住宅專項維修資金內部控制制度的研究

寶磊

（鐵嶺市城市發展服務中心住宅專項維修資金服務分中心，遼寧 鐵嶺 112000）

住宅維修資金是為了保障商品住房主體及其相關共用設施、設備保修期滿后大修和更新改造而設立的，目的是延長房屋的使用壽命，是房子的“養老金”，有了這筆錢做保障，可以更好地維護住宅小區的環境，能夠保障住宅小區共用的設施設備正常使用，它屬于全體業主共同出資、共同擁有的財產。中華人民共和國建設部、財政部第165號令對維修資金的收繳、使用和管理都做出了明確的規定。近年來隨著行政事業單位內控規范實施以來，各地住宅專項維修資金部門也紛紛出臺了內控制度，但這些制度大多流于形式，僅僅是一紙文書，隨著維修資金的不斷積累和歸集，初期的小區開始大量使用維修資金的情況，要想切實規范資金管理，保障資金安全、高效運行，發揮資金使用效益，使之更好地服務于廣大業主，還要在內控制度上多做一些深入、廣泛的研究并根據現實需求制度一套完整可行的內控制度。

一、住宅專項維修資金內部控制制度的必要性

住宅專項維修資金管理部門是以公益服務為主旨的公益性單位，需要通過制定科學內控制度、對維修資金投資風險進行防范和管控等一系列內控制度來保證會計數據的真實性，好的內控制度即可以保護廣大住戶資產的安全和完整，又可以提高資金使用效率，對促進維修資金的續繳都非常有益。

二、住宅專項維修資金內部控制的現狀和存在問題

（一）缺乏內控意識與內控政策支持

今年初財政部發布的財會〔2020〕7號《住宅專項維修資金會計核算辦法》使我國各地住宅專項維修資金的管理更加規范、合理。但這些辦法中仍然存在一定的漏洞，導致一部分人“鉆空子”的現象頻出，而且我國行政事業單位內部控制建設還是相對比較薄弱的，內部控制意識比較淡，部分維修資金管理部門的領導沒有高度重視內控制度，全員參與度也不高，關于維修資金的內控制度也不盡完善，因此制定內控制度是保障住宅專項維修資金使用合理的關鍵所在。

（二）財務管理制度不健全不規范

近年來隨著我國商品住宅的快速發展和維修資金管理的不斷規范，但各地的維修資金會計核算規定始終不統一，伴隨著《住宅專項維修資金會計核算辦法》的出臺，維修資金使用會計科目也得到了詳細的規定，但維修資金存儲、使用部分的內部控制體系仍不夠完善，使用業務流程不盡合理。

（三）維修資金增值和收益分配制度不完善

根據調研數據，截至2019年末，保守估計全國 660個城市住宅專項維修資金歸集總量接近10000億元。這么龐大的數字產生的資金增值也非常可觀，而目前只有少數城市對專項維修資金采取增值收益分配方式，大部分城市都沒有使維修資金增值最大化，缺乏有效的激勵措施，也沒有相關的管理制度，這使增值收益的監管有很大的缺失。而且還有很多小區利用共用部位、共用設施設備進行經營所得，包括共用設備報廢后回收的殘值所得都屬于業主所有，應聘請專業金融機構參與設計維修資金保值、增值方案，他們可以運用專業知識、資源配置等方面全方位推動物業專項維修資金管理工作的迅猛發展，進一步促進專項維修資金科學、規范和高效的管理，盡可能提升專項維修資金保值、增值率，但現階段大部分城市未對維修資金增值收益進行分配，個別分配的城市能否充分考慮到繳存本金、年限的不同、殘值回收對應的樓幢等諸多情況為分配系數進行合理分配尚有待考證。

三、完善住宅專項維修資金內部控制的措施

由于維修資金管理部門是公益性服務單位，對內部控制理論的復雜性、重要性以及在實踐運用上都認識不足，存在很多問題。這些問題嚴重制約了維修資金管理部門的工作效率和效果。因此，我國迫切需要重視和強化維修資金內部控制的調查研究，應從以下幾方面入手并制定出一套適合維修資金特點和管理模式的內部控制制度，完善相關管理辦法。

（一）強化內部控制意識

強化內控意識首先要提高維修資金管理部門領導對內部控制重要性的認識，強化“第一責任人”的重要性，重視內部控制制度的健全和工作人員的素質教育，窗口收費人員實行輪崗制度，審批環節實行設立公示欄、公示審批流程等方式向用戶公開透明化辦公，自覺接受社會的監督。其次重視會計人員的崗前培訓及在職專業技術人員繼續教育，使他們熟悉維修資金管理辦法和會計核算辦法，勝任本職工作。會計人員要明確責任，增強整體工作能力，強化會計系統控制作用，堅持客觀、公正的原則，真實的反應各項財務數據，如在財務檢查中發現違規行為，財務人員與單位領導承擔連帶責任，從而形成相互制約機制。因為維修資金是由業主交納并所有的，是百姓自己的錢，所以各地管理部門必須牢固樹立基層服務意識，提高服務水平，加強自身建設，提高財務人員素質，切實加強內部管理，認真貫徹踐行群眾路線，為人民把好事辦好，確保資金“取之于民，用之于民”。

此外，應加強對從業人員的職業道德教育，使其認識到會計信息失真的重大危害，從而形成自上而下重視內部控制的氛圍，有效促進維修資金為百姓服務的作用。

（二）規范會計核算

在維修資金會計核算過程中一定要設定科學合理的流程，堅持專人專責的原則，設固定的會計崗位，審核資金流向，還要設收據、單據等資料的檔案管理人員，讓所有賬目都有賬可查有據可依。應從以下幾方面規范管理專項資金，不得將維修資金管理部門的辦公經費在維修資金里進行列支。

1．建立和完善財務目標責任制

針對目前維修資金管理工作中會計核算工作剛剛開展、內部監督機制不完善、違反管理辦法的行為時有發生，當務之急要逐步建立和完善財務工作目標責任制，重點對財務崗位職責落實情況、專項資金使用情況、小區改造項目審批和管理、會計信息質量、內部審計工作等方面進行跟蹤檢查，以促進財務工作規范化、細致化管理，進一步提升資金管理水平。建立完善的目標責任制可以使財務管理工作計劃性加強，預見性得到提高，大大減少了工作的盲目性。積極采取措施不斷創新和改進工作方法，建立和完善財務工作責任制、注重責任追究制度的長效管理機制，從源頭上防止財務違法行為的發生。

2．加強財務人員學習和培訓

高素質財務人員的培養是財務工作的基礎。為此，加強業務培訓，提高業務水平，要特別注重對財務人員的繼續教育；還要不斷改進工作方法，提高工作效率。更要抓好財務人員職業道德教育，加強政治理論學習，提高財務工作水平，可以通過走訪其他城市維修資金先進管理方法來增強財務人員工作進取心和責任心。

3．建立內部審計制度

制定維修資金內部審計的制度時，應明確規定經濟責任，檢查內部控制程序的有效性和可行性，在維護正常的工作秩序、提高管理水平的基礎之上防范風險。同時在人員的選擇與配置上，最好對工作人員的綜合素養加以考慮與選擇，同時，注重對內審人員進行法律政策以及審計能力的培養和教育，讓審計人員的知識和工作能力得到拓展與提升，通過審計工作使審計人員得到鍛煉與提升，打造一支高質量的維修資金內審隊伍。

4．對于開發企業和代管機構代收代交維修資金的，要加大監管力度，可以采取收繳一定風險保障金的措施來制約代收機構，如遇拒不上繳的企業可以提請住建局暫停辦理房屋預售許可、開發資質升級、商品房網簽等相關業務以保證代收自交足額繳入財政專戶。

（三）合理分配維修資金增值和收益

為確保維修資金增值保值，各地應結合實際出臺增值收益分配辦法，完善維修資金管理制度體系。維修資金增值部分和出租出借公用部位產生的收益應按小區建賬、分配到戶，用于小區的改造項目。

（四）完善內部控制制度并推進制度的建設

1．加強對內控制度的正確認識

維修資金主管部門領導和部分員工重視工作結果和工作效率、輕視內控制度的建設。沒能充分重視各項業務的制度執行和穩健發展，建議全員學習反腐敗案例，樹立對內部控制制度正確的思想認識。

2．加強風險管控意識

維修資金管理部門要從財務制度、財務流程上加強風險管控，確保重大風險及時暴露、及時化解。工作人員要增強責任感、使命感，主動擔當、主動作為，積極與業務相融合，建議多進行一些案例分析和警示教育，以增強工作人員遵守規章制度的自覺性。

（五）定期公開住宅專項維修資金賬目

維修資金管理部門應定期向業主發出對賬信息，包括資金交存、增值收益和結存的總額、住宅共用設施設備報廢后回收的殘值以及利用住宅共用部位、共用設施設備進行經營所得；使用方面要定期公開維修工程、維修費用、分攤標準及維修資金增值部分使用分配情況。繳納維修資金的用戶如對公布的情況有異議，可以要求資金管理部門進行復核。

（六）引進外部審計監督內部控制工作

維修資金管理部門可委托具有專業資質的社會中介機構，進行維修資金審計、對申請支用資金的維修工程的可行性研究、預決算審核、費用分攤明細的審核。在使用房屋維修資金工程項目進行施工過程中聘請監理機構全程介入監管，保證工程質量和工程進度，從而有效控制施工投資，避免在工程改造過程中出現工程造價高、質量低的問題，借助外部監管機構可以更好發揮維修資金的作用，以便更好地完善內控制度。

四、結束語

住宅專項維修資金的管理一定要在嚴格執行國家的管理辦法的前提下，根據自身特點和管理需要建立一套較為完整的內部控制制度，并使之貫穿于維修資金管理的各個環節，確保各項工作都有章可循，使各個部門和崗位之間的權責分明，以起到互相制約、互相監督的作用。