電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用

馮建崗

濱州市沾化區古城鎮人民政府 山東濱州 256801

1 基于檔案管理的電子信息化管理模式應用的作用

1.1 共享檔案信息資源

在當今時代，信息共享是社會發展的主要趨勢，各行各業都在進行信息化資源共享平臺的構建。在檔案管理中進行電子信息化管理建設，能夠更好地實現對檔案資源的共享利用。比如在當下通過建設信息化的人力資源檔案管理平臺，就可以便于企業查詢所聘員工的詳細信息，有效掌握員工以往的經歷和表現，為企業選拔高素質高質量人才提供便利。同時通過信息化的檔案管理平臺，也可以使企業內部各單位之間的溝通交流更加便利，將信息資源的價值最大化[1]。

1.2 提高工作效率

無論哪種工作都有著既定的工作流程，都離不開相關人員和部門的協作配合。通過構建電子信息化的檔案管理平臺，可以實現信息資源的有效共享，為相關人員和部門間的溝通交流提供便利，縮減工作環節，使工作效率得到提升。通過調查研究可以發現，在電子信息化檔案管理平臺構建后，企業對檔案管理工作的利用率和工作效率會大大提高，既節約了時間，也節約了成本。

1.3 保證檔案管理工作的時效性

時效性是電子信息化檔案管理的突出優點，在以往的檔案管理工作中，對人力和物力的需求量非常高，且會耗費大量時間，經常會造成工作延誤問題。但是在應用電子信息化管理后，相關檔案信息和數據就可以迅速通過電子信息化平臺傳遞到檔案庫中，大大提高了檔案管理工作的實效性。

2 傳統紙質檔案在當今社會的劣勢

2.1 歸檔查閱耗時費力

一般來講，紙質的檔案資源都有專門的地方存放，也就是通常意義上的“檔案館”，不過由于紙質文件歸檔過程較為麻煩，有時會發生材料在使用完歸檔前丟失、管理人員疏忽檢查存放錯漏等問題。加之傳統文書檔案存放地點固定，因此倘若想要借閱相關文件，就一定要到檔案館聯系管理人員入庫尋找，這對著急使用資料但卻無法在第一時間抵達檔案館的人員來說，是一種極大的困擾，其次，部分高密級的重要文檔，通常有且只有一份，無法同時滿足兩個以上群眾使用，導致有關工作人員無法及時更新信息，最后，受工作時間限制，無法實現24 小時查閱[2]。

2.2 保管過程較為繁瑣復雜

傳統的文書檔案原件絕大部分都是紙質的，但紙張的材料為樹木原漿，即使經過了防腐處理，但經年累月受不可抗力的影響，再加上材質自身的物理、化學性質改變、正常的翻閱磨損等，均會產生不同程度的傷害。除紙張自身外，存放紙張的地點、管理紙張的人員等變量，使得管理過程變得較為繁瑣復雜，歸檔時，由于過多的文檔數量與檔案部門，對規章制度也有著眾多要求。文件在歸檔時，亦要嚴謹的收發、登記、批示、修改、定稿、辦理、借閱，以保證紙張文件完整性，才能夠在最大程度上避免文字材料缺失、統計報表不全、檔案管理混亂。

3 解決問題的建議

3.1 加強電子檔案安全管理系統

首先，要建立嚴格遵守適用法規標準的電子檔案信息管理安全機制。其次，必須通過使用訪問者權限來確保用于電子檔案的管理和處理，來改進用于管理電子檔案的軟件和硬件系統。通過及時更新防火墻，提高網絡抵御病毒的攻擊，增加電子檔案信息系統的安全性管理[3]。

3.2 改進電子檔案的管理機制

只有改進的電子信息管理安全系統才能有效提高管理效率。首先要做的是建立一個合適的電子檔案管理系統，加強對電子數據管理的規范性監督，實現制度保障；其次，通過協調和緊密協同，將電子檔案管理系統整合在一起。加強各個部門之間的聯系，以管理有可能出現問題的電子檔案，從而在出現問題之前進行全面的管理。同時，有必要簡化管理流程，使電子檔案的管理更加有效，更好地進行電子檔案管理。重要的是要強調電子檔案管理的重要性，通過促進技術和設備更新以及提高電子檔案管理的質量來增加用于電子檔案管理的資金。電子文件管理的主要目的是在日常管理過程中及早發現問題，而不是僅在發現問題后才消除它們。

3.3 提高信息的安全

實際上，電子檔案是一個新鮮事物，出現缺點和不足都是不可避免的。在網絡環境中，很可能會丟失電子檔案中的信息，這在很長一段時間內都會對管理電子檔案造成影響。因此，在管理框架內建立一個系統的信息安全網絡，有利于電子檔案的信息安全，該系統可以保證檔案資源的安全性，并在管理的各個方面提供相應的信息。

3.4 加強對電子檔案管理人員的管理

信息專業知識的發展已融入日常生活和工作中，其中許多工作離不開互聯網的連接。電子檔案的管理，離不開管理人員。他們的任務不僅是確保電子檔案信息的正確性。只有管理人員熟悉軟件技術和硬件設備，才可以確保管理工作的效率，這是管理人員所必須擁有的技能。首先，在招聘電子檔案管理人員時，不僅要注意人員是否具有檔案管理技術，還需要了解招聘人員的信息技術，而且可以實現兩方的有機結合；其次，對于正式員工而言，接受培訓是必須的，每次培訓的內容都要是為了解決當下電子檔案管理過程中出現的實際問題，并且具有不同技能的員工在培訓內容上應該有不同的側重點。培訓最重要的是要提高電子檔案管理人員的專業技術水平，進而提高效率。

4 結語

隨著各行各業的不斷發展，檔案管理工作顯然已經成為了促進其發展的重要資源。將有價值的資料進行歸檔和管理，是一項復雜且繁瑣的工作，為避免人工管理過程中可能出現的失誤，影響檔案管理的精準度，需要利用電子信息技術進行檔案管理，進而提升檔案管理工作的質量和水平[4]。