探析人事檔案管理模式的發展方向

張曄

河南省計量科學研究院 河南鄭州 450000

在現代計算機技術快速發展的過程中通過利用網絡技術能夠實現信息的傳輸與共享，提高資源交換的整體效率，而這種顛覆性的變革對我們的日常生活工作產生重要的影響。檔案作為人事管理的重要組成部分，由于傳統的檔案以紙質為主，存在著材料多、查找困難、管理復雜等問題，為此必須要積極推進人事檔案信息化的建設，完善信息化管理制度，保證檔案信息化工作開展效率全面提高，這樣才能夠充分的加強檔案管理工作的服務性特點[1]。

1 現代人事檔案管理工作的價值

當前企業在經營管理的過程中，需要依照工作人員的興趣以及工作的能力合理對崗位進行安排，這是對員工積極性進行強化，讓企業經營質量提高的有效方式。在經營管理的過程中，人事檔案管理工作主要包含以下兩點內容：首先，人事檔案是對工作人員信息進行記錄的載體，在管理和招聘的時候，企業可以對人事檔案進行完善，充分了解工作人員的實際能力和工作經歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工[2]。在管理的過程中，對人事檔案進行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優秀人才的能力充分的挖掘出來，對企業的管理質量提升具有很大的幫助，其次，在企業發展的過程中，人事檔案也是保證企業員工利益的基礎，員工的離職、轉崗、退休等都需要根據人事檔案的記錄來進行操作，在員工工作的時候屬于原始憑證，在實際操作的過程中具有一定的法律效力。

2 人事檔案管理模式的發展方向

2.1 利用現有資源，借助網絡進行信息共享

當前是網絡時代，最大的一個特點，就是信息共享。人事檔案管理模式的發展，也應該跟隨時代的潮流，借助網絡進行信息共享。就比如我們經常說的：你有一個思想我有一個思想，互相交流就有兩個思想，信息共享，就能夠很好的幫助我們取長補短。再者來說“一千個個讀者就有一千個哈姆雷特。”每個人的見解都是獨到的，我們進行信息共享，就可以很好的將優秀的建議吸納進來，完善自己本身的管理模式[3]。

2.2 人事檔案是辦理公證的信息來源

隨著人們法律意識的增強，經濟的發展，個人家庭財產的豐富，近年來，做公證的業務越來越頻繁。公證一般都要進行人事檔案的摘抄，這就要求人事檔案管理人員做到公正公平，實事求是進行人事檔案的摘抄。如：摘抄《職工履歷表》或《干部履歷表》時，表中的父母情況、配偶基本情況、子女情況、社會關系情況等如實填寫。有的人事檔案中的履歷表不止一本，要認真查閱，進行綜合分析后，摘抄其中一本履歷表，并在公證用的摘抄記錄上注明摘抄的是哪年哪月哪日的履歷表。如果有問題，負責人事檔案摘抄的人員和公證處的人員要協作研判人事檔案材料，保證公證的嚴肅性。

2.3 人事檔案信息化發展趨勢的現實可行性

計算機技術和互聯網技術被人事檔案信息化廣泛應用，從理論上將這兩者的應用改變了人事檔案信息化的存在方式，從靜止發展逐漸趨向動態發展。這一轉變不僅展示了信息化的價值，最重要的是信息化的發展提高了人事檔案的運行方式以及管理質量，使人事檔案管理工作更加依賴信息化，這也進一步凸顯了信息化所占據的社會地位。但是在實際人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作依據處于傳統的工作方式，從本質上講違背了信息化發展的要求。但是隨著科學技術的不斷發展，相信不久后人事檔案信息化成為工作的必要方式，建立人事檔案系動化系統，對人事資料進行自動化管理指日可待。通過人事檔案自動化管理系統，對相關工作人員的工作情況、績效考核、業績評定、工資工齡等情況進行系統的存儲，及時的更新，并且方便資料的提取。大力推行人事檔案管理信息化工作，使整個工作在短時間內進入正常的工作狀態，從而避免資料的雜亂現象[4]。人事檔案管理信息化，就是以信息化為載體，以計算機技術為管理手段，以網絡傳播為途徑的一種新型管理方式，這樣能夠保障人事檔案管理工作的有序發展，還能夠實現資源的共享，在對人事資料進行查找時，免除了各種因素的困擾。

2.4 加強對人事檔案信息化建設的投入力度

從現階段來看，在人事檔案信息化建設的過程中，必須要從資金，技術，設備管理等方面加大投入，這樣才能夠確保人事檔案信息化建設管理水平全面增強，通過制定合理的人事檔案規劃及目的能夠確保各個資源項目得到優化，保障信息化系統的順利開發，而且也能夠改善人事檔案，硬件設備和軟件設施，確保在軟硬件條件下，根據具體的網絡環境來購置相應的硬件設施，保證檔案信息數據庫建設水平得到提高，在檔案信息數據庫建設時，還要確保硬件投入和采購滿足網絡通信安全等要求[5]。各級單位領導最主要的就是加強對信息化人才的培養，為檔案管理人員提供更多的學習實踐機會，確保檔案管理的質量和水平得到全面提高。加強檔案管理人員的信息素養，拓展自身的知識，提高自己運用信息技術分析和解決問題的能力，打造一支更高質量的檔案信息化管理團隊。

3 結語

在新世紀加強檔案管理具有非常重要的意義，需要進一步對檔案查驗和收集制度進行完善，并且與現代化技術相結合，加強檔案的管理以及資源的共享。