作效率，在出現(xiàn)問題時也能及時找出負(fù)責(zé)人員，降低項目過程中的風(fēng)險[3]。

以對計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的范圍管理工作進(jìn)行規(guī)定為例，首先，管理人員可以在招聘業(yè)務(wù)人員后，對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行為期一周的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容為與客戶的溝通方式與溝通內(nèi)容，幫助業(yè)務(wù)員掌握如何與客戶進(jìn)行通俗且符合專業(yè)知識的交流。在培訓(xùn)完成后，對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行考核，考核官可以以客戶的身份與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行模擬交流，了解業(yè)務(wù)人員在實(shí)際情況下能否良好地完成業(yè)務(wù)交流。為了能夠做好計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的范圍管理工作，管理人員還可以制定WBS項目分解計劃。首先，對項目的計劃、實(shí)施過程、過程管理進(jìn)行準(zhǔn)確的闡述。然后，將項目的工作進(jìn)行詳細(xì)的分解，將分解的結(jié)果盡量控制在每一項的工作在7天以內(nèi)，每一項工作要具體安排到人，如果個人難以完成，將工作安排到具體的小組。實(shí)施責(zé)任制和獎罰制度，如果某項任務(wù)在規(guī)定的計劃內(nèi)沒有完成，則追究工作指定人或工作小組的責(zé)任，并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)懲罰；每個月對本月內(nèi)的工作進(jìn)行考核，選擇3個工作人員或團(tuán)隊進(jìn)行表揚(yáng)，增加本月獎金的1/3，以此來提升工作人員的工作積極性。

4 提升團(tuán)隊綜合能力

項目是由一個團(tuán)隊完成，如果想要提升項目的完成質(zhì)量，就要提升團(tuán)隊的工作能力。首先，在項目開展之前應(yīng)該選擇一個可靠的項目經(jīng)理。集成項目涉及的范圍廣泛，接觸的部門也非常多，為了確保各個部門之間的溝通交流效果，項目的負(fù)責(zé)人應(yīng)該具備團(tuán)隊意識、專業(yè)能力、管理能力、人際交往能力。項目的管理人員也應(yīng)該堅持“以人為本”的管理理念，基于項目的發(fā)展情況并結(jié)合激勵機(jī)制，充分為員工考慮，提升所有員工的工作積極性和團(tuán)隊的凝聚力。其次，項目的管理人員可以和項目經(jīng)理一起對工作人員進(jìn)行分組，根據(jù)每一個人的特長安排合適的工作，盡可能做到人盡其才，物盡其用。最后，為了增強(qiáng)團(tuán)隊工作人員之間的默契度，團(tuán)隊也可以定期組織一些團(tuán)建活動，增進(jìn)員工之間的感情，讓工作人員能夠更專注地投入工作。

以通過提升團(tuán)隊的綜合能力來提升計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的工作質(zhì)量為例，在項目開展之前，企業(yè)的管理人員可以從企業(yè)內(nèi)部選出最適合擔(dān)任項目經(jīng)理的人員，或從市場上高價聘請優(yōu)質(zhì)人才擔(dān)任項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項目的一切事宜。水能載舟，亦能覆舟，一個企業(yè)只有留住員工的民心，才能夠更好地發(fā)展未來。此外，基層的工作人員完成了大部分的工作，對工作中的詳細(xì)情況最為了解，工作人員在發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問題后，如果想要將問題傳達(dá)給上級，則上級可能會敷衍了事或曲解意思，管理層也難以及時發(fā)現(xiàn)基層工作中的問題。因此企業(yè)要堅持“以人為本”的管理理念，可以由人事部牽頭，在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立員工建議信箱，也可以在企業(yè)的官網(wǎng)上設(shè)立員工建議反饋功能，員工可以在信箱內(nèi)投匿名信，也可以在官網(wǎng)上匿名發(fā)表個人建議，人事部要安排工作人員每周從信箱內(nèi)收取相關(guān)信件，在網(wǎng)站上翻閱相關(guān)建議。在查閱的過程中挑選出其中的所有有效信息并整理歸類，在人事部的每周例會上將所有的信息一一進(jìn)行討論，根據(jù)建議和反饋優(yōu)化工作策略。為了能夠提升員工對企業(yè)的忠誠度，企業(yè)應(yīng)該重視員工建議和反饋這一個環(huán)節(jié)，對人事部的建議處理工作進(jìn)行監(jiān)督，避免人事部的工作人員因為個人原因忽略任何一條有用的建議。企業(yè)還可以每年組織員工進(jìn)行1～2次為期一周的旅游活動，由公司承包交通、住宿、景點(diǎn)費(fèi)用，鼓勵員工積極參與。企業(yè)也可以每年舉辦3～5次專業(yè)技能比賽，設(shè)立一些獎項，激勵員工積極參與比賽，使員工自發(fā)學(xué)習(xí)專業(yè)技能，進(jìn)而提升專業(yè)能力，還能營造公司氛圍，積累公司文化底蘊(yùn)。

5 加強(qiáng)風(fēng)險管控力度

風(fēng)險管控是集成項目中的重要工作環(huán)節(jié)，管理者應(yīng)該重視風(fēng)險管理這一環(huán)節(jié)，積極吸取國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗，不斷優(yōu)化風(fēng)險管理策略。首先，管理人員可以對項目中可能存在的風(fēng)險因素進(jìn)行全盤分析，判斷每一種因素的風(fēng)險大小及對各個環(huán)節(jié)的影響，并明確給出風(fēng)險發(fā)生時的解決策略。企業(yè)管理人員可以在項目進(jìn)行的過程中，根據(jù)實(shí)際情況和理念的創(chuàng)新，不斷對風(fēng)險管理進(jìn)行改革，逐漸形成完善的、系統(tǒng)的風(fēng)險管控體系，實(shí)現(xiàn)項目風(fēng)險的全程動態(tài)化管理，推進(jìn)項目風(fēng)險管理的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

以通過加強(qiáng)風(fēng)險管控力度來提升計算機(jī)信息系統(tǒng)集成項目的工作質(zhì)量為例，首先在項目之前，管理人員就可以組織建立風(fēng)險管控小組，在項目計劃完成之后，由風(fēng)險管控小組對項目計劃進(jìn)行評價，明確每一個環(huán)節(jié)中的風(fēng)險因子，并闡述每一個風(fēng)險因子的危險程度和影響。第二步，由項目的管理人員與風(fēng)險管控小組一起對項目進(jìn)行細(xì)節(jié)上的修改，減少風(fēng)險因子，降低風(fēng)險的危害程度。第三步，在項目進(jìn)行的過程中，由風(fēng)險管控小組對各個環(huán)節(jié)的工作情況進(jìn)行把控，及時規(guī)避各種風(fēng)險因子，在出現(xiàn)問題時及時進(jìn)行處理，降低風(fēng)險對項目的影響。

6 結(jié)語

目前，許多企業(yè)都已經(jīng)建成了信息集成系統(tǒng)，對項目進(jìn)行管理能夠提升項目的安全和效率，但目前的基層項目管理工作中仍然存在著諸如項目范圍不明確、項目范圍管理失控、團(tuán)隊管理不當(dāng)、風(fēng)險管控意識不足等問題，本文提出了一些改進(jìn)建議，希望信息系統(tǒng)集成項目能夠為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。