基于ERP系統環境的 生物科技企業內部控制研究

賈淑君

（麗寶生醫（廈門）生物科技有限公司，福建 廈門 361011）

經過近二十年的發展，隨著國家制定出的一系列發展規劃、實施措施及良好的環境等，使得我國的生物科技行業得到高速的發展，在技術發展的同時，對管理水平的要求也越來越高。目前它的商業模式多為平臺化協同管理，它包括：戰略協同，知識協同，ERP及商務協同。以ERP系統為支撐，創新電子商務服務模式，在此模式下，效率、數據共享將成為體現管理水平的關鍵。本文主要以生物科技企業的內部控制管理在ERP系統環境下的應用作為研究對象。在幫助ERP系統實現價值最大化的基礎上，有效提高企業內部控制管理能力。

一、企業ERP系統建設的重要作用

企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）的英文簡稱就是ERP，它的作用就是幫助企業發展計劃制定及實施做出計算與規劃，它是在信息技術的基礎上建立，通過運用信息系統的管理思想，使得企業管理更加規范化、正式化和效率化。隨著電子商務的快速發展，ERP系統的應用作為新的管理手段，其在系統流程的設計中，就已經充分考慮到管理內容與管理思想的整合了，因此它的效益優勢、管理水平的提高等表現也就越來越明顯。據美國APICS學會統計實施ERP系統可使企業獲得非常明顯的效益，如下所述：

（一）庫存量能降低到30%-50%，當庫存減少并穩定的時候，服務水平將得到提高，減少拖期交貨30%-50%，誤期率將會降低，這將對公司的信譽及在競爭中獲得優勢。

（二）由于企業庫存下降，企業的資金占用成本必然下降，并且倉儲管理費用等也將隨之減少，總體降低幅度將達到15%以上。

（三）由于材料的需求透明度提高，ERP系統能夠設定項目材料的訂購、領用計劃、安全庫存等，做到及時與準確地到達，因此等工待料將減少60%。

（四）采購人員能夠及時準確地掌握采購需求量，這有利于采購部門研究談判策略，縮短采購時間達50%。

（五）ERP的設計就是規范化，標準化的作業流程，因此將減少管理人員10%的需求，并且提高管理效率。提高生產能力10%-20%。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

內部控制作為企業的一項重要管理活動，主要試圖解決的問題是：一是財務報告及相關信息的可靠性；二是資產的安全性、完整性及對法律法規的遵循；三是提高企業的經營效率及效果，并且助力于企業發展戰略的實現。ERP系統與企業內部控制制度二者共同的目標都是為了實現企業的高效率的持續發展，提高企業的核心競爭力。

首先，現代企業內部控制的基本原則在建立和設計內部控制框架時，必須遵循和依據客觀規律和基本法則。具體包括：一是全面性原則；二是重要性原則；三是制衡性原則；四是適應性原則；五是成本效益原則。而 ERP就是企業內控制度更有效運行的載體，一個完善的ERP系統能夠覆蓋企業全流程，并且具有資源細分優勢，可以細化管理中的每一個關鍵控制節點，使得企業管理更加的透明化。隨時掌握企業營運狀況，可以具備更好，更高效的執行力。

其次，我國的《企業內部控制基本規范》也要求企業在建立與實施內部控制時，應當包括下列五個要素：一是內部環境；二是風險評估；三是控制活動；四是信息與溝通；五是監督。ERP系統實施導入前，可以請專業機構根據企業實際情況及內控基本規范進行流程的優化評估，全面地對內部控制制度進行系統性的設計，使其流程化，標準化，通過對執行流程的限定，從而減少執行過程中人為因素引起的缺陷，并且更高效。

三、企業ERP系統的應用對內部控制的影響

（一）是控制環節變化

數據傳遞通過網絡技術，大大提高其正確性、在手工控制方式下的錯報、漏報等發生概率大大降低。但是數據傳遞需要保證ERP系統設計的正確性、運行的穩定性，網絡環境的穩定及安全性。

（二）是控制方式的變化

數據的傳遞、處理是由計算機根據程序設定的公式自動完成的，其數據的準確性、完整性及傳遞的及時性依賴程序的設定。

（三）是數據安全環境的變化

數據的存儲、傳遞、處理的安全性，其關鍵的控制因素發生變化。

四、在ERP 環境下企業完善內部控制的策略——以中小型生物科技企業為例

（一）內部控制環境方面

ERP是一套現在代的資源管理系統，它的實施和完善離不開內部環境的配合，及多人的參與，這就注定需要人人都有積極的工作態度和高漲的工作熱情。而要想具備這些，那么企業就應該在價值觀、責任心等方面多培養員工，加強企業文化建設，開拓團隊精神，建立一個和諧、積極向上的內部控制環境。組織形式建議采用扁平化，減少復核程序，提高審批效率，管理模式建議采用項目制，即一個項目的開展，從可行性評估、立項、審批、執行、績效考核，由一個項目總負責人全程負責。從項目的可行性評估開始，建立相關的評估體系，評估達標后，項目走審批流程，編制項目預算，執行預算管理制度，項目預算是年度全面預算中的一部分。項目總負責人每月對預算執行情況進行差異分析說明。因為ERP可對所有信息流程共享，因此項目總負責人可根據所有相關的差異情況對項目的運營做出實時的調整應對措施。

（二）風險管理方面

建立風險評估體系，在ERP中的應用，依據《COSO風險管理整合框架》，在ERP流程中對關鍵指標增加目標值的設定，目標值的設定應考慮內部和外部事項的影響。如：市場風險，產品價格的波動對年度預算的影響，信用風險，對供應商、客戶設定信用期，超信用期進行系統提示。系統設定對往來客戶進行信用評價報告。流動性風險：參考同業流動性指標及公司實際情況作為目標值設定，作業風險：由專業人員定期對系統日志進行處理，對異常數據進行跟蹤和分析，發現問題及時修正。如發現屬于系統流程設計缺陷，應及時對流程進行改進，對缺陷問題執行補充程序核查。

通過對目標值與實際指標的分析結論，做出相應的風險應對，風險應對方式：回避、承擔、降低、分擔。根據方式的不同，制訂相應的管理制度，確保風險應對得到有效實施，信息的傳遞與溝通，在流程設計中根據業務流向，逐步向下一個程序推進，每一步驟審批中，增加說明段，對審批意見，討論過程進行記錄，后一步的審批人有權對整個流程進行否定，直接退回流程發起人。避免層層反審批，在時間上的影響。所有流程軌跡可追溯。企業風險管理需進行全面監控，因為風險是不斷變化的，它不是一個嚴格的順序流程，一個構成要素也并不是僅僅影響接下來的那個流程，還需充分考慮企業的實際情況，及當下的外部條件形勢。所以并不能完全依靠系統流程來斷定所有風險。還必須借助專業風險管理人員，根據系統識別出的風險及外部環境的變化作為依據來進行綜合風險管理。完整的風險管理還應包括風險管理效果評價等環節，所以企業需在ERP的基礎數據上建立一套完整的風險管理體系。

（三）控制活動方面

制定全面預算管理制度，嚴格執行年度預算、項目預算。因行業的特殊性，在整個控制活動流程設計中，除了相關職能部門的控制外，還需要擁有必要授權和專業勝任能力的人進行復核。如：采購驗收，除了采購人員，請購人員外，還需對物品特性了解的專業人員到場進行驗收。職責分離需設計、執行到位，做到相互制衡。

監管方面，因采用項目制，項目總負責人可對整個項目的所有流程進行查閱，并提出意見。

業務記錄方面，基礎數據錄入ERP系統時，應進行相應的審核操作，保證真實、準確。每一個關鍵控制節點，可增加控制程序，如增加外部憑證作為附件。因ERP會依靠存儲的數據自動生成財務報表。所以基礎數據的真實性、準確性、關鍵控制節點的審核就尤為重要。

（四）監督在ERP中的應用

可由最高權力機構授權對內部內控及流程設計執行進行審計或是請外部專業機構對企業所有內部控制進行全面的評價與分析，提出優化方案，確認其方案后，用制度形式增強該業務流程體系的權威性。企業整個內部控制的過程應該具備監督程序，發現內部控制存在缺陷時及時進行修正，以保持其對內外部環境變化的適應性。

（五）對ERP系統數據進行多層數據備用管理制度

采用專業人員對數據的安全性進行管理。設置好數據庫自動備份功能，各部門建立自己的臺賬，減少對ERP的依賴。倉庫每天對金額較大、體積較小的生物專用原材料進行盤點，根據專用試劑的特殊要求做特別管理臺賬。醫學部門根據項目特性建立部門的項目臺賬，以使其符合專業及行業監管要求。

（六）ERP的培訓學習方面

首先，定期對員工進行ERP的專業培訓，對于不同等級的員工開展不同項目的培訓，如高層管理者更多是在企業全部的數據資料，程序流程等，中層管理者更多的是關鍵業務的數據分析，關鍵用戶更多則是作業操作方法上的培訓。通過以上的專業培訓使ERP在實際執行中得到全面高效的運用，提高全員的工作效率。其次，企業應該重視財務人員的教育培訓，使其能更快地適應職能角色的轉變，財務會計人員在企業實施了ERP系統提升管理水平的同時，其對自身的要求也提出了更高的標準，這些要求不再局限于基本的專業知識和技能，更需要具備的是分析理解能力、溝通能力、協調和控制能力。最后，企業需要加強培養員工的風險防范意識，全面履行相關準則要求。

（七）績效評價制度的應用

因ERP執行的是負責人管理項目，一個項目從建立，整個營運狀況可以直接獲得所有數據，因此可對各負責人的項目進行全面的評價分析，每個項目的效益，納入相關人員的績效考核中，并且項目營運的數據庫，累積了每個負責人的管理經驗知識，不會因人員異動而流失。此項有利于提高企業綜合的管理水平。

五、結語

內部控制的重要性不言而喻，作為現代企業管理的優選方法，需根據企業的實際情況，構建一套實用的、系統嚴密的、完善的內控體系。本文基于實踐經驗和理論研究，希望企業在ERP這個高效的平臺基礎上應用內部控制，更好的保障企業經營管理及發展的穩定性與可持續性。