沿海地帶歷史紙質檔案電子化備份管理研究

賴德江 天津市兒童醫院

引言

改革開放是一項系統性的國家工程，具體的開放順序首先是從沿海地區開始，沿海地區的經濟增長量與經濟規劃的水平相較于內地要高出一定的層次，這也符合我國的區域發展戰略，集中資源優先發展帶動能力強的地區。我國的國家檔案局，為了應對國家信息化的挑戰，積極推廣檔案信息化的系統性建設工程，致力于在國家檔案局的統一領導和指揮下，有條不紊、秩序性的發展推進我國的檔案數字化的宏偉事業,本文著重探討了沿海地帶歷史紙質檔案電子化備份管理研究。

1 檔案紙質化管理模式的優點

1.1 紙質化檔案原始價值突出

紙質化的檔案與電子檔案相比最大的特點就是不依賴電子設備而能夠直接傳遞信息，并且能夠隨時隨地的對信息進行有條理的展示，因此紙質檔案的直觀性極強，方便人們對檔案的理解。

1.2 紙質化檔案對檔案的真實性體現較好

紙質化檔案在存儲和應用的過程中，能夠客觀實在的反應某個地區的經濟和社會發展水平，且不易被篡改數據，因此能夠對沿海地區的經濟發展數據進行良好的體現。

2 紙質檔案管理發展目前存在的問題

2.1 當前紙質檔案管理所面臨的現狀和存在的問題

一般的檔案管理模式一般是有固定的存儲空間，例如一定規模的存儲室，在檔案積累到一定程度時，將檔案進行一定規則的存儲并進行系統性的分類，這樣就造成了很多難以彌補的缺點：

1) 保存環境相當于電子檔案要求更加嚴格

一般的紙張在長期保存后容易發生質變，并且對檔案的價值影響極大，對于空氣、溫度等物理條件和環境要求極高

2) 在使用中容易被人為的損壞

紙質檔案具有實體性，這也是紙質檔案與電子檔案最大的不同之處，紙質檔案可以被隨時隨地進行人工使用，但是在使用過程中，由于存在人為因素的影響，導致紙質檔案在使用過程中容易被人為的損壞或是一定程度的磨損，很難對紙質檔案進行原始價值的保存。

3) 難以對檔案進行共享

紙質檔案具有明顯的排他性，同一份檔案在被使用時，另一個人不能夠得到相關的資源，不能古對檔案進行使用，紙質檔案存放在存儲室內只能供一定數量的人參考借鑒，并不能同時滿足大多數人的需求，因此很難和電子檔案的共享新進行對比。

4) 檢索速度較慢

紙質檔案雖然也有一定分類，并依據檢索規則賦予檢索標識，但在實際檢索過程中檢索的方法過于單一，并且需要事先掌握檔案的分類，并且在紙質檔案過多時，檢索檔案需要花費大量的時間，檢索的效率難以得到有效保證，檢索速度極慢。

3 檔案電子化管理模式的優點

檔案電子化能有效彌補紙質化管理的缺陷, 它是推動沿海地帶歷史檔案事業發展的強大動力。電子文件例如電子檔案等可以通過計算機的文件與數據操作系統進行及時的修改，并且可以通過網絡系統以及計算機系統進行遠距離的通信與傳輸，具有極強的時效性，彌補紙質文獻不能共享的不足，強大的數據安全技術如容災技術、密鑰技術、身份驗證技術能夠對傳輸數據的安全性有所保證。

4 開展紙質檔案電子化工作應注意的幾個問題

4.1 提高認識，統籌規劃

檔案的使用不應該局限于沿海經濟發展地區，而應該在全國范圍內進行調度與使用，這就要求各地的檔案管理局要積極進行信息溝通與交流，對檔案的使用與傳遞進行統一的規劃與管理，防止出現紙質檔案在利用上的不和諧現象，防止數據丟失現象的出現。為了迎接信息化時代的挑戰，我國需要建立全國范圍的的紙質檔案調度系統，保證紙質檔案的高效利用。

4.2 標準先行，利用優先

1)紙質檔案電子標準化

紙質檔案的電子化需要一整套標準化的操作與運作流程，具體體現在以計算機為主要基礎的紙質檔案錄入與數據處理方面。但是電子化檔案的處理必須符合國家的操作標準，無論是在設備的使用方面，還是數據的最終錄入方面，電子檔案都需要一整套高效的操作與應用標準。

2)紙質檔案電子化必須堅持利用優先

檔案的存儲與管理最終目的都是為了利用，因此應該注重有選擇的檔案電子化工作。根據一些具體的實用原則，對沿海經濟發展地區的數據檔案進行電子化錄入，從而在最終的實際應用中，能夠高效率、高質量的對電子化的檔案進行利用，達到利用優先的準則。

5 結語

綜上所述，面對信息化的挑戰，我國的沿海地區對于紙質檔案的管理需要緊跟信息化的發展潮流，通過電子化檔案的建設與發展，達到對紙質化檔案最大程度的利用。與此同時，要注重對具有重要價值的紙質檔案進行保存與傳承，制定一整套的標準化電子檔案的操作與管理方法，全面提升水利工程檔案管理工作的先進性與高效性，為沿海地帶歷史紙質檔案管理工作奠定堅實基礎。